Artikel 57 §3 4° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
In zitting van 18 juli 2014 (jaarnummer 7338) keurde het college goed dat de zalen van het stadhuis op vrijdag 3 oktober 2014 gratis ter beschikking zouden worden gesteld aan het Vredescentrum van de Provincie en de stad Antwerpen voor de organisatie van het prominentenprogramma tussen 12.00 uur en 20.00 uur.
Ondertussen heeft het vorstenpaar zijn aanwezigheid op deze plechtigheid bevestigd samen met onder andere de voorzitter van de Europese Raad, de minister-president van de Vlaamse regering en de ministers van defensie van België en Nederland. Omdat de ontvangst op het stadhuis hierdoor naar een ander niveau wordt getild, wordt gevraagd om de ontvangst ook logistiek en financieel te ondersteunen.
Omdat de capaciteit van het stadhuis beperkt is, wordt het programma opgesplitst in een middagluik en een avondluik.
MIDDAG
| 11.30 uur | Aankomst en registratie van de gasten onder muzikale begeleiding van de Koninklijke Muziekkapel van de Lokale Politie. |
| 12.10 uur | Aankomst van het vorstenpaar. Eerste begroeting aan de wagen door de gouverneur en de burgemeester. Bloemenmeisje geeft ruiker aan Koningin. |
| 12.13 uur | Tweede begroeting in de inkomhal van het stadhuis door de voorzitter van de Europese Raad, de aanwezige ministers, de voorzitter van het Vredescentrum die ook de peter en meter van het Vredescentrum voorstelt (Herbert Flack en Sihame El Kaouakibi). |
| 12.15 uur | Derde begroeting op het Schoon Verdiep door de gedeputeerden en het schepencollege. Het vorstenpaar trekt zich even terug in het salon van de burgemeester. |
| 12.17 uur | Aankomst van het vorstenpaar in de Trouwzaal begeleid door de voorzitter van de Europese Raad, de gouverneur en de burgemeester. |
| 12.18 uur | Toespraken door burgemeester, gouverneur, dichter des vaderlands, voorzitter Europese Raad, leerling zomerschool van het Vredescentrum, gevolgd door overhandiging geschenk door de voorzitter van het Vredescentrum en ondertekening gulden boek van de stad Antwerpen. |
| 13.00 uur | Start receptie. Het vorstenpaar wordt voorgesteld aan een delegatie van defensie, de raad van bestuur van het Vredescentrum en een delegatie van de partners in de organisatie van het evenement. |
| 13.25 uur | Het vorstenpaar vertrekt te voet naar de pontonbrug, gevolgd door de prominenten en andere gasten. De wandeling naar de pontonbrug gebeurt onder muzikale begeleiding van de stadstrommelaars. |
| 13.40 uur | Doorknippen van het lint. |
| 13.45 uur |
Het vorstenpaar en de prominenten wandelen over de pontonbrug. |
| 14.00 uur |
Aankomst van het vorstenpaar op Linkeroever. |
| 14.05 uur |
Bezoek van de workshop 'Dansen voor de vrede' geleid door Sihame El Kaouakibi. |
| 14.20 uur |
Bezoek aan 'Wargraves'. |
| 14.25 uur |
De burgemeester, gouverneur, voorzitter van de Europese Raad, voorzitter Vredescentrum, aanwezige ministers, het college en de deputatie begeleiden het vorstenpaar naar de wagen en zwaaien hen feestelijk uit. |
AVOND
| 17.30 uur | Aankomst en registratie van de gasten. |
| 18.00 uur | Toespraken door de voorzitter van het Vredescentrum, de burgemeester, de eerste gedeputeerde van de provincie aangevuld met een intermezzo door de dichter des vaderlands. |
| 18.20 uur | Korte receptie. |
| 18.40 uur | Vertrek naar het Steenplein. |
| 18.50 uur | Start openingsevent. |
| 19.45 uur | Gasten wandelen over de pontonbrug. |
De dienst bestuurszaken/externe relaties geeft gunstig advies voor deze ontvangst. Ontvangsten dragen bij tot het versterken van de relaties tussen de stad Antwerpen en het brede middenveld.
Gezien de uitstraling van dit evenement zal de dienst bestuurszaken/externe relaties ook deelnemen in de receptiekosten voor een bedrag van 2.500,00 EUR.
Voor de uitgaven die buiten een bestek vallen, werd in toepassing van artikel 26§1, 1° a) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten gebruik gemaakt van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, omdat de goed te keuren uitgave niet hoger is dan het bij het artikel 105, 2° van Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 vastgelegd bedrag van 85.000,00 EUR, exclusief btw.
Het college keurt goed dat het prominentenprogramma van de officiële inhuldiging van de pontonbrug over de Schelde doorgaat in het stadhuis op 3 oktober 2014 tussen 12.00 uur en 18.00 uur en dat de ontvangst logistiek en financieel ondersteund wordt.
De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
BVBA Koken met Cis BE 0807 216 380 |
2.500,00 EUR |
budgetplaats: 5166500000 |
4005110900 |
|
Koninklijke muziekkapel van de lokale politie ondernemingsnummer 0431 149 360 |
800,00 EUR |
budgetplaats: 5166500000 |
4005110784 |
|
Kalligrafia ondernemingsnummer 0436 106 852 |
505,00 EUR |
budgetplaats: 5166500000 |
4005110899 |