2014_CBS_10409 - Ice Magic. Gedempte Zuiderdokken - Organisatie, logistieke ondersteuning. Samenwerkingsovereenkomst - Goedkeuring

In het kader van de samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en Ice Magic is een bedrag van 15.000,00 euro exclusief btw verschuldigd voor het gebruik van de Gedempte Zuiderdokken. Naast de vergoeding  wordt voor het gebruik van de terreinen een waarborg gevraagd van 3.000,00 euro exclusief btw welke na afloop van het evenement en na controle van het terrein zal worden teruggestort aan de organisator.

Op 8 augustus 2014 diende Deman bvba, Sint-Trudostraat 38 te 8310 Brugge, een aanvraag in voor de organisatie van Ice Magic van 29 november 2014 tot en met 11 januari 2015 op het terrein aan de Gedempte Zuiderdokken te Antwerpen.

Het sneeuw - en ijssculpturenfestival Antwerpen 2014 met als thema “Disneyland®Paris Ice Dreams” wordt gebouwd op de Gedempte Zuiderdokken en opent zijn ijspoorten voor het publiek vanaf zaterdag 29 november 2014, elke dag van 10.00 uur tot 19.00 uur, tot en met zondag 11 januari 2015. De opbouw start op 13 oktober 2014 en de afbraak loopt tot 18 januari 2015.

Ice Magic is een winter ijssculpturenfestival. Artiesten uit de hele wereld creëren een sprookjeswereld in sneeuw en ijs, geïnspireerd op bekende attracties van Disneyland®Paris, met de meest geliefde en fantasierijke figuren van Disney in de hoofdrollen. Rondom het kasteel van Doornroosje rijzen artistieke interpretaties op van de gekendste attracties van het park, Disney figuren en de gloednieuwe attractie Ratatouille: The Adventure !  

De schat aan reusachtige ijssculpturen, van 2 tot 6 m hoog, wordt bewaard onder het dak van een gigantisch ijspaleis, met een oppervlakte van 1.400 m².

De dienst ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het evenement richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Dit evenement draagt bij tot de bovenlokale uitstraling van het volledige programma van Winter in Antwerpen.
Voor de organisatie van Ice Magic op de Gedempte Zuiderdokken is er een toetsing gebeurd aan de onderhandse overeenkomst die betrekking heeft op het organiseren van evenementen op de site van de Gedempte Zuiderdokken. Uit de toetsing blijkt dat het evenement niet valt onder 'hoogdynamische evenementen' maar  onder de categorie 'andere evenementen' valt. 

Het evenement zal gedurende vijf jaar worden georganiseerd in Antwerpen. In 2014 vindt Ice Magic plaats op de Gedempte Zuiderdokken. Vanaf editie 2015 wordt een verhuis naar het Astridplein onderzocht. Dit onder voorbehoud van een jaarlijks evaluatiemoment waarbij de mogelijkheid bestaat om de organisatie van het evenement verder bij te sturen.

Omwille van de aanzienlijke return die Deman bvba aanbiedt en door de samenweringsovereenkomst die wordt afgesloten tussen de stad Antwerpen en Deman bvba, wordt Deman bvba vrijgesteld van retributie op inname van het openbaar domein.
Het college adviseert om een vergoeding van 15.000,00 euro exclusief btw, als elementaire kostendekking en 3.000,00 euro exclusief btw, als waarborg aan te rekenen aan Deman bvba. Deze prijszetting ligt in lijn met de retributie die vanaf 2015 door de NMBS aangerekend zal worden aan Deman bvba voor het gebruik van het Astridplein.

Winter in Antwerpen krijgt volgens de samenwerkingsovereenkomst volgende return:

• de organisator biedt Winter in Antwerpen de mogelijkheid om de naam, het campagnebeeld en het logo van het festival te gebruiken voor promotionele doeleinden;
• omwille van de samenwerking met de stad Antwerpen moet het logo van de stad Antwerpen volgens de gangbare huisstijlrichtlijnen worden opgenomen in de communicatiedragers van de organisator;
• in de communicatie over Ice Magic wordt steeds een link gelegd met Winter in Antwerpen;
• om de effectiviteit, efficiëntie en interactie tussen de promotiecampagne van de organisator en die van de stad Antwerpen te stroomlijnen, wordt tussen partijen vooraf overleg gepleegd;
• de organisator verbindt er zich toe om in alle communicatiedragers bezoekers aan te sporen om met het openbaar vervoer naar Ice Magic te komen.

Voor haar medewerking verkrijgt de stad Antwerpen van de organisator voor elke editie van Ice Magic: 

• 1.000 vrijkaarten, aan te wenden voor eigen gebruik en weg te geven via de infolijn;
• 1.000 vrijkaarten door de stad Antwerpen te betrekken in joint promotions met media, carriers en professionelen in het kader van de toeristische promotie-acties;
• 1 dag, georganiseerd in samenwerking met de stad Antwerpen, waarbij personen met een mentale en lichamelijke beperking gratis toegang genieten;
• 1 dag, georganiseerd in samenwerking met de stad Antwerpen, waarbij blinden en slechtzienden gratis toegang genieten;
• uitnodiging voor de leden van het college en de leden van de gemeenteraad op de officiële opening van Ice Magic .

Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.

In toepassing van artikel 7 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 19 november 2013 (jaarnummer 673) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.

Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.