2014_CBS_09006 - Bestek GAC/2013/2239. Raamcontract voor het leveren, plaatsen, herstellen, vervangen en onderhouden van bestaande installaties van binnen- en buitenzonweringen, vliegenramen en rolluiken - Gunning - Goedkeuring

Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

In college van 31 oktober 2013 werd goedkeuring gehecht aan :

1. de gunning van perceel 2 van het raamcontract, het leveren, plaatsen, herstellen, vervangen en onderhouden van poorten, buiten- en binnendeuren en slagbomen/barelen, op basis van bestek GAC/2013/1450.
2. het opstarten van een onderhandelingsprocedure met bekendmaking voor perceel 1, het leveren en plaatsen van nieuwe installaties, het herstellen en vervangen van bestaande installaties, het onderhouden van bestaande installaties van binnen- en buitenzonweringen, vliegenramen en rolluiken, op basis van bestek GAC/2013/2162.

Op basis van bestek GAC/2013/2162 vond op 26/11/2013 de opening plaats van de kandidaturen. Voor deze procedure werden geen kandidaturen ingediend.

In college van 20 december 2013 werd goedkeuring gehecht aan bestek GAC/2013/2239, voor het afsluiten van een raamcontract voor het leveren, plaatsen, herstellen, vervangen en onderhouden van bestaande installaties van binnen- en buitenzonweringen, vliegenramen en rolluiken goedgekeurd.

Tevens werd goedgekeurd dat :
- hiervoor een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking wordt uitgeschreven;
- de stad voor deze opdracht optreedt als aankoopcentrale voor de groep Antwerpen.

Volgende firma's werden uitgenodigd om een offerte in te dienen :
- Blok Security bvba, Rode Kruisstraat 55, 2200 Herentals
- Arido nv, Koning Boudewijnstraat 18, 8870 Izegem
- Louvers Belgium, Hermesstraat 8a, 1930 Zaventem
- Boeding nv, Kapelsesteenweg 469 b, 2180 Ekeren
- Alfa nv, Battelsesteenweg 334, 2800 Mechelen.

Op 11 februari 2014 hebben 2 firma's een offerte ingediend :
- Blok Security bvba, Rode Kruisstraat 55, 2200 Herentals, met ondernemingsnummer BE 0416.699.330
- Louvers Belgium, Hermesstraat 8a, 8870 Izegem, met ondernemingsnummer BE 0446.941.653.

Inzake de kwalitatieve selectie werden beide inschrijvers geschikt bevonden.

De offertes werden door de gemeenschappelijke aankoopcentrale administratief nagezien.  De offertes van alle inschrijvers werden regelmatig bevonden.

Administratief en technisch nazicht van de offertes van geselecteerde kandidaten
De offertes werden door de gemeenschappelijke aankoopcentrale administratief nagezien en werden regelmatig bevonden.

De vergelijking van de offertes is gebeurd volgens de in het bestek vermelde gunningscriteria.

Prijs : 130 punten onderverdeeld in
- de prijs van de korfproducten (50/130)
- de aangeboden korting op niet-korfproducten EN vervangingsmaterialen / prijslijst (50/130)
- regieprijs (prijs per uur) (20/130)
  De firma moet op een transparante duidelijke wijze opgeven welke prijzen en kortingen zij zal hanteren.
  Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs
- voorgestelde prijsherzieningsformule (10/130) 

Plan van aanpak - dienstverlening : 50 punten
De firma zal aangeven welke bijkomende dienstverlening ze zal aanbieden en tevens moet ze aangeven op welke wijze ze zal samenwerken met de opdrachtgever en op welke wijze ze het dossier zal opvolgen.
In dit plan van aanpak zullen volgende criteria beoordeeld worden:
• De algemene aanpak en methodologie van de opdracht
• De maatgerichtheid: de capaciteit om affiniteit op te bouwen met de heersende organisatiestructuur
• De resultaatsgerichtheid: de methodes die zullen gevolgd worden om de kans op het realiseren van de beoogde doelstelling op te volgen en  bij te sturen
• De wijze van samenwerken tussen vertegenwoordiger van de firma en de aanspreekpunten bij het opdrachtgevend bestuur
• De wijze van rapporteren
• De waarborgen: welke waarborgen kan de dienstverlener geven om de resultaatsaspecten te garanderen
• De snelheid van reacties en behandeling bij interventies en vragen door het opdrachtgevend bestuur
 
Het aangeboden gamma : 40 punten
De firma moet op een duidelijke en transparante wijze aangeven welk gamma zij kan aanbieden voor het leveren en plaatsen, herstellen, vervangen en onderhouden.
Tevens voegt de inschrijver een overzicht van de beschikbare kleuren toe. 

De wijze van leveren en de leverings-, plaatsings- en interventietermijn : 30 punten
De firma geeft duidelijk aan op welke wijze zij de goederen zal leveren en welke leverings-, plaatsings- en interventietermijn zij zal hanteren voor:
a) standaard producten / maten (20/30 punten)
b) maatwerk (10/30 punten) 

De beschikbaarheid van een cataloog en zijn gebruiksvriendelijkheid : 20 punten
De firma geeft aan of ze een cataloog ter beschikking heeft en hoe de medewerkers van de opdrachtgever deze cataloog kunnen/moeten hanteren. 

Maatschappelijk verantwoord ondernemen – duurzaam aankopen : 20 punten
Voor de stad Antwerpen is maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) een belangrijke doelstelling. Zij wenst de principes van MVO niet alleen verder te introduceren in haar eigen werking, maar wenst ook een beroep te doen op haar leveranciers om deze in te bedden in de opdrachten die zij voor de stad uitvoeren.

• Welke milieu ontlastende maatregelen worden genomen? Beschrijf welke producten, verpakkingen, transport, technieken, energieverbruik … worden aangewend bij de uitvoering van de opdracht? Beschrijf tevens op welke manier u in deze opdracht werk maakt van afvalbeleid, een veilige en gezonde werkplek, milieuzorg- of milieumanagementsystemen …
• Welke sociale maatregelen worden genomen? Hoe maakt de onderneming in deze opdracht werk van een actief diversiteitsbeleid, inschakeling van werkzoekenden uit de kansengroepen op de arbeidsmarkt, medewerkersbetrokkenheid, samenwerking met de sociale economie …
• De maatregelen moeten controleerbaar en concreet gemaakt worden met voorbeelden, concrete data, uit te voeren en/of reeds gevoerde acties, beleidsverklaringen, kwaliteitscriteria of labels van de onderneming inzake maatschappelijk verantwoord ondernemen/duurzaam aankopen ... (Deze opsomming is niet beperkend). 

Waarborgtermijn op uitgevoerde werken (herstellingen en vervangingen) : 10 punten

Vergelijking van de offertes en voorstel tot gunning

In de oorspronkelijke meetstaat die samen met het bestek werd overgemaakt werden prijzen opgevraagd per m² voor het :
- leveren en plaatsen   
- onderhouden          
- herstellen               
- vervangen
van binnenzonwering, buitenzonwering, rolluiken en vliegenramen.        

Bij het indienen van de offertes hebben we moeten vaststellen dat het onmogelijk was om de ingevulde meetstaten van de firma’s Blok Security en Louvers onderling te vergelijken. Beide hadden prijs gegeven op een totaal andere wijze.

Enkele voorbeelden (prijzen exclusief 21% btw).
De firma Blok Security vroeg 394 euro/m² voor het leveren en plaatsen van binnenscreens tot 3m².  Het onderhoud van deze windscreens bedroeg 22,50 euro/m². De prijs per regie uur bedroeg 39,50 euro/uur.

De firma Louvers Belgium vroeg 45,50 euro/m² voor het leveren en plaatsen van binnenscreens tot 3 m².  Het onderhoud van deze windscreens bedroeg 3,70 euro / m².  De prijs per regie uur bedroeg 45,00 euro/uur

Voor de meetstaat, zoals bijgevoegd in het bestek, werd door beide firma’s een prijs opgegeven. 
Bij de firma Blok security bedroeg het totaalbedrag van deze meetstaat 46.472,28 euro.
Bij de firma Louvers Belgium bedroeg het totaalbedrag van deze meetstaat 6.790,15 euro.

Aan de hand van deze voorbeelden en rekening houdende met het eindbedrag van de meetstaat werd er via onderhandelingen verder onderzoek gedaan naar de wijze van prijssetting.

Tijdens de onderhandelingen van 21/02/2014 en rekening houdende met de opmerkingen van de firma, werd een aangepaste meetstaat opgemaakt die verduidelijking moest geven bij de originele meetstaat.  Zo werd er niet meer gewerkt met een prijssetting per m² maar werden een aantal standaardmaten opgegeven (voor elektrische bediening) waarvoor de firma’s prijs moesten geven.

Bij de firma Blok Security bedroeg het totaalbedrag van deze meetstaat 33.731,50 euro. De prijs voor een regie-uur bedroeg 39,50 euro.
Bij de firma Louvers Belgium bedroeg het totaalbedrag van deze meetstaat 18.186,00 euro. De prijs voor een regie-uur bedroeg 43,00 euro.

In de onderhandelingsronde van 07/03/2014 werd gevraagd om prijs te geven voor de manueel bediende producten en werd er onder andere voor de rolluiken een opsplitsing gemaakt naar PVC en aluminium.

Bij de originele meetstaat was er een groot verschil in prijs tussen beide firma’s 46.472,28 euro tegen 6.790,15 euro of een verhouding van 6,8.  Bij de volgende onderhandelingsronde was deze verhouding nog 33.731,50 / 18.186,00 euro of een verhouding 1,85.

