Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid de artikelen 57 en 58, regelen de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen en de bevoegdheden die kunnen worden gedelegeerd aan de stadssecretaris.
Een stadsdag is een dag die door beheersovereenkomsten, convenanten of concessieovereenkomsten wordt toegekend aan de stad door externe organisaties of die de stad zich voorbehoudt in ter beschikking gestelde gemeentelijke infrastructuur.
In de zitting van 18 april 2008 (jaarnummer 4660) keurde het college het plan van aanpak goed voor het opvolgen van de stadsdagen. Het college besliste eveneens dat de stadsdagen maximaal benut dienen te worden door de stedelijke diensten, waarbij voorrang wordt gegeven aan de eigen organisatie voor stadsdagen beschikbaar in de gemeentelijke infrastructuur.
In de zitting van 5 december 2008 (jaarnummer 15717) besliste het college dat alle stadsdagen ter goedkeuring moeten voorgelegd worden aan het college omdat ze als een voordeel of een inkomst van de stad beschouwd worden. De agendering gebeurt sindsdien via de dienst bestuurszaken. De aanvragen voor een stadsdag lopen echter via verschillende contactpersonen binnen de organisatie, al naargelang de locatie.
In de zitting van 3 mei 2013 gaf het college de opdracht om de procedure van stadsdagen te herzien.
Delegatie
Bestuurszaken stelt voor om slechts de aanvragen voor stadsdagen op gegeerde locaties met een grote uitstraling voor te leggen aan het college. Het gaat dan om zogenaamde 'grote stadsdagen' op de volgende locaties: MAS, Bourlaschouwburg, Stadsschouwburg (HETPALEIS), Vlaamse Opera, Lotto Arena, AMUZ, De Roma, Antwerp Expo, Zoo en Felixpakhuis.
De beslissingsbevoegdheid voor een kleine locatie zal via de stadssecretaris gedelegeerd worden aan de bedrijfsdirecteur tot wiens beleidsdomein de betreffende concessie behoort. Is er echter discussie of twijfel over de hieronder geformuleerde criteria, dan kan een bedrijfsdirecteur de beslissing alsnog laten nemen door het college. De locaties met 'kleine stadsdagen' zijn momenteel enkel cultuur- en sportconcessies die onder de bevoegdheid van de bedrijfsdirecteur cultuur, sport, jeugd en onderwijs vallen.
Naast de delegatie voor toekenning van kleine stadsdagen zullen ook de kleine verhuringen van stadspatrimonium gedelegeerd worden. Het college zal de kleine verhuringen delegeren aan de stadssecretaris, die op zijn beurt zal doordelegeren aan de bedrijfsdirecteur van stadsbeheer.
Beide delegaties zullen pas ingaan vanaf 1 januari 2015 zodanig dat de betrokken bedrijfseenheden zich hierop kunnen voorbereiden.
Nieuwe procedure
Momenteel worden de stadsdagen onderbenut. In 2013 werden slechts 87 van meer dan 500 beschikbare stadsdagen gebruikt. Vooral de vele kleinere locaties werden niet of amper gebruikt. Om het rendement te verhogen stelt bestuurszaken voor om stadsdagen in beheer te brengen van de bedrijfseenheid stadsbeheer en de procedure aan te passen. Op die manier kunnen vraag en aanbod beter op elkaar afgesteld worden.
Voor zowel de interne als de externe klanten komt er een centrale intake via een e-formulier. Dat is overzichtelijker voor de klant, maar biedt ook voordelen op vlak van rapportering en dossierbeheer. De bedoeling is dat niet alleen een specifieke locatie aangevraagd kan worden, maar ook een algemene omschrijving van de nood aan ruimte. De aanvragen komen toe bij de afdeling ruimtebeheer van stadsbeheer die de vraag afstemt op het beschikbare aanbod en een locatie voorstelt.
