Voor de organisatie van het evenement voorziet de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing op het functiegebied 1SBR070106A00000 met budgetplaats 5317010000 een bedrag van 315.000,00 euro dat kan worden toegekend aan de vzw Promotie stad Antwerpen. Dit bedrag is exclusief de organisatie van de nieuwjaarsdrink.
Voor de organisatie van dit evenement wordt gekozen om een toelage te geven aan de vzw Promotie stad Antwerpen omdat in de ganse organisatie van dit evenement ook inkomsten gegeneerd worden uit bijvoorbeeld sponsoring, verhuur chalets, exploitatie ijspiste… die verder aangewend worden voor de realisatie van het geheel. Om de goede werking van de vzw te garanderen en de organisatie van het evenement vlot te laten verlopen, moet de vzw de toelage in zijn geheel ontvangen voordat het evenement plaatsvindt.
Deze toewijzing past in het kader van de goedgekeurde beheersovereenkomst tussen de stad Antwerpen en de vzw Promotie stad Antwerpen (college van 30 juni 2006 - jaarnummer 8065), waarvan artikel 1 de aard en de frequentie van de promotionele evenementen, activiteiten en producten door het college worden bepaald en goedgekeurd en dat de vzw instaat voor de financiële en administratieve omkadering.
Omdat de stad Antwerpen zelf organisator is, en overeenkomstig artikel 7,5 van het door de gemeenteraad goedgekeurd retributiereglement van 19 november 2013 (jaarnummer 673), is dit evenement vrijgesteld van retributie voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele inname van het openbaar domein en van gronden behorend tot het privaat domein van de stad Antwerpen voor evenementen en manifestaties.
Op 2 mei 2011 (jaarnummer 567) keurde de gemeenteraad het reglement voor de kerstmarkt goed. Hierbij gaf de gemeenteraad aan het college de bevoegdheid om een aantal modaliteiten vast te leggen.
Op 21 maart 2014 (jaarnummer 3034) nam het college kennis van de evaluatie van Winter in Antwerpen 2013-2014 en keurde het basisconcept voor de editie van 2014-2015, goed. Het college gaf hierbij aan de vzw Promotie stad Antwerpen de opdracht om de nodige bestekken aangaande Winter in Antwerpen uit te schrijven en de gunning ervan ter kennisgeving aan het college voor te leggen.
Op 28 april 2014 (jaarnummer 5735) gaf het college de opdracht aan de vzw Promotie stad Antwerpen om voor de standplaatsen van de kerstmarkt met producten ter plaatse te consumeren een openbare bieding te organiseren en voor de standplaatsen met producten niet ter plaatse te consumeren een jury bij elkaar te roepen.
Op 1 augustus 2014 (jaarnummer 7897) nam het college kennis van de toegewezen standplaatsen voor producten ter plaatse te consumeren en de verlengingen voor producten niet ter plaatse te consumeren en de standplaatsen voor producten niet ter plaatse te consumeren en de eendaagse verhuur.
Na een eerste ronde van de jury op 15 juli 2014 bleven er nog 6 chalets niet ter plaatse te consumeren over. Gezien het tekort aan grote chalets voor de geslaagde kandidaten uit ronde 1, werd besloten om drie keer twee kleine chalets aan elkaar te koppelen. Rekening houdende met een annulatie zijn er tijdens de tweede juryronde nog 4 kleine chalets in te vullen. Bij de eendaagse chalets zijn er momenteel enkele weekdagen nog niet ingevuld. De komende weken worden ook deze standhouders verder aangevuld.
Producten niet ter plaatse te consumeren (volledige periode kerstmarkt)
Tussen 8 september 2014 en 21 september 2014 konden kandidaten zich inschrijven voor producten niet ter plaatste te consumeren en eendaagse verhuur. De jury kwam op 24 september 2014 samen om de kandidaturen te beoordelen. Er werden zes kandidaturen ingediend voor vier beschikbare plaatsen.
