Volgens artikel 57, § 3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.
In zitting van 17 januari 2014 (jaarnummer 455) keurde het college de principebeslissing goed voor het opstarten van een masterplan voor het stadhuis. Het masterplan omvat diverse deelprojecten uit het bestuursakkoord 2013-2018 die onder één noemer worden samengebracht met als doel deze als een geheel te behandelen en naadloos op elkaar af te stemmen:
Op dit moment wordt de tweede verdieping deels gebruikt als stockageplaats voor ongebruikt meubilair. De materiële toestand, waarde en de erfgoedwaarde van dit meubilair varieert sterk per stuk.
Tijdens een rondgang in het stadhuis, bood de gemeentesecretaris van Aalter aan om een deel van het meubilair dat op de tweede verdieping gestockeerd wordt, in bruikleen te nemen. Het meubilair zou in het kasteel van Poeke, gelegen in de gemeente Aalter, een mooie en tijdelijke plaats kunnen krijgen. Deze vraag biedt enerzijds de opportuniteit om meubilair dat niet wordt gebruikt alsnog een mooie tijdelijke bestemming te geven en anderzijds is de bruikleen een eerste voorafname voor de geplande restauratiewerken waarbij het roerend erfgoed geheel of gedeeltelijk wordt verhuisd naar een tijdelijke geschikte locatie. Dit overkoepelende onderzoek werd samen met dat van de tussentijdse herlocatie van de bewoners en functies van het stadhuis, reeds proactief opgestart.
Voor deze specifieke vraag, die kadert binnen deze globale oefening, adviseert de bedrijfseenheid stadsbeheer volgende werkwijze:
Stap 1: december: de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs wordt vanuit haar expertenrol voor roerend erfgoed trekker voor dit project. Uniek aanspreekpunt voor de gemeentesecretaris van Aalter wordt Dirk Aerts, directeur collectiebeleid en conservator stadhuis. Hij bevraagt telefonisch de gemeentesecretaris over de context/visie waarbinnen hij het meubilair wil plaatsen en stemt het resultaat van de bevraging terug af met de bedrijfseenheden bestuurszaken, stadsontwikkeling en stadsbeheer. Op basis van de uitslag van de bevraging worden de randvoorwaarden voor de selectie van het meubilair opgesteld.
Stap 2: januari: principebeslissing college over hat opstarten van een onderzoek voor het in bruikleen geven van los meubilair van het stadhuis aan de gemeente Aalter aan de hand van volgende stappen.
Stap 3: januari: selectie, in samenspraak met de bedrijfseenheden cultuur, sport, jeugd en onderwijs, bestuurszaken, stadsontwikkeling en stadsbeheer, welk meubilair al dan niet in bruikleen kan/mag worden gegeven. Belangrijke parameter hierin is dat het geselecteerde meubilair, wanneer dit voor publiek wordt opgesteld, een uithangbord vormt voor het stadhuis. Er wordt niet extra geïnvesteerd in de restauratie van meubilair om het aantal bruikleenstukken te verhogen. Deze bruikleen mag de stad, buiten personeelsinzet, in principe niets kosten.
Stap 4: januari: de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs stemt het selectievoorstel af met Onroerend Erfgoed Antwerpen.
Stap 5: februari: de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs brengt een plaatsbezoek aan de gemeente Aalter en aan het kasteel van Poeke en stemt het selectievoorstel met de mogelijke bruiklenen af met de gemeentesecretaris van Aalter en aan de context in situ.
Stap 6: maart: de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs legt het met de gemeentesecretaris afgestemde voorstel ter goedkeuring voor aan het college. Na goedkeuring stelt de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs de bruikleenovereenkomst op. De inhoud ervan wordt vooraf afgestemd met de bedrijfseenheden bestuurszaken, stadsontwikkeling en stadsbeheer.
Stap 7: april: de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs legt de bruikleenovereenkomst ter goedkeuring voor aan het college.
Stap 8: mei: de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs organiseert en coördineert de verhuis.
De onderzoeksresultaten in stap drie zullen het verdere verloop van het proces bepalen. Wanneer bijsturing nodig blijkt, zal het college hiervan in kennis worden gesteld.
Het college keurt goed dat een onderzoek naar de mogelijkheid om los meubilair van het stadhuis in bruikleen te geven aan de gemeente Aalter, wordt opgestart.
Het college keurt het stappenplan goed zoals geadviseerd door de bedrijfseenheid stadsbeheer en opgenomen in het besluit onder de rubriek argumentatie.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| CS | de projectleider te leveren voor de opvolging en coördinatie van deze opdracht alsook op afroep te rapporteren over de voortgang van de opdracht |