Naargelang de gekozen locatie wordt de aanvraag voor een stadsdag doorgestuurd naar ofwel de bevoegde bedrijfseenheid voor kleine stadsdagen (op dit moment enkel cultuur, sport, jeugd en onderwijs), ofwel bestuurszaken voor grote stadsdagen. In het eerste geval zal de bedrijfsdirecteur een beslissing nemen; de besluitvorming wordt voorbereid door de desbetreffende bedrijfseenheid. In het andere geval zal de dienst organisatiebeheer van bestuurszaken de nodige adviezen inwinnen en een ontwerpbesluit aanmaken voor het college.
Zodra er een beslissing is, koppelt de afdeling ruimtebeheer van stadsbeheer die terug naar de klant en zullen zij de klant verder begeleiden.
Criteria voor toekenning
Criteria voor het al dan niet toekennen van een stadsdag werden tot nu toe niet formeel vastgelegd. Dit leidde tot twijfel en onduidelijkheid bij de behandeling van sommige aanvragen. Bestuurszaken stelt voor om de onderstaande criteria verplicht te maken. Deze criteria gelden als minimum, maar mogen niet als exhaustief beschouwd worden. Er kunnen steeds bijkomende redenen zijn om een stadsdag goed of af te keuren.
Het evenement waarvoor de stadsdag wordt gebruikt
Bij een grote stadsdag zal tevens rekening gehouden worden met de uitstraling van het evenement en/of de organisatie, evenals eventuele samenwerkingsverbanden die de stad reeds aanging met de aanvrager.
Een stadsdag kan niet langer dan een jaar op voorhand vastgelegd worden.
Artikel 57 §3, 1° van het gemeentedecreet regelt de bevoegdheid van het college om daden van beheer te stellen over de gemeentelijke inrichtingen, binnnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels.
Artikel 58 van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen bij reglement de uitoefening van bepaalde bevoegdheden kan toevertrouwen aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris kan de uitoefening van die gedelegeerde bevoegdheid toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente. Beslissen over aanvragen voor stadsdagen en kleine verhuringen is een operationele bevoegdheid van het college; het is een bevoegdheid die het college kan delegeren aan de secretaris. De secretaris kan deze bevoegdheid verder delegeren aan personeelsleden.
Het college beslist om de goedkeuring van een stadsdag te delegeren aan de stadssecretaris vanaf 1 januari 2015.
Het college beslist het verlenen van stadsdagen op volgende locaties niet te delegeren: MAS, Bourlaschouwburg, Stadsschouwburg (HETPALEIS), Vlaamse Opera, Lotto Arena, AMUZ, De Roma, Antwerp Expo, Zoo en Felixpakhuis.
Het college beslist om de goedkeuring van een kleine verhuring van stadspatrimonium te delegeren aan de stadssecretaris vanaf 1 januari 2015.
Het college neemt kennis van de mogelijkheid dat de stadssecretaris op zijn beurt de gedelegeerde bevoegdheden vermeld in de Artikelen 1 en 3 kan toewijzen aan andere personeelsleden.
Het college keurt de nieuwe procedure voor stadsdagen goed. Deze procedure bestaat er uit dat aanvragen voor het gebruik van stadspatrimonium centraal toekomen bij de bedrijfseenheid stadsbeheer, maar dat de toekenning zal lopen via de bedrijfseenheid tot wiens domein het patrimonium behoort indien de beslissingsbevoegdheid gedelegeerd is, of in het andere geval via de bedrijfseenheid bestuurszaken opdat het college een uitspraak kan doen.
Het college keurt de onderstaande verplichte criteria bij het toekennen van stadsdagen goed.
Het evenement waarvoor de stadsdag wordt gebruikt
Het college geeft opdracht aan:
| dienst | taak |
| SB/V/EXP | te rapporteren over het gebruik van stadsdagen via de kwartaalrapportering |
| SB/V/EXP | de procedure te evalueren na een jaar |
| SB/V/EXP | een e-formulier uit te werken voor de aanvragen van stadsdagen |
| BZ/OB | de inventaris van stadsdagen te actualiseren |