Artikel 245 §2 van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college een motiveringsverslag dient te maken waarin de voor- en nadelen van externe verzelfstandiging in de gekozen vorm worden afgewogen.
Artikel 245 § 3 van het Gemeentedecreet bepaalt dat de statuten van een extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm (een eva-vzw) moeten worden goedgekeurd door de gemeenteraad.
Artikel 246 § 4 van het Gemeentedecreet bepaalt dat de gemeenteraad bij de samenstelling van de organen rekening kan houden met de samenstelling van de districtsraad voor zover de gemeentelijke vennootschap, vereniging of stichting belast is met de verwezenlijking van welbepaalde beleidsuitvoerende taken van gemeentelijk belang die uitsluitend bevoegdheden van het district betreffen.
De gemeenteraad besliste op 25 februari 2008 (jaarnummer 318) tot de omvorming van de acht bestaande vzw’s financieel beheer van de cultuurcentra tot acht vzw’s lokaal cultuurbeleid.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 794) keurde de gemeenteraad de omvorming conform het Gemeentedecreet en de juridisch-technische statutenwijziging goed.
Opdat de verzelfstandigde entiteiten verder konden functioneren na 1 januari 2014, moesten de statuten aangepast worden tegen 31 december 2013, zodat ze juridisch-technisch conform het Gemeentedecreet waren. Deze juridisch-technische statutenwijziging werd goedgekeurd door de gemeenteraad voor een duur van maximaal één jaar.
Het college keurde op 19 september 2014 (jaarnummer 9448) het motiveringsverslag goed voor het verder uitvoeren van de activiteiten van de vzw lokaal cultuurbeleid district Berchemin de vorm van een eva-vzw. Tevens keurde het college de ontwerpstatuten goed en besliste om deze voor te leggen aan de districtsraad van het district Berchem.
De districtsraad Berchem bracht in zitting 20 november 2014 (jaarnummer 89) advies uit op deze ontwerpstatuten.
Voor elke verzelfstandiging legt het Gemeentedecreet een uitdrukkelijke verplichting op tot motivering. De gemeenteraad beslist over de voortzetting van de verzelfstandiging, en moet dus de voor – en nadelen van de verschillende beheersvormen tegen elkaar afwegen en aannemelijk maken dat de voordelen opwegen tegen de nadelen. Uitgangspunt is dat het beheer binnen de stedelijke diensten de regel is en dat men pas kan overgaan tot een vorm van externe verzelfstandiging als daar goede motieven voor zijn.
De aanzet voor deze motivering moet gegeven worden in een motiveringsverslag, dat wordt opgesteld door het college van burgemeester en schepenen. Deze motivering moet volgens de toezichthoudende overheid ook gebeuren voor de omvorming naar en het behoud van een extern verzelfstandigde entiteit in privaatrechtelijke vorm.
Door middel van hogervermeld besluit werd dan ook door het college een motivering opgemaakt voor de keuze van de meest aangewezen rechtsvorm voor deze huidige vzw. Uit het motiveringsverslag blijkt dat een eva-vzw de meest aangewezen vorm blijft om de activiteiten van de entiteit uit te voeren.
De ontwerpstatuten werden vervolgens aan alle districten voor advies voorgelegd. Daarnaast bracht ook het directiecomité van de bedrijfseenheid districts- en loketwerking, dat samen kwam op 19 september 2014, advies uit op de ontwerpstatuten. De districtscoördinatoren gaven een aantal opmerkingen over inconsequenties in de statuten en adviseerden enkele aanpassingen opdat de statuten beter zouden aansluiten bij de realiteit van de districtswerking. Op basis van de uitgebrachte adviezen werd een nieuwe tekst van de statuten opgesteld die nu ter goedkeuring voorligt.
Zo wordt in de statuten bijvoorbeeld de mogelijkheid voorzien om een directiecomité op te richten. Het oprichten van een directiecomité is dus geen verplichting en is een beslissing van de raad van bestuur van de vzw. Bijgevolg kan het district zelf bepalen of er een directiecomité binnen de vzw wordt opgericht.
Een samenwerkingsovereenkomst met de stad Antwerpen zal op latere datum worden afgesloten.
Artikel 245 van het Gemeentedecreet handelt over het motiveringsverslag en de goedkeuring statuten.
De cultuurraad van Berchem geeft een positief advies over de nieuwe statuten van EVA vzw Lokaal Cultuurbeleid.
De cultuurraad adviseert bovendien om bij de samenstelling van de Raad van Bestuur ook een ondervoorzitter aan te duiden uit de vertegenwoordiging van gebruikers en deskundigen naast de aanduiding van een ondervoorzitter uit de meerderheid.
Tenslotte adviseert de cultuurraad de relevante vertegenwoordiging van gebruikers en deskundigen evenredig te verdelen.
Het advies over het kiezen van twee ondervoorzitters sluit aan bij de specifieke situatie in het district waarbij de bevoegdheden cultuur, erfgoed en feestelijkheden verdeeld zijn over twee schepenen en wordt dus opgenomen in de statuten.Artikel 25. wordt als volgt gewijzigd: "Daarnaast kiest de raad van bestuur twee ondervoorzitters: een ondervoorzitter uit categorie A en een ondervoorzitter uit categorie B." Het advies over het evenredig verdelen van vertegenwoordiging van gebruikers en deskundigen zal de cultuurraad in eerste instantie zelf ter harte moeten nemen aangezien de statuten bepalen dat het de cultuurraad is die deze vertegenwoordiging voordraagt.Het college legt het motiveringsverslag, zoals goedgekeurd op 19 september 2014 (jaarnummer 9448), ter kennisneming voor aan de gemeenteraad en legt het behoud van eva-vzw lokaal cultuurbeleid district Berchem op basis hiervan ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad
Het college keurt de statuten van eva-vzw lokaal cultuurbeleid district Berchem goed en legt deze ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad.