2014_CBS_10253 - Mastergebouw Lokale Politie Antwerpen - Algemeen kader - Goedkeuring

AG VESPA zal na gunning met de opdrachtnemer een DBFM-overeenkomst afsluiten voor het ontwerpen, bouwen en financieren van het project alsook het onderhouden ervan gedurende de contractduur. AG VESPA zal hiervoor gedurende een periode van minimaal 20 jaar een periodieke beschikbaarheidsvergoeding betalen aan de opdrachtnemer. AG VESPA zal op haar beurt het mastergebouw verhuren aan de lokale politie Antwerpen conform de modaliteiten van de eigenaar-huurder relatie zoals bepaald in de samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en AG VESPA betreffende het Politiepatrimonium, goedgekeurd door de gemeenteraad op 21 september 2009 (jaarnummer 1419).

Om de financieringskost te beperken zal de opbrengst van de verkoop van Oudaan, eventueel aangevuld met een extra bedrag uit de politiebegroting, aangewend worden voor de betaling van een éénmalige vergoeding bij beschikbaarheid van het mastergebouw met een positieve impact op de beschikbaarheidsvergoeding als gevolg.

Na de beëindiging van de beschikbaarheidsperiode wordt het gebouw eigendom van de stad Antwerpen of AG VESPA.

In het kader van masterplan Huisvesting van de Lokale Politie Antwerpen dient een mastergebouw ontwikkeld te worden waarin alle beleidsuitvoerende en beleidsondersteunende diensten centraal gehuisvest worden met uitzondering van de gedeconcentreerde onthaal- en wijkwerking.

Bij collegebesluit van 19 juli 2013 (jaarnummer 6702) inzake de nieuwe beleidsvisie en het Masterplan Huisvesting werd aangegeven dat het mastergebouw een gebouw betreft van circa 35.000 m² bruto vloeroppervlakte met daarnaast de mogelijkheid om 560 voertuigen te stallen.

Op 20 december 2013 (jaarnummer 12875) besliste het college om voor de ontwikkeling van het mastergebouw een procedure te laten uitwerken waarbij grond en gebouw in finaliteit eigendom worden van de stad Antwerpen of AG VESPA binnen het kader van het financieel model politie.

Het college gaf opdracht aan Lokale Politie Antwerpen (LPA) om haar programma van eisen op te maken voor het mastergebouw. AG VESPA kreeg de opdracht om aansluitend op het afgewerkte programma van eisen een procedure uit te werken waarbij snelheid/timing primeert.

Bij collegebesluit van 20 december 2013 (jaarnummer 12764) werd de studieopdracht voor het uitwerken van een projectdefinitie en programma van eisen gegund via Jobpunt Vlaanderen aan Möbius. Möbius voerde deze opdracht uit in onderlinge samenwerking met AOS-Studley.

Op 31 juli 2014 leverde Möbius aan de Stuurgroep Masterplan Huisvesting van de lokale politie Antwerpen een projectdefinitie met programma van eisen op (“Naar een nieuw mastergebouw voor de Lokale Politie Antwerpen” versie 3.1).

Dit document werd gebaseerd op de uitgangspunten uit de strategische nota van 1 april 2014. Dit document beschrijft de input van de Lokale Politie Antwerpen voor het beschrijvend document (= bestek) dat door AG VESPA wordt opgemaakt.

Bij collegebesluit van 10 juli 2014 (jaarnummer 7200) werden voor de realisatie van het mastergebouw de timing en mijlpalen bepaald.

Het college keurt op 19 september 2014 de publicatie van de vooraankondiging voor het project mastergebouw voor de Lokale Politie Antwerpen goed.

De vooraankondiging omvat de basisgegevens met betrekking tot de opdracht, met name

• een bondige duiding van het te realiseren programma en het ambitieniveau;
• de perimeter (zoals bepaald door de Lokale Politie Antwerpen) voor de ligging van de grond, die deel uitmaakt van het project;
• duiding van de procedure waarbij de private partner instaat voor het ontwerp, de bouw, financiering en het onderhoud van de infrastructuur over de looptijd van de overeenkomst;
• De overdracht van de eigendomsrechten aan AG VESPA of stad Antwerpen worden overgedragen volgens nog nader te bepalen modaliteiten.

