Volgens het retributiereglement sluit de vzw Musea en Erfgoed Antwerpen de huurovereenkomst af en regelt de financiële gevolgen. Er zijn geen financiële gevolgen voor de stad Antwerpen. Indien de organisatie een retributie zou betalen, bedraagt deze 3.000,00 EUR of 6.000,00 EUR (respectievelijk non-profit en commercieel tarief).
Volgens artikel 10 van het retributiereglement zaalverhuur van Musea en Erfgoed Antwerpen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 19 november 2013 (jaarnummer 688), kan het college afwijkingen op de prijs toestaan op basis van een gemotiveerde beslissing.
Cipal NV stelde het Red Star Line Museum de vraag tot een avondbezoek op woensdag 8 oktober 2014 van 17.00 uur tot 18.30 uur. De organisator wenst met een kleine groep bezoekers (maximaal 30 personen) en onder gidsenbegeleiding de museumtentoonstelling te bezoeken zonder dat dit een avondvullende activiteit is.
Het Red Star Line Museum stelt voor, in afwijking van het retributiereglement zaalverhuur van Musea en Erfgoed Antwerpen, hiervoor 1.500,00 EUR in plaats van 6.000,00 EUR aan te rekenen.
Voor het openhouden van het museum is volgend personeel noodzakelijk: één personeelslid niveau C. Deze uren worden gepresteerd via het principe van verschoven uren.
In het huidige retributiereglement zaalverhuur van de stedelijke musea en erfgoedinstellingen is een beperkte zaalverhuur in het Red Star Line Museum niet voorzien. In afwachting van een aanpassing van het retributiereglement, worden deze uitzonderlijke avondbezoeken ter goedkeuring voorgelegd aan het college.
Het Red Star Line Museum krijgt vaak aanvragen voor exclusieve avondbezoeken door bedrijven, instellingen en organisaties. Meestal wenst de organisator de museumzalen te gebruiken voor een avondvullende activiteit met een groot aantal gasten, een eigen programma, catering, enzovoort. Hierbij komt heel wat logistieke voorbereiding kijken. Ook is een volledige personeelsbezetting (erfgoedbewakers) nodig om de veiligheid van collecties en bezoekers te garanderen.
In dit geval wenst de organisator echter met een kleine groep en onder leiding van een gids enkel de museumzalen te bezoeken. Dit type activiteit buiten de openingsuren vergt een veel kleinere personeelsbezetting en weinig logistieke voorbereidingen.
Cipal NV vraagt een terbeschikkingstelling van 1,5 uur van de museumzalen. Het Red Star Line Museum stelt voor de prijs aan te passen in verhouding tot het gevraagd aantal uren. De prijs voor een volledige terbeschikkingstelling gedurende 4 uur bedraagt 6.000,00 EUR. Het museum stelt voor de gedeeltelijke terbeschikkingstelling van 1,5 uur zonder catering en met een beperkt aantal gasten van Cipal NV een prijs van 1.500,00 EUR voor.
De huurprijs is inclusief de aanwezigheid van een verantwoordelijke van het museum en gratis gebruik van de Loods als ontvangst- en receptieruimte, zij het voor een korte periode en zonder herinrichting door een externe cateraar. De diensten van de museumgids worden apart in rekening gebracht.
Retributiereglement voor het gebruik van zalen in de musea en erfgoedinstellingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 19 november 2013 (jaarnummer 688).
Rechtspositieregeling van het stadspersoneel zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 januari 2012 (jaarnummer 70) en gewijzigd op 24 september 2012 (jaarnummer 881), 19 november 2012 (jaarnummer 1267), 24 juni 2013 (jaarnummer 471), 16 december 2013 (jaarnummer 758) , 26 mei 2014 (jaarnummer 439) en 23 juni 2014 (jaarnummer 509).
Het college keurt goed dat een afwijking op de prijs van de huur van De Loods in het Red Star Line Museum, namelijk een terbeschikkingstelling aan een verminderd tarief van 1.500,00 EUR, wordt toegestaan voor het avondbezoek door Cipal NV op woensdag 8 oktober 2014 van 17.00 uur tot 18.30 uur.