2014_CBS_12203 - Bestek GAC/2014/2539 - Raamovereenkomst voor het afsluiten van een brandverzekering. Gunning - Goedkeuring

07090

08749

Nr.

Naam

Historiek

Perceel 1 - alle risico’s brand (aandeel van 35% als leidende maatschappij)

1

Ethias nv

Op 5 november 2014 werd een onderhandelingsgesprek georganiseerd met Ethias nv, kandidaat leidende maatschappij. Deze meeting liet toe om op basis van de initiële offerte toelichtingen te geven en vragen ter verduidelijking te stellen. Tegelijk werden aan Ethias, met het oog op een Best and Final Offer (BAFO) tegen 12 november 2014, concrete wensen overgemaakt als daar zijn:

1) Inspanning qua prijs op aangepaste biedingsbladen (met enkele supplementaire verplichte opties);
2) beoogde looptijd van zes jaar;
3) uitbreiding storm en hagel tot 100% (verbetering aangeboden door een kandidaat medeverzekeraar);
4) keuzemogelijkheid diverse entiteiten om met betrekking tot de automatische dekking te kunnen kiezen tussen een afrekening op basis van 50% of tussen een formule zonder afrekening;
5) schrapping waarborg terrorisme die Ethias mee in de offerte had gestoken – deze laatste waarborg is in de praktijk toch maar een lege doos gezien deze via TRIP is aangeboden;
6) beknopte beschrijving hoe Ethias de aangeboden dienstverlening in concreto gaat implementeren na eventuele gunning.

De BAFO van Ethias voldeed aan alle verwachtingen. De initiële prijs werd nog eens met 10% gereduceerd. Met alle andere punten werd ingestemd en de implementatie van de dienstverlening werd verduidelijkt.

Perceel 2 - alle risico’s brand (aandeel van 35% in medeverzekering)

1

P&V Verzekeringen cvba

Op 12 november 2014 – na kennisname van de BAFO van Ethias als kandidaat leidende maatschappij – werden eveneens de kandidaat medeverzekeraars voor de percelen 2, 3 en 4 aangeschreven voor een BAFO met specifieke vragen die gericht waren om de finale offerte van de kandidaat leidende maatschappij zo veel mogelijk te benaderen.

P&V diende haar BAFO in op 18 november 2014.

BAFO P&V (ingeschreven voor perceel 2, 3 en 4):

- Geen extra korting meer;
- akkoord met dekking 100% storm en hagel;
- akkoord mogelijkheid geen premie-afrekening tijdens verzekeringsjaar voor wijzigingen;
- looptijd: akkoord met vaste looptijd van zes jaar.

2

Axa Belgium nv

Op 12 november 2014 – na kennisname van de BAFO van Ethias als kandidaat leidende maatschappij – werden eveneens de kandidaat medeverzekeraars voor de percelen 2, 3 en 4 aangeschreven voor een BAFO met specifieke vragen die gericht waren om de finale offerte van de kandidaat leidende maatschappij zo veel mogelijk te benaderen.

AXA Belgium nv diende haar BAFO in op 18 november 2014.

BAFO AXA (enkel ingeschreven perceel 2):

- Geen extra korting meer gezien de zeer scherpe initiële offerte;
- akkoord met dekking 100% storm en hagel;
- akkoord mogelijkheid geen premie-afrekening tijdens verzekeringsjaar voor wijzigingen;
- looptijd: Axa garandeert de premievoeten gedurende de volledige looptijd van de overeenkomst. Axa behoudt zich wel het recht voor om na het verstrijken van de eerste drie jaar, de overeenkomst eventueel op te zeggen wanneer de loss ratio de 70% zou overstijgen.

3

Ethias nv

Op 12 november 2014 – na kennisname van de BAFO van Ethias als kandidaat leidende maatschappij – werden eveneens de kandidaat medeverzekeraars voor de percelen 2, 3 en 4 aangeschreven voor een BAFO met specifieke vragen die gericht waren om de finale offerte van de kandidaat leidende maatschappij zo goed mogelijk te benaderen. In deze werd Ethias ook aangeschreven gezien Ethias niet de zekerheid had dat zij als leidende maatschappij zou weerhouden worden.

BAFO Ethias:
Tijdens de finale onderhandelingsfase werd duidelijk dat de ingediende BAFO van Ethias voor de percelen als medeverzekeraar niet meer relevant was gezien Ethias als enige in aanmerking komt als kandidaat-leidende maatschappij en haar capaciteit beperkt is tot de capaciteit die nodig is om voor het eerste perceel.

Perceel 3 - alle risico’s brand (aandeel van 20% in medeverzekering)

1

P&V Verzekeringen cvba

Op 12 november 2014, na kennisname van de BAFO van Ethias als kandidaat leidende maatschappij, werden eveneens de kandidaat medeverzekeraars voor de percelen 2, 3 en 4 aangeschreven voor een BAFO met specifieke vragen die gericht waren om de finale offerte van de kandidaat leidende maatschappij zo veel mogelijk te benaderen.

P&V diende haar BAFO in op 18 november 2014.

BAFO P&V (ingeschreven voor perceel 2, 3 en 4):

- Geen extra korting meer;
- akkoord met dekking 100% storm en hagel;
- akkoord mogelijkheid geen premie-afrekening tijdens verzekeringsjaar voor wijzigingen;
- looptijd: akkoord met vaste looptijd van 6 jaar.

2

Ethias nv

Op 12 november 2014 – na kennisname van de BAFO van Ethias als kandidaat leidende maatschappij – werden eveneens de kandidaat medeverzekeraars voor de percelen 2, 3 en 4 aangeschreven voor een BAFO met specifieke vragen die gericht waren om de finale offerte van de kandidaat leidende maatschappij zo veel mogelijk te benaderen. In deze werd Ethias ook aangeschreven gezien Ethias niet de zekerheid had dat zij als leidende maatschappij zou weerhouden worden.

BAFO Ethias:
Tijdens de finale onderhandelingsfase werd duidelijk dat de ingediende BAFO van Ethias voor de percelen als medeverzekeraar niet meer relevant was gezien Ethias als enige in aanmerking komt als kandidaat-leidende maatschappij en haar capaciteit beperkt is tot de capaciteit die nodig is om voor het eerste perceel.

3

Belfius Verzekeringen nv

Op 12 november 2014 – na kennisname van de BAFO van Ethias als kandidaat leidende maatschappij – werden eveneens de kandidaat medeverzekeraars voor de percelen 2, 3 en 4 aangeschreven voor een BAFO met specifieke vragen die gericht waren om de finale offerte van de kandidaat leidende maatschappij zo veel mogelijk te benaderen.

Belfius Verzekeringen diende haar BAFO in op 18 november 2014.

BAFO Belfius (ingeschreven voor perceel 3 en 4):

- Geen extra korting (hadden reeds scherpste tarief van alle offertes);
- akkoord met dekking 100% storm en hagel;
- akkoord mogelijkheid geen premie-afrekening tijdens verzekeringsjaar voor wijzigingen;
- looptijd: akkoord met vaste looptijd van 6 jaar;
- capaciteitsverhoging tot 30%.

Perceel 4 - alle risico’s brand (aandeel van 10% in medeverzekering)

1

P&V Verzekeringen cvba

Op 12 november 2014 – na kennisname van de BAFO van Ethias als kandidaat leidende maatschappij – werden eveneens de kandidaat medeverzekeraars voor de percelen 2, 3 en 4 aangeschreven voor een BAFO met specifieke vragen die gericht waren om de finale offerte van de kandidaat leidende maatschappij zo veel mogelijk te benaderen.

P&V diende haar BAFO in op 18 november 2014.

BAFO P&V (ingeschreven voor perceel 2, 3 en 4):

- Geen extra korting meer;
- akkoord met dekking 100% storm en hagel;
- akkoord mogelijkheid geen premie-afrekening tijdens verzekeringsjaar voor wijzigingen;
- looptijd: akkoord met vaste looptijd van zes jaar.

2

Ethias nv

Op 12 november 2014, na kennisname van de BAFO van Ethias als kandidaat leidende maatschappij, werden eveneens de kandidaat medeverzekeraars voor de percelen 2, 3 en 4 aangeschreven voor een BAFO met specifieke vragen die gericht waren om de finale offerte van de kandidaat leidende maatschappij zo veel mogelijk te benaderen. In deze werd Ethias ook aangeschreven gezien Ethias niet de zekerheid had dat zij als leidende maatschappij zou weerhouden worden.

BAFO Ethias:
Tijdens de finale onderhandelingsfase werd duidelijk dat de ingediende BAFO van Ethias voor de percelen als medeverzekeraar niet meer relevant was gezien Ethias als enige in aanmerking komt als kandidaat-leidende maatschappij en haar capaciteit beperkt is tot de capaciteit die nodig is om voor het eerste perceel.

3

Belfius Verzekeringen nv

Op 12 november 2014, na kennisname van de BAFO van Ethias als kandidaat leidende maatschappij, werden eveneens de kandidaat medeverzekeraars voor de percelen 2, 3 en 4 aangeschreven voor een BAFO met specifieke vragen die gericht waren om de finale offerte van de kandidaat leidende maatschappij zo veel mogelijk te benaderen.

Belfius Verzekeringen diende haar BAFO in op 18 november 2014.

BAFO Belfius (ingeschreven voor perceel 3 en 4):

- Geen extra korting (hadden reeds scherpste tarief van alle offertes);
- akkoord met dekking 100% storm en hagel;
- akkoord mogelijkheid geen premie-afrekening tijdens verzekeringsjaar voor wijzigingen;
- looptijd: akkoord met vaste looptijd van zes jaar;
- capaciteitsverhoging tot 30%.

Nr.

Naam

Motivering

Score

Perceel 1 - alle risico’s brand (aandeel van 35% als leidende maatschappij)

Gunningscriterium nr. 1: Prijs
Beoordeling op 70 punten
De prijs dient deze te zijn voor de door het stadsbestuur gewenste dekking zoals omschreven onder de functionele en technische bepalingen en inclusief de bijkomende waarborgen die de inschrijver bovenop deze dekking aanbiedt.

Dit prijsonderdeel wordt bepaald door de som van alle jaarpremies van alle entiteiten. De berekeningsbases zijn weergegeven op de biedingsbladen. Deze som zal de prijs zijn die gebruikt wordt in onderstaande formule voor de puntentoekenning:

p = Pmax.L/x, waarbij:
p = aantal behaalde punten; Pmax = maximaal te behalen punten; L = laagste offerte; x = onderzochte offerte.

De prijs die vergeleken wordt, is samengesteld uit volgende onderdelen: de som van alle jaarpremies gebaseerd op de vaste premievoeten. Bij onverenigbaarheid tussen de jaarpremies en de premievoeten primeren de premievoeten vermits deze als berekeningscoëfficiënt gelden.

1

Ethias nv

Ethias heeft een offerte ingediende voor een totaal bedrag van € 1.030.308,25. Ethias geeft een maximumcapaciteit van 40% over alle percelen heen. Gezien geen enkele andere verzekeraar voor dit perceel heeft ingediend wordt aan Ethias het maximum van 70 punten toegekend.

70

Gunningscriterium nr. 2: Kwaliteit van de dienstverlening 
Beoordeling op 20 punten
De dienstverlener wordt gevraagd voor de beoordeling van dit criterium een synthesenota (maximum vijf bladzijden) bij de offerte te voegen waarin op een duidelijke, analytische en gesynthetiseerde manier wordt aangetoond hoe de leverbare service voor deze opdracht uitgewerkt en gemaximaliseerd wordt. Indien gebruik gemaakt wordt van algemene bedrijfsbrochures moet in de synthesenota uitdrukkelijk verwezen worden naar de van toepassing zijnde passages in die brochures (op paragraafniveau). Tijdens de onderhandelingsfase kan aan de inschrijvers gevraagd worden om bepaalde elementen toe te lichten.

De inschrijver dient zijn dienstverlening, klantenservice en bijstand te beschrijven, zowel inzake rechtstreeks contractbeheer als rechtstreeks schadebeheer. Bijkomende ondersteuning of advies zal eveneens gehonoreerd worden. Elementen die daarbij beoordeeld worden (niet-exhaustieve lijst):

Contractbeheer:

• Werkwijze bij wijziging van de samenstelling van het patrimonium;
• digitale ondersteuning;
• flexibiliteit inzake facturatie;
• ervaring medewerkers;
• adviesverlening;
• bereikbaarheid en naam van de contactpersoon.

Schadebeheer:

• Stappenplan bij schade;
• looptijd tussen de aangifte en de behandeling;
• voorlopige maatregelen en bijstand bij crisissituaties;
• Aanwijzing en rechtstreekse toegang tot vaste schadedossierbeheerder(s);
• Digitale ondersteuning;
• Rapportering;
• Ervaring met schadedossiers in de openbare sector;
• Beschikbaarheid statistieken;
• Bereikbaarheid  en naam van de contactpersoon.

Bijkomend advies of ondersteuning

Het stadsbestuur verwacht van de verzekeraar naast het dagdagelijkse beheer ook een proactieve ondersteuning en advies. De inschrijver dient te beschrijven waaruit die bijkomende dienstverlening bestaat.

1

Ethias nv

Op basis van de bondige maar zeer volledige dienstverleningsnota wordt de kwaliteit van de aangeboden service beschouwd als zeer goed zowel voor het contractbeheer als voor het schadebeheer.

Zowel qua bereikbaarheid, administratie, schadebeheer, snelheid van handelen en flexibiliteit beantwoordt de beschreven service volkomen aan de verwachtingen.

Ethias benadrukt onder andere:
- Het digitaal platform Easynet;
- haar preventie en adviesverlening;
- flexibiliteit afleveren statistieken;
- de opleidingsmogelijkheden en e-learning.

Mooie beloftes moeten echter ook in de praktijk worden omgezet. Teneinde op het terrein maximaal gebruik te kunnen maken van de voorgestelde dienstverlening heeft Ethias in de BAFO haar intenties qua dienstverlening verduidelijkt en/of in de verf gezet. Bij eventuele gunning van perceel 1 stelt Ethias voor om in de maand januari 2015 een vergadering te beleggen waarbij de in de dienstverlening voorziene acties, maatregelen en werkwijzen zullen besproken en geconcretiseerd worden, op basis van de concrete behoeftes van de diverse entiteiten.

16

Gunningscriterium nr. 3: Tussentijdse opzeg
Beoordeling op 10 punten
De opdracht heeft een geplande duurtijd van zes jaar, met een vaste contractduur van drie jaar en nadien 3 x 1 jaar stilzwijgend verlengbaar voor een maximumperiode van zes jaar.

De verzekeraar die bevestigt geen gebruik te zullen maken van de mogelijkheid tot opzeg gedurende de maximale looptijd van zes jaar, ontvangt 10 punten. De verzekeraar die van deze opzegmogelijkheid toch gebruik wil kunnen maken, ontvangt 0 punten.

1

Ethias nv

Ethias geeft een looptijd van zes jaar (drie jaar + drie jaar) zonder opzeg.

10

Perceel 2 - alle risico’s brand (aandeel van 35% in medeverzekering)

Gunningscriterium nr. 1: Prijs
Beoordeling op 90 punten
De prijs dient deze te zijn voor de door het stadsbestuur gewenste dekking zoals omschreven onder de functionele en technische bepalingen en inclusief de bijkomende waarborgen die de inschrijver bovenop deze dekking aanbiedt.

Dit prijsonderdeel wordt bepaald door de som van alle jaarpremies van alle entiteiten. De berekeningsbases zijn weergegeven op de biedingsbladen. Deze som zal de prijs zijn die gebruikt wordt in onderstaande formule voor de puntentoekenning:

p = Pmax.L/x, waarbij:
p = aantal behaalde punten; Pmax = maximaal te behalen punten; L = laagste offerte; x = onderzochte offerte.

De prijs die vergeleken wordt, is samengesteld uit volgende onderdelen: de som van alle jaarpremies gebaseerd op de vaste premievoeten. Bij onverenigbaarheid tussen de jaarpremies en de premievoeten primeren de premievoeten vermits deze als berekeningscoëfficiënt gelden.

2

Axa Belgium nv

AXA heeft een offerte ingediend voor een totaal bedrag van € 943.141,58. Gezien deze offerte de goedkoopste is voor dit perceel wordt aan AXA het maximum van 90 punten toegekend.

90

1

P&V Verzekeringen cvba

P&V heeft een offerte ingediend voor een totaal bedrag van € 1.071.628,21.

943.141,58/1.071.628,21 * 90 = 79,21

79,21

3

Ethias nv

Gezien de maximum capaciteit van 40% over alle percelen heen uitgeput is door toewijzing perceel 1, komt deze offerte niet meer in aanmerking.

---

Gunningscriterium nr. 2: Tussentijdse opzeg
Beoordeling op 10 punten
De opdracht heeft een geplande duurtijd van zes jaar, met een vaste contractduur van drie jaar en nadien 3 x 1 jaar stilzwijgend verlengbaar voor een maximumperiode van zes jaar.

De verzekeraar die bevestigt geen gebruik te zullen maken van de mogelijkheid tot opzeg gedurende de maximale looptijd van zes jaar, ontvangt 10 punten. De verzekeraar die van deze opzegmogelijkheid toch gebruik wil kunnen maken, ontvangt 0 punten.

1

P&V Verzekeringen cvba

P&V geeft een looptijd van zes jaar (drie jaar + drie jaar) zonder opzeg.

10

2

Axa Belgium nv

AXA houdt zich aan de minimum looptijd zoals opgelegd door het bestek (vaste duurtijd van drie jaar).

AXA kan akkoord gaan met een duurtijd van zes jaar onder voorbehoud: indien de loss ratio de 70% overschrijdt wensen ze na drie jaar toch gebruik te kunnen maken van de opzegmogelijkheid.

Hiervoor kan de aanbestedende overheid echter geen punten toekennen.

0

3

Ethias nv

Zie gunningscriterium 1.

---

Perceel 3 - alle risico’s brand (aandeel van 20% in medeverzekering)

Gunningscriterium nr. 1: Prijs
Beoordeling op 90 punten
Zie perceel 2.

3

Belfius Verzekeringen nv

Belfius heeft een offerte ingediend voor een totaal bedrag van € 835.232,88 met een capaciteit van 30%. Gezien deze offerte de goedkoopste is wordt aan Belfius het maximum van 90 punten toegekend.

90

1

P&V Verzekeringen cvba

P&V heeft een offerte ingediend voor een totaal bedrag van € 1.071.628,21.

835.232,88 / 1.071.628,21 * 90 = 70,15

70,15

2

Ethias nv

Gezien de maximum capaciteit van 40% over alle percelen heen uitgeput is door toewijzing perceel 1, komt deze offerte niet meer in aanmerking.

---

Gunningscriterium nr. 2: Tussentijdse opzeg
Beoordeling op 10 punten
Zie perceel 2.

1

P&V Verzekeringen cvba

P&V geeft een looptijd van zes jaar (drie jaar + drie jaar) zonder opzeg.

10

3

Belfius Verzekeringen nv

Belfius geeft een looptijd van zes jaar (drie jaar + drie jaar) zonder opzeg.

10

2

Ethias nv

Zie gunningscriterium 1.

---

Perceel 4 - alle risico’s brand (aandeel van 10% in medeverzekering)

Gunningscriterium nr. 1: Prijs
Beoordeling op 90 punten
Zie perceel 2.

3

Belfius Verzekeringen nv

Belfius heeft een offerte ingediend voor een totaal bedrag van € 835.232,88 met een capaciteit van 30%. Gezien deze offerte de goedkoopste is wordt aan Belfius het maximum van 90 punten toegekend.

90

1

P&V Verzekeringen cvba

P&V heeft een offerte ingediend voor een totaal bedrag van € 1.071.628,21.

835.232,88 / 1.071.628,21 * 90 = 70,15

70,15

2

Ethias nv

Gezien de maximum capaciteit van 40% over alle percelen heen uitgeput is door toewijzing perceel 1, komt deze offerte niet meer in aanmerking.

---

Gunningscriterium nr. 2: Tussentijdse opzeg
Beoordeling op 10 punten
Zie perceel 2.

1

P&V Verzekeringen cvba

P&V geeft een looptijd van zes jaar (drie jaar + drie jaar) zonder opzeg.

10

3

Belfius Verzekeringen nv

Belfius geeft een looptijd van zes jaar (drie jaar + drie jaar) zonder opzeg.

10

2

Ethias nv

Zie gunningscriterium 1.

---

Nr.

Naam

Score

Perceel 1 - alle risico’s brand (aandeel van 35% als leidende maatschappij)

1

Ethias nv

96,00

Perceel 2 - alle risico’s brand (aandeel van 35% in medeverzekering)

2

Axa Belgium nv

90,00

1

P&V Verzekeringen cvba

89,21

3

Ethias nv

---

Perceel 3 - alle risico’s brand (aandeel van 20% in medeverzekering)

3

Belfius Verzekeringen nv

100,00

1

P&V Verzekeringen cvba

80,15

2

Ethias nv

---

Perceel 4 - alle risico’s brand (aandeel van 10% in medeverzekering)

3

Belfius Verzekeringen nv

100,00

1

P&V Verzekeringen cvba

80,15

2

Ethias nv

---