Van de zes kandidaten behaalde één kandidaat niet voldoende punten voor het verkrijgen van een standplaats. De overige vijf kandidaten voldeden aan de voorwaarden en behaalden minimaal 50 punten. Aangezien er nog maar 4 plaatsen vrij zijn worden deze toegewezen aan de kandidaten met de hoogste puntenscore. De overblijvende kandidaat zal een plaats aangeboden krijgen in geval dat er een annulatie optreedt. De volgende inschrijvers behaalden minstens 50 punten:
Eendaagse standhouders
Er werd door de jury één dossier van de eendaagse verhuur bekeken om te beoordelen of deze al dan niet in aanmerking kwam. Volgende standhouder werd niet weerhouden aangezien het aanbod bestond uit jenever, warme chocomelk en niet gespecifieerde cadeautjes:
Volgende standhouders hebben een plaats op de kerstmarkt toegewezen gekregen:
Gunning bestekken
In het kader van Winter in Antwerpen gunde de vzw Promotie stad Antwerpen verschillende bestekken. Voor elk van deze bestekken werd telkens een apart gemotiveerd gunningsverslag opgemaakt.
Bestekken 2014/2603: Kerstverlichting en decoratie – Winter in Antwerpen 2014-2015 (onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking)
Voor het verlichting- en decoratieconcept van Winter in Antwerpen werd in 2014 een contract afgesloten voor 1 editie "Winter in Antwerpen 2014-2015".
De raad van bestuur gunde de opdracht voor een editie van Winter in Antwerpen aan de inschrijver, MK Illumination.
Bestek 2013/003 Eindejaarsvuurwerk (onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking)
Hergunning bestek chalets
Bestek 2014/0604: herhaling van gunning van de opdracht zoals beschreven in bestek 2012/001:
Het plaatsen van chalets op de kerstmarkt tijdens de eindejaarsperiode 2014-2015 in Antwerpen (onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking):
Bestek GAC/2014/2626 inhuur van 3 freelancers (onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking)
Voor de 3de freelancer (2de dagverantwoordelijke ijspiste) zal opnieuw een bestek worden uitgestuurd.
Bestek schaatsverhuur - logistieke zone
Bestek 2014/WIA_002: in 2 percelen, bouw en levering logistieke zone ijspiste en bouw en inrichting van de zone voor de schaatsverhuur (vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking):
De gemeenteraad keurde op 18 september 2006 (jaarnummer 1757) de beheersovereenkomst tussen de stad Antwerpen en de vzw Promotie stad Antwerpen goed. In gemeenteraadszitting van 19 september 2011 (jaarnummer 992) werd deze overeenkomst verlengd tot 30 juni 2013 en op 27 mei 2013 (jaarnummer 00326) keurde de gemeenteraad de verlenging tot 31 december 2013 goed. De gemeenteraad keurde in zitting van 16 december 2013 (jaarnummer 00804) de juridisch-technische statutenwijziging en omvorming van de vzw Promotie Stad Antwerpen goed, om deze vzw in overeenstemming te brengen met de bepalingen van het gemeentedecreet.
Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen en gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) dat het reglement op de toelagen vastlegt.
Het college keurt de toewijzing van de standplaatsen voor 'producten niet ter plaatse te consumeren' en 'eendaagse verhuur' goed.
Het college neemt kennis van de besluiten van de raad van bestuur van de vzw Promotie stad Antwerpen over de gunning van de bestekken in het kader van Winter in Antwerpen.
Het college keurt de toelage voor een bedrag van 315.000,00 euro aan de vzw Promotie stad Antwerpen goed voor de organisatie van Winter in Antwerpen
De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
| Toelage Winter in Antwerpen kerstmarkt en ijspiste Promotie stad Antwerpen Grote Markt 1 2000 Antwerpen ondernemingsnummer: 0877 705 290 rekeningnummer: BE31 0910 1730 7455 |
315.000,00 EUR | budgetplaats: 5317010000 budgetpositie: 649 functiegebied: 1SBR070106A00000 subsidie: SUB_NR fonds: INTERN begrotingsprogramma: 1SA050719 budgetperiode: 1400 |
4505029848 |
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| OS | Zoeken naar de derde freelancer ter ondersteuning van de ijspiste |