2014_CBS_09493 - Project optimalisatie financiële processen - Optimalisatievoorstellen - Goedkeuring

In de zitting van 25 juni 2007 (jaarnummer 1521) keurde de gemeenteraad de definitie van 'dagelijks bestuur' goed.

In de zitting van 31 augustus 2007 (jaarnummer 11164) besliste het college om met ingang van 1 oktober 2007 de stadssecretaris aan te stellen als budgethouder voor de bestellingen gewone dienst onder 5.500,00 EUR (exclusief btw) en alle meerkosten op zulke bestellingen die 10% niet overschrijden, met de bedoeling dit budgethouderschap verder te delegeren aan de bedrijfsdirecteurs, de bestuurscoördinatoren van de districten en de directeurs van de onafhankelijke diensten.

De delegatie van het budgethouderschap houdt concreet in dat bestelbons voor bestellingen onder de 5.500,00 EUR voor het exploitatiebudget door de gedelegeerde budgethouders worden goedgekeurd. Voor alle andere bestellingen is een goedkeuring door het college als hoofdbudgethouder vereist.

In de zitting van 15 november 2013 (jaarnummer 11579) keurde het college de voorstellen met betrekking tot de budgetoptimalisaties goed, in het kader van de pensioenproblematiek en het creëren van beleidsruimte voor het meerjarenplan 2014-2019.

Tijdens het onderzoek naar de optimalisatie en efficiëntieverhoging van de financiële processen werden verschillende aspecten van de huidige werking onder de loep genomen en opnieuw in vraag gesteld. Aan de hand van werkgroepen en na afstemming met de eigen experts binnen de verschillende vakdomeinen werd bekeken hoe bepaalde processtappen efficiënter georganiseerd konden worden. In eerste instantie zijn de voorstellen gericht op de stad. Later kan eventueel in onderling overleg met de districten bekeken worden in welke mate de voorstellen ook voor hen toepasbaar zijn.

Enkele van de optimalisatievoorstellen hebben rechtstreeks of onrechtstreeks een impact op het besluitvormingsproces. Het gaat om voorstellen met betrekking tot:

1. Besluitvorming bestelbons
   Voorstel: Bepaalde types bestelbons meer op centrale lijsten agenderen, over alle bedrijfseenheden heen, om op die manier tot een mindering van een 1.300-tal collegebesluiten op jaarbasis te komen.  
2. Besluitvorming toelagen
   Voorstel: Het gedelegeerd budgethouderschap voor uitgaven < 5.500,00 euro op het exploitatiebudget, zoals dat nu geldt voor de bestelbons, ook toepassen op de toelagen.
3. Behandelen facturen
   Voorstel: Optrekken van het aantal facturen dat automatisch matcht (bestelbon, levering/uitvoering en factuur zijn identiek) en centraal bij Financiën de technische problemen en kleine prijsverschillen deblokkeren waarvoor nu een grote inzet van mensmiddelen gevraagd wordt (kosten-baten).

Timing:

Alle details met betrekking tot bovenstaande voorstellen werden opgenomen in bijgevoegde nota.

Volgens artikel 158 van het Gemeentedecreet is budgethouderschap de toegekende bevoegdheid tot beheer van een budget dat taakstellend is in die zin dat het een norm inhoudt waarvan de budgethouder de realisatie nastreeft. Budget omvat in dit kader meer dan geldelijke middelen. Het gaat onder andere over het gebruik van een gebouw, materieel, beroep kunnen doen op competent personeel en dergelijke.

Volgens het Gemeentedecreet artikel 159 § 1 is het college hoofdbudgethouder. Dit betekent dat het budgethouder is voor alle gevallen die niet specifiek aan een ander orgaan / personeelslid zijn toegewezen.

De budgethouder (Gemeentedecreet artikel 159 §2) is persoonlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het aan hem gedelegeerde budgethouderschap, dat de normale aansprakelijkheidsregeling volgt.