2014_CBS_12125 - Bestek GAC/2014/2798 - All-in onderhoudscontract met totale waarborg en energiebeheersing voor het Stadsarchief - Felixpakhuis. Selectieleidraad en procedure - Goedkeuring

Artikel 57 § 3, 5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.

In het kader van een verantwoord en degelijk onderhoud van de technische installaties van onze gebouwen hebben we voor dit gebouw gekozen voor het uitbesteden van de onderhoudsactiviteiten om volgende redenen.

In technisch onderhoud beschikken we niet meer over voldoende gekwalificeerde medewerkers om de noodzakelijke preventieve en curatieve onderhoudstaken uit te voeren, bovendien beschikken we ook niet over projectleiders om de synchronisatie van de verschillende activiteiten aan te sturen.

In de containers is zowel de luchtvochtigheid als de luchttemperatuur zeer belangrijk voor het conserveren van de documenten. Het is ook een gebouw met een groot energieverbruik en complexe technische installaties.

Het bestuur opteert voor een all-in onderhoudscontract met totale waarborg en conditiestaatgarantie en een gegarandeerde energiebesparing (het potentieel is in dit gebouw aanwezig).

Met dit concept is een kwalitatief onderhoud verzekerd en wordt er naast de middelenverbintenis ook resultaatsverbintenissen in het contract opgenomen.

Procedure

Het bestuur opteert voor een onderhandelingsprocedure met bekendmaking om na te gaan wat de markt aanbiedt naar rapportering, opvolging en bijsturing, zodat we de Service Level Agreement (SLA) beter kunnen bepalen en evalueren.

Looptijd

Deze opdracht wijkt af van artikel 37 § 2 van de wet van 15 juni 2006 op overheidsopdrachten. Dit artikel bepaalt dat de duur van een overeenkomst, alsook van de opdrachten die erop gesteund zijn, beperkt is tot vier jaar, behoudens in uitzonderlijke en behoorlijk gemotiveerde gevallen. Reden voor deze langere looptijd is dat het een contract met totale waarborg betreft. De investeringen die een dienstverlener mogelijk moet doen voor het vervangen van grote technische installaties, kunnen bij een langere looptijd over meerdere jaren afgeschreven worden. Een langere looptijd betekent een kleinere risico-coëfficiënt voor de inschrijvers en dus lagere kosten per jaar voor de stad.

Juridische situatie van de inschrijver (uitsluitingscriteria)

Door het enkele feit van deel te nemen aan deze gunningsprocedure, verklaren de inschrijvers op erewoord dat ze zich niet in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikel 61 §§ 1 en 2 van het KB plaatsing bevinden.

Financiële en economische draagkracht van de inschrijver (selectiecriteria)

De inschrijver dient zijn financieel en economische draagkracht aan te tonen aan de hand van:

• Een document dat een positief eigen vermogen aantoont van minimaal + 25%;
• een document dat een bruto omzet aantoont van minimaal 1.000.000 euro;
• de klassieke ratio's nodig om een financiële analyse mogelijk te maken (liquiditeit, current quick ratio, solvabiliteitsratio en rentabiliteit).

Technische bekwaamheid van de inschrijver (selectiecriteria)

De inschrijver dient zijn technische bekwaamheid aan te tonen aan de hand van:

1. Minimum 2 referenties met betrekking tot opdrachten voor onderhoud en herstelling van installaties zoals beschreven in de selectieleidraad, uitgevoerd  tijdens de laatste 3 jaar, met elk een minimumwaarde van 120.000 euro per jaar.

            Voor elke referentieopdracht in de lijst worden volgende vermeldingen bijgevoegd:
                  - de opdrachtgever (met gegevens contactpersoon + telefoonnummer);
                  - het begin en einde van de uitvoering;
                  - de beknopte omschrijving van de opdracht (verschillende onderdelen);
                  - de kostprijs.

2. Bewijs van aanwezigheid op de verplichte bezoekdag.
    
3. Het personeelslid van de dienstverlener belast met de coördinatie en opvolging van de opdracht en die tevens de contactpersoon is met het bestuur dient minstens de titel te dragen van technisch- of industrieel ingenieur. De inschrijver voegt het diploma van dit personeelslid toe aan het deelnameformulier.
    
4. De dienstverlener dient tijdens de ganse looptijd van het contract minimaal volgende personeelsleden in dienst te hebben:
         - 3 certificaathouders technicus gasvormige brandstoffen G3;
         - 2 certificaathouders koeltechnicus categorie I;
         - 3 technici elektriciteit met attest BA4/BA5.
   De inschrijver voegt de vereiste beroepskwalificaties en certificaten toe aan zijn deelnameformulier.

In toepassing van artikel 26§2, 3° van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking omdat voor zover door de aard van de te verlenen diensten de specificaties van de opdracht niet voldoende nauwkeurig kunnen worden vastgesteld om de opdracht bij aanbesteding of offerteaanvraag te plaatsen.

In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de overheidsopdrachten, dient de dienstverlener van een opdracht voor diensten overeenkomstig de bepalingen van artikelen 67 en 72, zijn financiële en economische draagkracht en zijn technische bekwaamheid aan te tonen.