Om de discrepantie tussen beide firma’s, qua prijssetting verder te onderzoeken, werd er gepeild naar verdeling van materiaal en werkuren bij het uitvoeren van de opdracht. Ook dit bracht geen informatie op die kon bijdragen om de firma’s met elkaar te vergelijken. Blok Security argumenteerde dat de prijssetting afhankelijk was van de montage van het product, soms kan de montage worden uitgevoerd door 1 persoon soms door 2 à 3 personen. Louvers Belgium maakte een onderverdeling tussen werkuren en materiaal voor kleine modules en grote modules.  Na drie onderhandelingsronden was er nog steeds geen duidelijk beeld over hoe de prijssetting verder zou gebeuren en waar het verschil zat tussen beide firma’s.  Rekening houdende dat de verschillen tussen beide firma’s steeds in dezelfde verhouding terugkwamen werd geopteerd om aan de firma’s te vragen om een case op te lossen.  Beide firma’s werden uitgenodigd om, in aanwezigheid van de technische dossierbeheerder, een plaatsbezoek te brengen aan het districtshuis van Hoboken. Er werd hen gevraagd om een offerte in te dienen voor het leveren en plaatsen en het onderhouden van horizontale jaloezieën, elektrisch bediend.

Rekening houdende met het feit dat door het opmaken van een case er duidelijkheid was gekomen in de prijssetting van de firma’s, waardoor ze vergelijkbaar werden, werd deze case aanvankelijk in overweging genomen om de prijs te beoordelen voor het criterium prijs – deel korfproducten.

Om een meer representatieve prijssetting te bekomen werd de case uitgebreid naar meerdere cases zodat we een meetstaat kregen die meer in overeenstemming was met de meetstaat die als bijlage gevoegd werd bij het bestek.

Op 4/06/2014 werd nog een bijkomende onderhandelingsronde georganiseerd waarbij beide firma's in kennis werd gesteld van de initiatieven die door GAC genomen worden om een goede vergelijking tussen de kandidaten mogelijk te maken en waarbij alle posten van de initiële meetstaat worden meegenomen binnen de cases.

Aan de inschrijvers werd gevraagd om bijkomende cases op te lossen.  Tevens werd hen gevraagd of zij akkoord waren dat deze cases zouden dienen voor het beoordelen van het deelcriterium prijs – korfproducten (50/130).

Voor de eerste case werd een plaatsbezoek in Zwembad Wezenberg georganiseerd waarbij gevraagd werd offerte op te maken voor volgende posten :
- Leveren en plaatsen, onderhouden, herstellen, vervangen van binnenzonwering, type doek, elektrisch bediend (2 afmetingen)

Voor de tweede case werd een plaatsbezoek georganiseerd in het Atlasgebouw waarbij gevraagd werd offerte op te maken voor volgende posten :
- Leveren en plaatsen, onderhouden, herstellen, vervangen van voorzetrolluiken elektrisch bediend :
- uitgevoerd in staal –deze uitvoering werd niet opgenomen in de technische specificaties van
  het bestek maar moet evenzeer hersteld kunnen worden bij defect;
- uitgevoerd in aluminium, volgens de specificaties van het bestek.
- Leveren en plaatsen, onderhouden, herstellen, vervangen van buitenzonwering, type screen, elektrisch bediend met, voor wat het herstellen en vervangen betreft, een onderverdeling in
- vervangen van doek
- vervangen van motor
Deze post werd toegevoegd als aanvulling met het plaatsbezoek in het districtshuis te Hoboken waarbij offerte werd opgemaakt voor leveren en plaatsen en onderhouden van horizontale jaloezieën elektrisch bediend.
De case en de offerte n.a.v. het plaatsbezoek in het districtshuis Hoboken wordt meegenomen in de nieuwe prijsvergelijking.

Voor de derde case werd geen plaatsbezoek georganiseerd maar werden de afmetingen van 2 ramen in het Bell-gebouw genomen als basis voor het opmaken van de posten voor het leveren en plaatsen, onderhouden, herstellen, vervangen van vliegenramen.

De offertes die ingediend werden voor leveren, plaatsen en onderhoud van de buitenzonwering van het districtshuis in Hoboken tevens meegenomen voor het berekenen van totaalprijs 

Het overzicht van de punten die werden toegekend aan de hand van de gunningscriteria is als volgt :  

In toepassing van artikel 26, §1 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, geschiedt de overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking wanneer de aanbestedende overheid, indien mogelijk, meerdere aannemers van haar keuze raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meer van hen.

In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, gaat de aanbestedende overheid over tot selectie van de kandidaten of inschrijvers in de mate dat de noodzakelijke inlichtingen en documenten aantonen dat ze cumulatief voldoen aan:
- de bepalingen betreffende het toegangsrecht tot de opdracht zoals omschreven in de artikelen 61 tot 66;
- de kwalitatieve selectiecriteria van financiële, economische of technische aard of inzake beroepsbekwaamheid die de aanbestedende overheid heeft vastgesteld op grond van de artikelen 67 tot 79.

In toepassing van artikel 35 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, houdt het volgen van een procedure geen verplichting in tot het gunnen of het sluiten van de opdracht. De aanbestedende overheid kan zowel afzien van het gunnen of het sluiten van de opdracht als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze.