Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
| Fase | Bestuursorgaan | Datum | Jaarnummer |
| GAC/2014/2385. Bestek en procedure. Goedkeuring | college | 28/05/2014 | 5739 |
Voor het afsluiten van een raamovereenkomst met betrekking tot het opmaken en leveren van drukwerk rond communicatie “Buurt aan de Beurt" werd open offerteaanvraag GAC/2014/2385 uitgeschreven. Op 24 juli 2014 dienden de volgende
firma’s een offerte in:
Toegangsrecht
Inzake de uitsluitingsgronden werden alle inschrijvers geschikt bevonden.
Kwalitatieve selectie
Inzake de kwalitatieve selectie werden alle inschrijvers geschikt bevonden.
Formele regelmatigheid
De offertes werden door de gemeenschappelijke aankoopcentrale administratief nagezien. De offertes van alle inschrijvers werden regelmatig bevonden.
Wel dient vermeld dat de firma X-OC bvba twee verschillende inventarissen had ingediend. Eén in Excel en één in pdf. De inschrijver verklaart hierover het volgende in zijn offerte:
'Door discrepanties in de inventaris met het bestek zal er een extra Excel-file aanvullende prijzen verschaffen. Met name de folder 21x42cm recto, die zou recto/verso moeten zijn en de uitnodigingskaart A5, dat een Amerikaans formaat zou moeten zijn (10x21cm).'
De hierboven genoemde discrepanties worden onder titel 'Materiële regelmatigheid' verder toegelicht.
Materiële regelmatigheid
Uitnodigingskaart:
Concreet moest de uitnodigingskaart inderdaad in het Amerikaans formaat zijn. Dit kon enkel afgeleid worden uit het voorbeeld van de uitnodigingskaart dat werd toegevoegd aan de opdrachtdocumenten. Alle andere opdrachtdocumenten spraken over een A5 formaat. Geen enkele inschrijver heeft deze fout gemeld aan het bestuur tijdens de publicatiefase.
Alle inschrijvers gaven prijs op voor het A5 formaat. De firma X-OC bvba geeft duidelijk aan in zijn inventarissen welke zijn prijs is voor een A5 - formaat en welke zijn prijs is voor een Amerikaans formaat. De aankoopcentrale neemt, om een correcte vergelijking tussen de offertes mogelijk te maken, enkel de eenheidsprijs voor het A5 formaat in aanmerking.
Folder 21 x 42 cm:
Voor de folder 21 x 42 cm werd op 7 juli 2014 door het bestuur een erratum gepubliceerd met de mededeling dat de folder inderdaad recto/verso moest zijn. De firma X-OC bvba geeft in beide inventarissen duidelijk aan welke zijn prijs is voor een recto-uitvoering en welke zijn prijs is voor een recto/verso-uitvoering. De aankoopcentrale houdt dus ook enkel rekening met de opgegeven eenheidsprijs voor de recto/verso uitvoering.
Verlaagde btw-tarieven
Er werd door de inschrijvers met verschillende btw-tarieven ingediend, gaande van 6% op sommige posten, 6% op alle posten, of 21% op alle posten.
Om een correcte berekening van het gunningscriterium prijs te kunnen maken, heeft de gemeenschappelijke aankoopcentrale onderzocht op welke posten een verlaagd btw-tarief van toepassing is en op welke niet. Volgens de beslissing nr. E.T. 98.968 dd. 13.06.2002 van de btw-administratie werden voor alle inschrijver dezelfde btw-percentages verekend, zijnde:
Kennelijk materiële fouten
De opgegeven eenheidsprijzen voor het drukwerk zijn bij Drukkerij De Bie bvba en bij IPM Printing nv in vergelijking met de andere offertes abnormaal hoog. De werkelijke bedoeling van de inschrijvers was wellicht een prijs op te geven voor een pakket in plaats van een eenheidsprijs per stuk. De door deze inschrijvers opgegeven eenheidsprijzen voor drukwerk werden door de gemeenschappelijke aankoopcentrale gedeeld door de hoogst opgegeven staffelhoeveelheid.
Bijvoorbeeld: voor post 7 “tot 50 stuks” werd de eenheidsprijs gedeeld door 50, voor post 8 “van 51 tot 100 stuks” werd de eenheidsprijs gedeeld door 100, enzovoort.
Nazicht verbeteringen en leemtes
De vergeten post nummer 12 (Uitnodigingskaart A5 tot 50 stuks) in de offerte van Drukkerij Geers Offset nv werd berekend met de leemteformule.
Prijsonderzoek
Voor de posten 1 t.e.m.6 (onderdeel opmaak en lay-out) diende IPM Printing nv prijzen in die 50 tot 150 procent hoger liggen dan de eenheidsprijzen van de andere inschrijvers. De werkelijke bedoeling van de inschrijver kan niet afgeleid worden uit zijn offerte. Het bestuur kan bijgevolg zijn ingediende prijzen niet verbeteren. Om de werkelijke bedoeling van de firma IPM Printing na te gaan kan het bestuur volgens art 96 § 4 aan de inschrijver vragen de draagwijdte van zijn offerte te verduidelijken of aan te vullen, zonder deze te wijzigen. De aankoopcentrale beslist om van bovenstaande mogelijkheid geen gebruik te maken.
Gunningscriteria
|
Nr. |
Naam |
Motivering |
Score |
|
|
Gunningscriterium nr. 1: Prijs - Beoordeling op 40 punten |
||||
|
1 |
Antilope nv |
1) Opmaak en Lay-out: 73,36 / 120 * 4 = 2,45 punten op 4; |
35,18 |
|
|
6 |
X-OC bvba |
1) Opmaak en Lay-out: 73,36 / 165 * 4 = 1,78 punten op 4; |
28,59 |
|
|
5 |
Kasper digitale Media bvba |
1) Opmaak en Lay-out: 73,36 / 73,36 * 4 = 4 punten op 4; |
27,41 |
|
|
2 |
Drukkerij DE BIE bvba |
1) Opmaak en Lay-out: 73,36 / 170 * 4 = 1,73 punten op 4; |
23,37 |
|
|
3 |
Drukkerij Geers Offset nv |
1) Opmaak en Lay-out: 73,36 / 112 * 4 = 2,62 punten op 4; |
17 |
|
|
4 |
IPM Printing nv |
1) Opmaak en Lay-out: 73,36 / 309.75 * 4 = 0,95 punten op 4; |
14,04 |
|
|
Gunningscriterium nr. 2: Klantgerichtheid - Beoordeling op 40 punten |
||||
|
1 |
Antilope nv |
Levertermijn opmaak en drukklaar: 1 à 2 wd. Levertermijn drukwerk na goedkeuring:
De kandidaat voldoet niet aan de leveringstermijnen die voor de werking van het project Buurt aan de Beurt noodzakelijk zijn. Tijdsinvestering overlegmomenten:
|
20 |
|
|
2 |
Drukkerij DE BIE bvba |
De kandidaat scoort laag op dit criterium omdat in in offerte geen leveringstijden werden opgenomen.
|
6 |
|
|
3 |
Drukkerij Geers Offset nv |
Levertermijn opmaak en drukklaar: 1 à 2 wd. Levertermijn drukwerk na goedkeuring:
De kandidaat voldoet niet aan de leveringstermijnen die voor de werking van het project Buurt aan de Beurt noodzakelijk zijn. Tijdsinvestering overlegmomenten:
|
17 |
|
|
4 |
IPM Printing nv |
Levertermijn opmaak en drukklaar:
De kandidaat voldoet niet aan de leveringstermijnen die voor de werking van het project Buurt aan de Beurt noodzakelijk zijn. Tijdsinvestering overlegmomenten:
|
18 |
|
|
5 |
Kasper digitale Media bvba |
Levertermijn opmaak en drukklaar: 1 wd. Levertermijn drukwerk na goedkeuring:
Het drukken en afwerken wordt uitbesteed. Tijdsinvestering overlegmomenten:
|
21 |
|
|
6 |
X-OC bvba |
Levertermijn opmaak en drukklaar: 4 uur. Levertermijn drukwerk na goedkeuring:
Qua leveringstermijnen is deze kandidaat op alle terreinen de sterkste. Voor het bijleveren van drukwerk is deze tot 4 keer sneller dan de andere kandidaten. Tijdsinvestering overlegmomenten:
|
39 |
|
|
Gunningscriterium nr. 3: Milieu-impact - Beoordeling op 20 punten |
||||
|
1 |
Antilope nv |
Duurzame mobiliteit:
|
13,5 |
|
|
2 |
Drukkerij DE BIE bvba |
Duurzame mobiliteit:
Beperken van de afvalstromen:
|
10 |
|
|
3 |
Drukkerij Geers Offset nv |
Duurzame mobiliteit:
Beperken van de afvalstromen:
|
17,5 |
|
|
4 |
IPM Printing nv |
Duurzame mobiliteit:
Beperken van de afvalstromen:
|
12,5 |
|
|
5 |
Kasper digitale Media bvba |
Duurzame mobiliteit:
Er werden richtlijnen of uitleg meegegeven op hun website, maar concreet bevestigt de firma niet het gebruik ervan.
|
5,5 |
|
|
6 |
X-OC bvba |
Duurzame mobiliteit:
Milieuvriendelijke materialen en technieken:
Beperken van de afvalstromen:
Andere:
|
11,5 |
|
De regelmatige inschrijvingen worden ten gevolge van bovenstaande argumentatie als volgt definitief gerangschikt:
|
Nr. |
Naam |
Score |
|
6 |
X-OC bvba |
79,09 |
|
1 |
Antilope nv |
68,68 |
|
5 |
Kasper digitale Media bvba |
53,91 |
|
3 |
Drukkerij Geers Offset nv |
51,50 |
|
4 |
IPM Printing nv |
44,54 |
|
2 |
Drukkerij DE BIE bvba |
39,37 |
In toepassing van artikel 25 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, dient de opdracht bij open offerteaanvraag te worden gegund aan de inschrijver met de economische voordeligste regelmatige offerte, rekening houdende met de gunningscriteria.
In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, gaat de aanbestedende overheid over tot selectie van de kandidaten of inschrijvers in de mate dat de noodzakelijke inlichtingen en documenten aantonen dat ze cumulatief voldoen aan:
In toepassing van artikel 21 en 99§1 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, onderwerpt de aanbestedende overheid de ingediende offertes aan een prijsonderzoek. Als de aanbestedende overheid bij het prijsonderzoek vaststelt dat in een offerte een prijs wordt geboden die abnormaal laag of abnormaal hoog lijkt in verhouding tot de te uit te voeren prestaties en alvorens die offerte om die reden te weren, verzoekt ze de inschrijver in kwestie per aangetekende brief om de nodige schriftelijke verantwoording over de samenstelling van de prijs in kwestie te verstrekken binnen een termijn van twaalf kalenderdagen, tenzij de uitnodiging een langere termijn bepaalt.
In toepassing van artikel 96 van het KB van 15 juli 2011 verbetert de aanbestedende overheid de rekenfouten en de zuiver materiële fouten in de offertes, zonder dat zij voor niet-ontdekte fouten aansprakelijk is.
In toepassing van artikel 96§4 van het KB van 15 juli 2011 kan de aanbestedende overheid aan de inschrijver vragen om binnen de door haar bepaalde termijn de draagwijdte van zijn offerte te verduidelijken of aan te vullen, zonder deze te wijzigen.
In toepassing artikel 98§3 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, wanneer een inschrijver voor een willekeurige post van de inventaris geen prijs heeft vermeld, kan de aanbestedende overheid hetzij de offerte als onregelmatig weren, hetzij ze behouden door de leemte aan te vullen volgens de in deze paragraaf voorgeschreven regels.
Het college keurt de gunning goed voor het afsluiten van een raamovereenkomst met betrekking tot het opmaken en leveren van drukwerk rond communicatie "Buurt aan de Beurt", op basis van bestek GAC/2014/2385, aan X-OC bvba, Zonstraat 21 te 2140 Borgerhout, met ondernemingsnummer 0865.265.536.
De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
| Raamcontract voor het opmaken en leveren van drukwerk rond communicatie “Buurt aan de Beurt" | 3.000,00 euro inclusief btw | budgetplaats:5311500000 budgetpositie:6141 functiegebied:1SWN030302A00000 subsidie:SUB_NR fonds:INTERN begrotingsprogramma:1SA010329 budgetperiode: 1400 |
met orderbons |
| 218.375,80 euro inclusief btw | budgetplaats:5311500000 budgetpositie:6141 functiegebied:1SWN030302A00000 subsidie:SUB_NR fonds:INTERN begrotingsprogramma:1SA010329 budgetperiode: 1500, 1600, 1700, 1800 mits goedkeuring van de budgetten door college, gemeenteraad en hogere overheid |
met orderbons |