De vooraankondiging werd gepubliceerd teneinde geïnteresseerden toe te laten zich voor te bereiden op een mogelijke kandidatuurstelling op het ogenblik dat de effectieve publicatie zal gebeuren, alsook de interesse in de markt te vergroten.

Het project mastergebouw voor de Lokale Politie Antwerpen wordt gekenmerkt door verschillende technische, juridische en financiële aspecten die het kader bepalen waarbinnen gewerkt wordt. Onderhavige tekst geeft duiding bij elk van deze facetten die door hun onderlinge samenhang de complexiteit van het project bepalen.

1. Programma van eisen

Het programma van eisen “Naar een nieuw mastergebouw voor de lokale politie Antwerpen” versie 3.1 van 31 juli 2014 opgeleverd door Möbius vormt het uitgangspunt voor de opmaak van de opdrachtdocumenten.

De belangrijkste kwantitatieve resultaten van het programma van eisen zijn als volgt samen te vatten

Parallel met het ruimtelijk en functioneel programma van eisen werden de grenzen van de perimeter voor de locatie bepaald door de Lokale Politie Antwerpen.

Het mastergebouw zal alle beleidsuitvoerende en beleidsondersteunende diensten met uitzondering van de gedeconcentreerde onthaal- en wijkwerking centraal huisvesten. Voor circa 1900 personeelsleden in verschillende disciplines bij Lokale Politie Antwerpen zal het mastergebouw de zogenaamde ‘gewone plaats van het werk’ betreffen. Gelet verschillende van de disciplines behoren tot de kerntaak in de onmiddellijke dienstverlening naar de burger en andere partners toe, dient met een aantal uitgangspunten rekening gehouden te worden voor wat betreft de inplanting van het mastergebouw :

• vanuit de locatie dient vlot de Ring (R1) en singelweg (R10) rond Antwerpen bereikbaar te zijn. Om die reden wordt de zoekzone voor de locatie beperkt tot 500 m buiten de ring (R1);
• de radiale doorstroming naar de gebieden intra- & extra-muros dient vanuit de locatie via meerdere logische aanrijroutes gewaarborgd;
• het complex dient gelokaliseerd te worden binnen een radius van ongeveer 5 km ten opzichte van het nieuwe Gerechtsgebouw, Sportpaleis en Linkeroever, wat drie cruciale interventielocaties voor de LPA zijn en die te allen tijde snel bereikbaar moeten zijn;
• een snelle interventie van lokaal navigatiepersoneel in bijstand aan federale luchtsteun dient mogelijk te zijn door een goede bereikbaarheid van Antwerp Airport;
• een inplanting op linkeroever wordt uitgesloten omwille van de kruising van de Schelde die enkel door middel van de Kennedytunnel en de Waaslandtunnel kan gebeuren.

Rekening houdende met bovenstaande criteria en teneinde elke vorm van subjectiviteit bij de keuze van de locatie voor het toekomstige mastergebouw uit te sluiten wordt de locatie aan de hand van een welomschreven perimeter beperkt. De locatie van het toekomstige mastergebouw dient met name gelegen te zijn in het gebied dat zich uitstrekt van de Schelde ten westen van de stad tot 500 m voorbij de begrenzing van de buitenring R1 ten zuiden en oosten van de stad Antwerpen. Ten noorden wordt het gebied begrensd door Burgemeester Gabriel Theunisbrug, de Minister Delbekelaan, de Groenendaallaan, de Straatsburgbrug, Siberiastraat en Oosterweelsteenweg tot aan de Royerssluis.

 2.      Keuze voor een PPS in de vorm van een contractuele DBFM-opdracht

Na onderzoek van de randvoorwaarden voor het project is de realisatie van het project via DBFM (design, build, finance and maintain) opdracht aangewezen waarbij een private partner instaat voor het ontwerp, de bouw, de financiering en het onderhoud van het gebouw gedurende de looptijd van de overeenkomst.
De keuze voor het opzetten van deze contractuele vorm van samenwerking vloeit voort uit de significante voordelen op het vlak van synergie (ontwerper en aannemer, ontwerper en onderhoudsaannemer), timing en gespreide betaling die deze formule kenmerken. Daarnaast zal de DBFM-formule toelaten om zoveel mogelijk bouw- en beschikbaarheidsrisico’s bij de toekomstige opdrachtnemer te alloceren.

Voor het bepalen van de meest geschikte formule voor het project mastergebouw LPA heeft AG VESPA ook overleg met het Vlaams Kenniscentrum PPS gepleegd. Zij organiseerden een workshop op 23 september 2014 in aanwezigheid van de belangrijkste teamleden (AG VESPA, Lokale Politie Antwerpen, kabinet) die bij de voorbereiding van het project betrokken zijn. In deze workshop werd het instrument van de Meerwaardescan toegepast dat specifiek ontwikkeld werd om advies te geven over de projecten waarbij DBFM wordt overwogen als contractvorm.
Uit de workshop bleek dat het project zich leent voor DBFM: het project is immers meer dan voldoende groot om een DBFM-contract te verantwoorden en voldoende complex zodat private inventiviteit en creativiteit toegevoegde waarde kunnen bieden. Verder is de onderhoudsscope voldoende omvangrijk om dit met het ontwerp en de bouw te integreren en in een complex gebouw als het mastergebouw is ook de onderhoudskost voldoende in omvang. Meerwaarde lijkt verder vooral verwacht te worden door de mogelijkheden op het vlak van levenscyclusoptimalisatie, integratie van projectonderdelen en meer garanties op beschikbaarheid in DBFM.
Bij verdere uitwerking zullen de aanbevelingen van het Kenniscentrum PPS verder onderzocht en uitgewerkt worden om zo de kansen op (financiële en niet-financiële) meerwaarde te maximaliseren.

De stad, middels AG VESPA kan, afhankelijk van de budgettaire middelen, opteren om de F-component van de opdracht te milderen en zo de financieringskost te beperken. Zo kan contractueel worden voorzien dat, op het moment dat de betrokken infrastructuur conform het technisch bestek wordt opgeleverd, een bepaald percentage van de bouwprijs door middel van een éénmalige vergoeding, onmiddellijk wordt afgelost. De aankoop van het grondaandeel kan ook bij aanvang van de bouwwerken plaatsvinden.

Bij de verdere uitwerking van de DBFM opdracht wordt rekening gehouden met volgende uitgangspunten:

• de F(inance) component wordt beperkt door reeds te voorzien in een (gedeeltelijke) éénmalige vergoeding op het ogenblik van beschikbaarheid;
• de M(aintenance) component wordt onder controle gehouden en omvat in principe het normale eigenaarsonderhoud. Inhoudelijk gemotiveerd zal  worden waarom het al dan niet voordelig is om bepaalde aspecten van bijkomend onderhoud in de M component op te nemen in functie van de gebruikszekerheid van specifieke cruciale onderdelen van het gebouw;
• er wordt geen O(perate)-component toegevoegd tenzij er overtuigende argumenten aanwezig zijn waarom dit voor beperkte onderdelen toch een significante meerwaarde zou kunnen opleveren.

3.      Keuze voor een onderhandelingsprocedure

Voor de gunning van de opdracht wordt momenteel uitgegaan dat de procedure “onderhandelingsprocedure met bekendmaking” op grond van artikel 26,§2, 1°, b) van de Wet van 15 juni 2006 zal gevolgd worden. Die bepaling laat toe van een onderhandelingsprocedure met bekendmaking gebruik te maken wanneer het in uitzonderlijke gevallen gaat om werken waarvan de aard of de onzekere omstandigheden verhinderen op voorhand een globale prijs vast te stellen.

