In het bestuursakkoord van de stad Antwerpen 2013-2018 is armoedebeleid belangrijk: ‘Eén van de dringende aandachtspunten van de stad is de opmaak van een breed en inclusief armoedebeleidsplan. De stad, de districten, OCMW en betrokken organisaties werken hieraan mee. De strijd tegen kinderarmoede is prioritair.’
Het stedelijke armoedebeleidsplan 2014-2018 concretiseert het bestuursakkoord en vermeldt als uitdaging 1: ‘In de strijd tegen kinderarmoede zet Antwerpen in op zeer jonge kinderen en investeert in kansarme kinderen en hun ouders. Het bijgevoegd actieplan bepaalt tevens de opdracht voor X-Stra!: ’X-Stra! detecteert de sociale noden van het gezin en zoekt naar oplossingen voor de onbetaalde schoolrekening. Jaarlijks worden al 120 gezinnen met onbetaalde schoolrekeningen aangemeld via Stedelijk Onderwijs. Met deze (deel)werking beogen we het volgende:
Om dit te realiseren werd een samenwerkingsovereenkomst afgesloten tussen het Stedelijk Onderwijs (AG SO), het OCMW en de stad Antwerpen (bedrijfseenheid samen leven). Deze overeenkomst regelt de samenwerking tussen de partners zoals de wijze waarop gegevens worden uitgewisseld tussen de partners om gezinnen met onbetaalde schoolrekeningen te kunnen bereiken en te begeleiden.
Artikel 7 van deze overeenkomst vermeldt expliciet dat alle partijen zich verbinden de wetgeving met betrekking tot de privacywetgeving na te leven.
Hiervoor is een ‘Aanvraag tot een machtiging tot elektronische mededeling van persoonsgegevens’ bij de ‘Vlaamse Toezichtcommissie voor het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer’ noodzakelijk.
De ‘Aanvraag van een machtiging tot elektronische mededeling van persoonsgegevens’ werd voorbereid met de juridische diensten van het Stedelijk Onderwijs, het OCMW en de stad Antwerpen.
Tussen het Stedelijk Onderwijs, de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen werd een samenwerkingsovereenkomst afgesloten die erop gericht is kinderarmoede in de stad Antwerpen te detecteren, te remediëren via gepaste hulpverlening en initiatieven te nemen gericht op preventie van kinderarmoede. Uitvoering van dit project wordt opgenomen door X-Stra! binnen de stedelijke bedrijfseenheid samen leven.
Jaarlijks selecteert het Stedelijk Onderwijs een aantal scholen voor samenwerking met X-Stra! Deze scholen selecteren de gezinnen voor opvolging door X-Stra! of de sociale dienst van het Stedelijk Onderwijs.
Hiervoor worden, na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de betrokken personen (in casu de ouders), gegevens uitgewisseld tussen het Stedelijk Onderwijs, de stad Antwerpen en het OCMW.
Binnen het basisonderwijs vraagt de schooldirectie aan de ouders in een persoonlijk gesprek naar de toelating. De ouders kunnen, indien zij hun toestemming verlenen, het toestemmingsformulier ter plaatse ondertekenen. Indien telefonisch toestemming wordt gegeven, wordt dit nog schriftelijk bevestigd.
Binnen het secundair onderwijs, waar er minder rechtstreeks contact is met de ouders, belt de schooldirectie de ouders op en vraagt hen of er toelating wordt verleend. Indien de ouders toestemmen, wordt het toestemmingsformulier ter ondertekening aan de leerling in gesloten omslag meegegeven en zo geretourneerd aan de school.
X-Stra! of de sociale dienst van het Stedelijk Onderwijs nemen volgend op de toestemming contact op met de gezinnen en starten aldus een dossier op.
Deze gegevensuitwisseling tussen het Stedelijk Onderwijs, het OCMW en de stad Antwerpen is onderhevig aan een machtiging vanwege de Vlaamse Toezichtscommissie. De Vlaamse Toezichtcommissie vraagt uitdrukkelijk dat de aanvraag namens de stad Antwerpen ondertekend wordt door de burgemeester en de stadssecretaris.
De wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (de Privacywet of de WVP): deze omschrijft heel precies op welke manier en onder welke omstandigheden persoonsgegevens kunnen worden verwerkt of doorgegeven. Sommige verwerkingen zijn echter zo delicaat, dat ze enkel mogelijk zijn indien daar specifiek toestemming voor wordt gegeven (zogenaamde "machtigingen"). Instanties die persoonsgegevens wensen uit te wisselen, moeten hiervoor in heel wat situaties over een machtiging van de Vlaamse Toezichtcommissie en/of van één of meerdere Sectorale Comités binnen de privacy commissie beschikken.
Decreet betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2008 (het zogenaamde e-gov decreet) en meer bepaald artikel 8. 'De elektronische mededeling van persoonsgegevens door een instantie vereist een machtiging van de toezichtcommissie of van een kamer van de toezichtcommissie als vermeld in artikel 10, §1, tenzij de elektronische mededeling van die gegevens al onderworpen is aan een machtiging van een ander sectoraal comité, opgericht binnen de commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.'
Het college beslist de aanvraag van een machtiging tot elektronisch mededeling van persoonsgegevens bij de Vlaamse Toezichtcommissie te ondertekenen.