2014_CBS_11476 - 5 jaar Den Bell. 22 november 2014. Francis Wellensplein - Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

In het algemeen wordt verwezen naar de afspraken zoals vastgelegd door het college in zitting van 21 oktober 2011 (jaarnummer 14601).
Bijkomende opmerkingen:
“2. Voorwaarden tot evenementen:
Stalling of tentoonstelling van voertuigen tijdens manifestaties is niet toegelaten. Ingevolge het advies van de brandweer gelden volgende beperkingen op het binnenplein:

• de capaciteit is beperkt tot maximum 499 personen wanneer de twee uitwegen (Boudewijnsstraat en Sint-Laureisstraat) vrij zijn;
• de capaciteit is beperkt tot maximum 999 personen indien de deuren van de uitweg via de hoofdingang (Francis Wellesplein) open zijn en er op deze wijze een derde uitweg is;
• een gesloten tent op het plein mag maximum 150m² oppervlakte hebben;
• kramen moeten minstens elke 30m onderbroken worden;
• de afstand tussen gevel en tenten, luifels en kramen is, afhankelijk van de brandklasse van de zeilen, 4m of 8m;
• kraampjes waar een warmtebron wordt gebruikt (bijvoorbeeld hotdogkraam) dienen bereikbaar te zijn binnen een straal van 60m van de straatkant.

Gelet op de specifieke ligging van het plein, als binnenplein van een gebouwencomplex, mogen op het plein geen activiteiten plaatsgrijpen die de normale werkzaamheden in het gebouw zouden kunnen hinderen. Hetzelfde geldt voor de ruimte onder de luifel vóór de hoofdingang. Omwille van de neutraliteit van het openbare ambt zijn politieke manifestaties uitgesloten op het binnenplein. 

Naar aanleiding van de concrete aanvraag voor het evenement ‘5 jaar Den Bell opendeurdag 22 november 2014’, volgend advies over de deelaspecten:

Algemeen:

• de opbouw en afbraak hebben plaats als het gebouw  in gebruik is. Hier dient rekening mee gehouden te worden. Hinder en risico’s voor medewerkers en bezoekers moeten vermeden worden. Dit wil vooral zeggen: vrijhouden van loopwegen (van ingang naar ingang, helling naar parking…), ingang parking, achteringang toren, hellingen, ingang 2 en 3, … geen lawaaihinder, nooduitgangen vrijlaten;
• in het geval dat door overmacht (al) de stedelijke diensten moeten werken tijdens ‘5 jaar Den Bell opendeurdag 22 november 2014’ dan zal het evenement indien nodig moeten wijken voor de eigen werking van de stedelijke diensten; 
• de plantvakken worden onbereikbaar gemaakt door de organisator en afgeschermd met nadarhekken als er risico is op beschadiging als gevolg van het evenement.

Aanvraag:

• de aanvrager maakt melding van 3.000 bezoekers, het binnenplein is door de brandweer gelimiteerd voor 999 personen gelijktijdig aanwezig. Dit moet gerespecteerd worden; 
• de aanvraag spreekt van een publiek toegankelijk evenement, maar wel met inschrijving en gerelateerd aan stad als werkgever. De activiteit lijkt eerder een gesloten karakter te hebben;
• het inplantingsplan moet duidelijkheid bieden over de plaatsing van kramen, tent… Dit wordt later en rechtstreeks opgenomen met de organisator;
• de opgestelde kramen, springkastelen … mogen geen schade toebrengen aan het gebouw (in bijzonderheid verankering aan klinkervloer van springkastelen, vet en olievlekken van etenswaren, brandgevaar verwarmingstoestellen…).

Toegankelijkheid:

• voor alle activiteiten die doorgaan op het binnenplein geldt dat het binnenplein- verkeersvrij is. Dit is ook zo voor laden en lossen, aan- en afvoer materiaal, parkeren aan organisatie verbonden voertuigen…. Reden hiervoor is dat de toegangshelling het gewicht van een voertuig niet kan dragen. Dit kan leiden tot schade aan het dak, de waterdichtheid van de ‘drukkerij kelder’ (die onder deze helling ligt);
• de toegangshellingen en doorgangen naar de straat moeten steeds vrij blijven voor hulpdiensten. Elke in- of uitgang van het gebouw moet bereikbaar en bruikbaar blijven. (Wellesplein afgesloten?, toegangshellingen binnenplein/ rekening houden bij opstelling, nog te bekijken bij inplantingplan);
• sommige diensten (rampenambtenaar, buurttoezicht, milieu…) in het gebouw kennen een doorlopende werking (zaterdagwerk, nacht, weekend). Deze medewerkers mogen op geen enkele wijze hinder ondervinden van het evenement en moeten het gebouw en de parking kunnen betreden (ook met hun voertuig);
• de parking wordt gebruikt door burgers (7/7, 24/24) en Cambio heeft hier huurauto’s staan: zij moeten te allen tijde in en uit de parking kunnen (en het gebouw betreden). De organisator zal de gebruikers van de parking tijdig informeren. Aanspreekpunt is AG GAPA die adressen, mails…hebben (Patrick Lesseine, Jordaenskaai 25 | 2000 Antwerpen, 03 727 16 90, patrick.lesseine@gapa.antwerpen.be)

 Burenhinder

• een goede relatie met de omwonenden is belangrijk. Conflicten moeten ten stelligste vermeden worden,
• daarom wordt de organisator verzocht om de directe omwonenden te verwittigen van de activiteit (bericht bussen?). Geluidshinder moet ook vermeden worden. Ongeacht de wettelijke normen zal het geluidsvolume gereduceerd moeten worden bij de minste opmerking of klacht. Desnoods wordt de activiteit stil gelegd en het plein ontruimd. De aard van de activiteit doet vermoeden dat er weinig kans op problemen is.

 Veiligheid:

• bewaking en veiligheid is tijdens het evenement de verantwoordelijkheid van de organisator. Dit geldt ook voor vandalisme, diefstal… In het bijzonder geldt dit wat betreft de toegang tot de parkings, het gebouw.

Wetgeving:

• de organisator stelt zich in regel met geldende reglementen: billijke vergoeding, sabam, sociale zekerheid, belastingen…

 Faciliteiten:

• er kan beroep gedaan worden op elektriciteit en water vanuit Den Bell op het binnenplein. In de mate van het mogelijke wordt dit voorzien. De organisator zorgt zelf voor de nodige aansluitingen en kabels of leidingen. Bij de voorbereiding worden de nodige afspraken gemaakt met de facilitaire dienst voor aan en afzettten/ aansluiten en loskoppelen;
• alle goederen moeten zo laat mogelijk aangevoerd en zo snel mogelijk weer afgevoerd worden. In het bijzonder zorgt de organisator voor afvoer van alle afval.

De aanvrager is verantwoordelijk voor de correctheid en de volledigheid van de aangeleverde informatie. Dit advies geldt daarom uitsluitend voor de opstellingen en activiteiten die door de organisator bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement werd gevoegd. De organisator dient de standaardvoorwaarden die bij de toelatingsaanvraag werd gevoegd, strikt na te leven.

Er is een beperkte hulppost vereist. De aanwezigheid van verpleegkundige, ziekenwagen of MUG is hier niet nodig. De eerste
hulp kan geboden worden door de aanwezig nijverheidshelpers en de evacuatierichtlijnen zullen verspreid worden via de briefingsfiche van de medewerkers.