De huisvesting van de LPA is een uitzonderlijke opdracht waarbij het onmogelijk is om in een offerte meteen tot een vaste en definitieve prijs te komen. De volgende elementen verantwoorden het beroep op de onderhandelingsprocedure met bekendmaking:

• De opdracht is een technisch complexe opdracht en bestaat uit het ontwerpen, bouwen en ter beschikking stellen van een gebouw, of aaneengesloten gebouwencomplex, of gebouwdeel op een door de opdrachtnemer voorgestelde locatie, waarin zeer verschillende functies verenigd worden (parking, kantoren maar ook o.a. een schietstand, een arrestantencomplex, een hondenkennel en sportinfrastructuur). Er wordt van de kandidaten een belangrijke mate van creativiteit verwacht bij de architecturale uitwerking van het programma van eisen, gelet op het ambitieniveau voor het mastergebouw. Daarnaast wordt de mogelijkheid gelaten dat inschrijvers inschrijven met een locatie waarvan zij nog geen eigenaar zijn, maar wel beschikken over de nodige rechten. Dit noopt tot een zekere flexibiliteit en onderhandelingsmarge.
• Een vertaling van de gedetailleerde behoeften en specificaties naar de desbetreffende projecten zal ten dele afhangen van de beperkingen van de sites en de (al dan niet reeds) vergunde ontwerpen van het mastergebouw.
• Een gedeelte van de inrichting van het gebouw zal in de opdracht vervat zitten, terwijl de specifieke invulling van die inrichtingswerken gebouw specifiek zijn en onder meer een aansluiting en afstemming met de andere bouwwerkzaamheden vereisen.
• De overeenkomst zal “service level agreements” bevatten waarbij kwaliteitseisen tijdens de looptijd van de overeenkomst afdwingbaar worden gemaakt op straffe van vermindering van de te betalen vergoeding en/of mogelijkheid tot het vorderen van de ontbinding van de overeenkomst. Na afloop van de periode van ter beschikkingstelling moet de Stad of het AG VESPA eigenaar worden van de grond en het gebouw. De exacte modaliteiten van de ter beschikkingstelling, waaronder ook de duur, net als de verdere voorwaarden en juridische en financiële structurering waaronder het mastergebouw dient gerealiseerd te worden, moeten het voorwerp kunnen uitmaken van onderhandelingen in het kader van de gunningsprocedure.
• Tevens gaat het om een complexe opdracht, in de zin dat de AG VESPA, de stad Antwerpen en de lokale politie verlangen een evenwicht te zoeken tussen enerzijds strenge vereisten en een spoedige realisatie en anderzijds de ambitie om een gebouw of gebouwencomplex te huren dat toch een ambitieuze ruimtelijke meerwaarde biedt. Zo is het weinig waarschijnlijk dat een invulling van het behoeftenprogramma en de minimale eisen, zoals voorgesteld door een inschrijver, zonder meer aanvaardbaar zou zijn voor deze publieke stakeholders. Integendeel, het zal noodzakelijk blijken over de meest diverse aspecten te overleggen, niet in het minst met het oog op een betere kwaliteit, respectievelijk een betere prijs.

Dit geldt des te meer aangezien de specifieke invulling van de inrichtingswerken veelal (deels) gebouw specifiek zijn, en onder meer een aansluiting en afstemming met de andere bouwwerkzaamheden vereisen. Het is bovendien nodig dat de inschrijver ter zake maximaal zijn ervaring en know-how kan aanspreken, hetgeen vergt dat de specificaties voldoende flexibiliteit laten én dat over de offertes vervolgens kan worden onderhandeld om het meest optimale voorstel naar prijs-kwaliteit mogelijk te maken.

• Onderhandelingen kunnen ook noodzakelijk zijn om op gepaste wijze invulling te geven aan de hoogdringendheid van het project (beschikbaarheid tegen september 2018). Indien bepaalde onderdelen terzake problematisch zouden zijn, moet het mogelijk zijn om, middels onderhandelingen, tot een passende oplossing te komen.

Het is het bestuur bijgevolg niet mogelijk om in het licht van de vermelde onzekere omstandigheden in dit stadium van de opdracht al een globale prijs vast te stellen, omdat precies de wijze waarop de prijszetting zal gebeuren afhankelijk is van een aantal onzekere factoren. De onderhandelingen moeten precies toelaten om op grond van de ingediende offertes (met prijsvoorstel), de contractuele uitwerking, de risicoverdeling en de wijze van vergoeding fijn te stellen, en na te gaan op welke wijze de ambities maximaal geconcretiseerd kan worden. Dit vergt dat van meet af aan een concreet uitgewerkte offerte voorligt.

4. Verloop van de onderhandelingsprocedure

Het is aangewezen om in grote lijnen volgende stappen te nemen in de onderhandelingsprocedure.

• selectiefase;
• gunningsfase onderverdeeld in:
  ° indienen eerste offerte;
  ° onderhandeling;
  ° indienen tweede offerte;
  ° aanduiding voorkeursbieder;
  ° indienen finale offerte;
  ° gunning en contractsluiting;
  ° Financial Close.

De snelheid waarmee de procedure verloopt en het aantal offertes dat zal worden gevraagd zal afhangen van het aantal bieders, de kwaliteit van de offertes en de kwaliteitsverschillen tussen de offertes onderling.

Na aanduiding van de voorkeursbieder zal deze laatste onmiddellijk dienen over te gaan tot het opstellen van de nodige vergunningsaanvraagdossiers en zal de vergunningsaanvraag voor het voorkeursproject zo snel mogelijk ingediend worden. De doorlooptijd nodig voor het verkrijgen van de vergunning laat toe om finale contractbesprekingen te voeren met de voorkeursbieder met als doel waar mogelijk de prijs/kwaliteitsverhouding voor AG VESPA / Lokale Politie Antwerpen nog verder te optimaliseren. Onder andere zal het nog mogelijk zijn om bepaalde opmerkingen van de financierders te verwerken en om de contractdocumenten verder op punt te stellen.

Door de opdracht pas te gunnen na het verkrijgen van de nodige vergunningen wordt het vergunningsrisico goed onder controle gehouden enerzijds en is er meer tijd voor de private partner om financieringsovereenkomsten te sluiten anderzijds. Dit vertaalt zich in een voordeligere beschikbaarheidsvergoeding. Deze werkwijze is marktpraktijk.

5.      Verkoop van de politietoren aan de Oudaan

Door de uitvoering van het masterplan huisvesting van de lokale politie zal, na de realisatie van het mastergebouw en het nieuwe regiokantoor voor de afdeling West, de politietoren aan de Oudaan een nieuwe bestemming moeten krijgen.

Doordat de Oudaan haar publieke bestemming na de realisatie van het nieuwe mastergebouw verliest, heeft de stad Antwerpen geen nieuwe bestemming binnen haar patrimonium voor ogen. De stad Antwerpen wenst niettemin dat AG VESPA de site Oudaan kan valoriseren. Het principe van de valorisatie, in casu door middel van verkoop, van vrijgekomen panden is uitdrukkelijk voorzien in artikel 9 van de Samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en AG VESPA met betrekking tot het beheer van het politiepatrimonium. Overeenkomstig die afspraak staat AG VESPA in voor de valorisatie van het “Te Valoriseren Patrimonium” van zodra het betrokken pand niet meer door de LPA gebruikt wordt. Dat principe werd met betrekking tot de Oudaan uitdrukkelijk vooropgesteld in het collegebesluit van 19 juli 2013 (jaarnummer 6702). Na verhuis naar het nieuwe mastergebouw moet de Oudaan daarom als Te Valoriseren Patrimonium worden beschouwd en zal de Oudaan door AG VESPA worden verkocht met het oog op de private herbestemming ervan.

Het bestek voor de opdracht kan daarom de optie bevatten dat de opdrachtnemer (verplicht) een bod dient te doen op de aankoop van het Oudaan-gebouw. Met die koppeling wordt vermeden dat de (private) herbestemming van de Oudaan door een gebrek aan marktinteresse in gevaar wordt gebracht met als ongewenste gevolg dat de Stad onbenutte infrastructuur in haar patrimonium heeft.

AG VESPA behoudt zich wel het recht voor om een parallelle afzonderlijke opdracht voor de verkoop en ontwikkeling van het Oudaan-gebouw te lanceren. Die parallelle procedure zal in de loop van de gunning van de opdracht voor het mastergebouw in de markt worden gezet. In alle geval heeft AG VESPA de doelstelling om de verkoop en de herontwikkeling van het Oudaan-gebouw op de voor de Stad meest voordelige manier te organiseren”
Bovenstaande combinatie maakt het mogelijk om zowel financieel als qua herbestemming naar maximale waarde te streven waarbij de opbrengst van de verkoop van Oudaan zal worden aangewend voor de financiering van de éénmalige vergoeding bij beschikbaarheid voor het mastergebouw. Een dergelijke vergoeding zal ertoe bijdragen dat de financieringskosten van het project lager kunnen uitvallen. De voorgestelde combinatie van twee procedures zal op bovenstaande basis verder uitgewerkt worden tenzij er bij verdere uitwerking fundamentele problemen rijzen bij deze werkwijze.
Fundamenteel is dat de vergelijkbaarheid van de voorstellen en de gelijke behandeling van de kandidaten in beide procedures gewaarborgd blijft.

Het principe om de opbrengst van de verkoop van de Oudaan te gebruiken als éénmalige vergoeding dient wel overeind te blijven.

6.      Grondpositie

De kandidaten voor het project mastergebouw zullen met een voorstel van locatie moeten inschrijven binnen de grenzen van de perimeter. Zij zullen hetzij eigenaar moeten zijn, hetzij kunnen aantonen dat ze uiterlijk op het moment van de gunning van de opdracht over de zakelijke rechten zullen beschikken om het project te kunnen realiseren.

Het grondaandeel wordt bij aanvang van de bouwperiode overgedragen aan de stad of AG VESPA, tenzij bij de verdere uitwerking van de juridische aspecten blijkt dat er overtuigende argumenten zijn om het grondaandeel op een ander tijdstip te verwerven.

7.      Vergunningstraject

Artikel 4.7.1. van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening voorziet dat er een bijzondere procedure, nl. indienen van de vergunningsaanvraag bij het Vlaams gewest, van toepassing is op handelingen van algemeen belang of aanvragen ingediend door publiekrechtelijke rechtspersonen.

8.      Timing

De timing en mijlpalen zoals bepaald bij collegebesluit van 10 juli 2014 blijven het streefdoel maar zullen mede beïnvloed worden door:

• de impact van koppeling procedure Oudaan met mastergebouw voor wat betreft inhoud selectieleidraad, inhoud bestek, verloop en timing procedure;
• de impact van de noodzaak tot vergunningsaanvraag via bijzondere procedure;
• de noodzaak tot agendering van het algemeen kaderbesluit op de gemeenteraad.

9.      Besluitvorming

Tijdens het verloop van de verdere procedure zullen volgende besluitvormingstrajecten doorlopen worden:

Aangezien de gunningsbeslissing de krijtlijnen van het project finaal zal vastleggen en parallel hieraan ook de huurovereenkomst tussen de lokale politie en AG VESPA zal moeten worden goedgekeurd, wordt de gunningsbeslissing ter goedkeuring voorgelegd het college.

Gelet op het feit dat de gunningsbeslissing voorafgegaan wordt door de aanduiding van een voorkeursbieder waarmee finale contractonderhandelingen worden gevoerd, zal de aanduiding van de voorkeursbieder ter goedkeuring voorgelegd worden aan het college.

Artikel 26,§2, 1°, b) van de Wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.

Artikel 8.3 van de Samenwerkingsovereenkomst tussen de Stad Antwerpen en AG VESPA, die bepaalt dat vooraleer AG VESPA kan starten met de uitvoering van deze bouwwerken, er een akkoord dient te bestaan tussen AG VESPA en de Lokale Politie Antwerpen over de Projectdefinitie, de raming kostprijs werken, vooropgestelde timing van uitvoering en de verwachte impact op de gemiddelde huurprijs per m².

Wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst.