2015_CBS_00757 - Verwerking persoonsgegevens - Richtlijnen voor gebruik geolokalisatiesystemen in stedelijke voertuigen en tablets samen leven - Goedkeuring

De huidige technologische ontwikkeling voorziet steeds vaker de mogelijkheid om geolokalisatiegegevens te genereren (in de volksmond 'track & trace'). Dit zijn data die worden verwerkt in een elektronisch communicatienetwerk waaronder satellietnetwerken of vaste elektriciteitsnetten en waarmee de geografische positie van de apparatuur van een gebruiker wordt weergegeven. De stad Antwerpen past deze systemen toe in haar voertuigenpark en door middel van de applicaties 'Find my iPhone' en 'MERAKI' in de tablets van de bedrijfseenheid samen leven. Op deze manier kan op elk ogenblik de exacte locatie van een voertuig of tablet worden bepaald.

Van zodra deze data worden gekoppeld aan een identificeerbaar individu betreft het een verwerking van persoonsgegevens in de zin van de wet ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van 8 december 1992. Bij de verwerking van persoonsgegevens dient de verantwoordelijke voor de verwerking (in casu de stad, vertegenwoordigd door het college) de geldende wetgeving na te leven.

Voor het gebruik van deze systemen werden richtlijnen aan het managementteam ter kennisneming voorgelegd, waarna deze ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college. De richtlijnen zijn gebaseerd op de krachtlijnen die door het college werden goedgekeurd op 14 maart 2014 (jaarnummer 2727) en werden voor advies aan de privacycommissie voorgelegd. De richtlijnen voldoen aan de vereisten die in het antwoord van de privacycommissie werden vooropgesteld.

Bijkomend worden de richtlijnen voor het gebruik van de tablets door de stadstoezichters uiteengezet.

De bedrijfswagens van de stad Antwerpen en de tablets van de bedrijfseenheid samen leven zijn uitgerust met een trackingsysteem. Het trackingsysteem bepaalt, gebruikmakend van GPS-technologie, de exacte locatie van het bedrijfsvoertuig of de tablet.

Conform de wettelijke bepalingen moet de verwerking van deze persoonsgegevens de toets van doelmatigheid, proportionaliteit en transparantie doorstaan. Onderstaande richtlijnen, die voorafgaandelijk aan de Commissie ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer werden voorgelegd, worden weerhouden:

Doel

Met de invoering van het geolokalisatiesysteem in de voertuigen worden volgende doelstellingen nagestreefd: 

• degelijke dispatching in het kader van uit te voeren opdrachten (huisvuilophaling, veegdiensten, technische interventies, en dergelijke …);
• toezien op efficiënt gebruik en beschikbaarheid van de dienstvoertuigen;
• stimuleren verantwoord voertuiggebruik (brandstofverbruik, remfrequentie, …); 
• vaststellen van aansprakelijkheid bij ongeval of verkeersovertreding;
  

Proportionaliteit

De verwerking in de zin van opvragen, raadplegen en gebruiken van gegevens gebeurt in functie van de beoogde doeleinden. Dit betekent:

• dat de stad Antwerpen de gegevens in eerste instantie zal bewaren voor rapportering. Op basis van deze rapporten kan de inzet van de middelen worden geoptimaliseerd,  …;
• dat de gegevens worden geïndividualiseerd per werknemer wanneer:
• dit noodzakelijk is voor de optimalisering van de dienstverlening;
• de burgerrechtelijke aansprakelijkheid of de verantwoordelijkheid bij een strafrechtelijke inbreuk moet worden bepaald;
• er sprake is van gebruik dat strijdig is met de A-waarden.

• dat de stad Antwerpen een permanente controle slechts in beperkte gevallen zal toestaan, mits expliciete goedkeuring van een lid van het managementteam. Bij een permanente controle worden geolokalisatiegegevens gedurende een bepaalde periode constant geraadpleegd. Deze verregaande controle wordt enkel toegestaan wanneer er ernstige vermoedens van misbruik bestaan of er ernstige vermoedens zijn dat de veiligheid van de medewerker in het gedrang is.

Transparantie

• De stad Antwerpen zorgt, zoals wettelijk voorgeschreven, voor een aangifte van de richtlijnen bij de Commissie ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
• De richtlijnen worden besproken op het BOC van de betrokken bedrijfseenheid.
• Personeelsleden worden schriftelijk in kennis gesteld van het gebruik van de geolokalisatietechnologie

In overeenstemming met de code voor het gebruik van telematica, goedgekeurd door de gemeenteraad op 24 januari 2011 (jaarnummer 33), werden volgende richtlijnen voor het gebruik van de tablets door de stadstoezichters goedgekeurd:

• Het toestel is persoonlijk toegewezen en het is toegestaan om het mee naar huis te nemen.
• Tijdens de werktijd, blijft de tablet om veiligheidsredenen altijd bij de werknemer in aangeschakelde toestand met de gps-functie aan. 
• De tablet en de informatie erop blijft ten allen tijde eigendom van de stad Antwerpen.
• De tablet wordt enkel voor professionele doeleinden gebruikt.
• Er wordt discreet omgegeaan met het raadplegen van informatie.
• Bij verlies of diefstal wordt de leidinggevende of de ICT-expert van stadstoezicht verwittigd en wordt aangifte gedaan bij de politie. Het pv-nummer wordt aan de leidinggevende bezorgd.
• De ICT-expert van stadstoezicht kan ten allen tijde het toestel opvragen voor nazicht en updates.

De rechtspositieregeling van het stadspersoneel zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 januari 2012 (jaarnummer 70) en gewijzigd op 24 september 2012 (jaarnummer 881), 19 november 2012 (jaarnummer 1267), 24 juni 2013 (jaarnummer 471) en 16 december 2013 (jaarnummer 758), 26 mei 2014 (jaarnummer 439), 23 juni 2014 (jaarnummer 509) en 22 september 2014 (jaarnummer 704).

Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

Koninklijk Besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992.

Wet 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie.