Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
Voor het afsluiten van een overeenkomst met betrekking tot de organisatie van een evenement voor de lancering van de nieuwe merkstrategie werd vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking GAC/2014/2624 uitgeschreven. Op 5 november 2014 dienden de volgende firma’s een offerte in:
Toegangsrecht
Inzake de uitsluitingsgronden werden alle inschrijvers in orde bevonden.
Kwalitatieve selectie
Inzake de kwalitatieve selectie werd de volgende inschrijver geweerd:
|
Naam |
Motivering |
|
Sylvester Events bvba |
Bijgevoegde referenties voldoen niet aan de gevraagde minimumcriteria namelijk 2 referenties van de afgelopen 12 maanden. Referentie 1 dateert van 06/2014 maar referentie 2 dateert echter van 11/2010. |
Formele regelmatigheid
De offertes werden door de gemeenschappelijke aankoopcentrale administratief nagezien. De offertes van alle inschrijvers werden regelmatig bevonden.
Gunningscriteria
|
Nr. |
Naam |
Motivering |
Score |
|
Gunningscriterium nr. 1: Prijs |
|||
|
1 |
Evident bvba |
|
40 |
|
3 |
Recodin bvba |
|
24,66 |
|
2 |
Meyer joris en Partners bvba |
|
17,09 |
|
5 |
The Oval Office |
|
16,45 |
|
Gunningscriterium nr. 2: Concept en uitwerking |
|||
|
1 |
Evident bvba |
- Het concept is zeer algemeen en speelt niet in op de nieuwe merkstrategie; het zou ook kunnen gebruikt worden voor een ander evenement van de stad. Ook het doel van het evenement komt in het concept niet duidelijk naar voor. - Bij de uitwerking missen we het netwerkingsonderdeel. De opbouw van de avond is zeer klassiek, weinig verrassend. De actie naar de bewoners is een leuk idee. - Concept: 8/20, locatie: 7/15, uitwerking: 13/25. |
28 |
|
2 |
Meyer joris en Partners bvba |
- Het concept verleden en heden sluit wel goed aan met de strategie. Goede vertaling van de briefing naar concept. - De locatie is zeer mooi en verrassend met een goede bereikbaarheid. Bij de uitwerking gaat zeer veel aandacht (en kosten) naar het presentatiegedeelte en weinig naar het netwerkgedeelte. We zien de link in de symbolische afsluiter naar de bewoners wel maar dit krijgt in verhouding met de stakeholders die we uitnodigen teveel aandacht en gewicht. Hoogtechnologische presentaties moeten goed voorbereid worden. - Doordachte catering met Antwerpse cateraar. - Concept: 16/20, locatie: 14/15, uitwerking: 18/25. |
48 |
|
3 |
Recodin bvba |
- Uitgangspunt voor het concept was voornamelijk de locatie en er wordt voor de rest weinig met dit thema gedaan (niet in catering, niet in presentatiemoment,…). - Vraag is of een locatie die zich verplaatst ideaal is voor een netwerkevenement want dan moet iedereen tijdig aanwezig zijn en kan men ook niet vertrekken wanneer men wil. Het netwerken is ook niet uitgewerkt, er is enkel een presentatie voorzien maar geen elementen die het netwerken vergemakkelijken Ook de bewoners zijn niet meegenomen in het voorstel. - Het walking dinner vindt plaats op twee dekken. Dit maakt het ook moeilijker om te netwerken. - Geen presentator voorzien. - Concept: 8/20, locatie: 8/15, uitwerking: 10/25. |
26 |
|
5 |
The Oval Office |
- Concept: zeer originele invulling die goed aansluit bij de merkgedachte en met een focus op beleving. - De voorgestelde locaties zijn mooi en verrassend. Er dient natuurlijk een grote kost voorzien te worden voor het mogelijk maken van een event in een niet-event locatie. De offerte is zeer gedetailleerd waarbij de posten overzichtelijk verdeeld en transparant zijn. OO is het enige bureau dat ook extra kosten incalculeert die het concept sterker maken. Het stuk beleving en netwerking komt in de uitwerking goed uit de verf. Ook aan de bewoners werd gedacht maar dit gedeelte zit eerder in ‘optie’. - Aandacht voor het netwerkaspect. - Concept: 18/20, locatie: 12/15, uitwerking: 22/25. |
52 |
Rangschikking regelmatige offertes (gerangschikt volgens totale score)
|
Naam |
Score |
|
The Oval Office |
68,45 |
|
Evident bvba |
68 |
|
Meyer joris en Partners bvba |
65,09 |
|
Recodin bvba |
50,66 |
Op 17/11/2014 heeft de aanbestedende overheid onderhandeld met de kandidaten die ook hun concept hebben toegelicht aan de hand van een presentatie.
Een best and final offer werd gevraagd. Alle kandidaten hebben de BAFO tijdig ingediend. Dit geeft de volgende wijziging in de prijzen:
Vergelijking van de offertes volgens prijs na het indienen van een best and final offer
|
Nr. |
Naam |
Motivering |
Score |
|
Gunningscriterium nr. 1: Prijs |
|||
|
|
Evident bvba |
|
40 |
|
|
Recodin bvba |
|
28 |
|
|
The Oval Office |
|
23,58 |
|
|
Meyer joris en Partners bvba |
|
20,66 |
De jury beslist eveneens om aan Evident bvba 1 punt bij te geven voor het gunningscriterium “concept en uitwerking”, meer bepaald op de uitwerking, aangezien Evident bij de BAFO ook een walking dinner voorstelde.
Definitieve rangschikking regelmatige offertes (gerangschikt volgens totale score)
|
Naam |
Score |
|
The Oval Office |
75,58 |
|
Evident bvba |
69 |
|
Meyer joris en Partners bvba |
68,66 |
|
Recodin bvba |
54 |
In toepassing van artikel 26, §2 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, geschiedt de overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking wanneer de aanbestedende overheid meerdere dienstverleners raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meer van hen.
In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, gaat de aanbestedende overheid over tot selectie van de kandidaten of inschrijvers in de mate dat de noodzakelijke inlichtingen en documenten aantonen dat ze cumulatief voldoen aan:
Het college keurt de gunning goed voor het afsluiten van een overeenkomst met betrekking tot de organisatie van een evenement voor de lancering van de nieuwe merkstrategie, op basis van bestek GAC/2014/2641, aan The Oval Office, Herrystraat 15 te 2100 Deurne, met ondernemingsnummer BE 0474.137.582.
De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
|
Omschrijving |
Bedrag |
Boekingsadres |
Bestelbon |
|
Organisatie van een evenement |
76.958,84 EUR, btw inbegrepen |
budgetplaats: 5314000000 |
4005116114 |
|
budgetplaats: 5314000000 |
4005116114 |