In het bestuursakkoord 2013-2018 is het volgende opgenomen: “In 2015 bestaat het stadhuis 450 jaar. Deze verjaardag zal met de nodige luister omgeven worden.” (Rubriek 321).
Op 27 februari 2015 gaat het feestjaar '450 jaar stadhuis' van start. Gedurende het hele jaar zijn er activiteiten in en rond het stadhuis gepland. Om de werking van het stadhuis niet te verstoren, dienen er afspraken gemaakt te worden om problemen betreffende agendaconflicten, overschrijding van het maximum aantal bezoekers (brandveiligheid) en geluidsoverlast te voorkomen.
Volgende mogelijke problemen kunnen zich voordoen:
Om de werking van het stadhuis niet te verstoren, stelt de dienst bestuurszaken/externe relaties volgend afsprakenkader voor, rekening houdend met bovengenoemde mogelijke problematieken:
Artikel 57, §3, 1° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.
Het college beslist dat het politieke reguliere werk altijd voorrang krijgt (college, gemeenteraad- en commissiezittingen) op activiteiten van 450 jaar stadhuis.
Het college keurt goed dat volgende principes gelden bij conflicten tussen ad-hocvragen (Open Stadhuis/ontvangsten) en gegidste rondleidingen:
In de communicatie naar de aanvragers van de gegidste rondleidingen wordt verduidelijkt dat de werking van het stadhuis gevrijwaard dient te worden. Daardoor bestaat de kans dat sommige zalen niet getoond kunnen worden. Dit wordt als volgt op een positieve manier geformuleerd: "om de werking van het stadhuis niet te verstoren, is het mogelijk dat bepaalde locaties tijdens de wandeling uitzonderlijk niet bezocht kunnen worden".
Het college keurt volgende regeling in verband met een agendaconflict bij evenementen goed: grote evenementen (bv. intrede van de Sint, Urban Trail) krijgen altijd voorrang op ontvangsten en aanvragen Open Stadhuis. Tijdens deze evenementen vinden geen gegidste rondleidingen plaats in het stadhuis. De agendabeheerder ziet er op toe dat er maximaal proactief tijdsblokken worden geblokkeerd om het afgelasten van reeds gereserveerde tickets voor gegidste rondleidingen tot een minimum te beperken.
Het college keurt goed dat bij een agendaconflict met de tentoonstelling 450 jaar stadhuis, wanneer het maximum aantal toegelaten personen in het stadhuis bereikt wordt (bv. bij evenementen), de tentoonstelling tijdelijk wordt gesloten. De agendabeheerder ziet er op toe dat er maximaal proactief tijdsblokken worden geblokkeerd om het afgelasten van reeds gereserveerde tickets voor de tentoonstelling tot een minimum te beperken.
Het college beslist dat het Mustelharmonium niet wordt bespeeld tijdens de kantooruren en openbare zittingen. De kantooruren eindigen om 17.30 uur.
Voor ontvangsten kan de bespeling van het Mustelharmonium worden gereserveerd onder volgende voorwaarden:
Het college neemt kennis van volgende indicatieve evenementenlijst. Mogelijk wordt deze nog verder uitgebreid.