De kosten voor de receptie werden geraamd op 225,00,00 EUR (4,50 EUR x 50 personen):
Via bestelbon 4005109384 werd voor een bedrag van 6.524,32 EUR de kost voor champagne en via bestelbon 4005110193 een bedrag van 6.229,08 EUR de kost voor schuimwijn bij Qualivino vastgelegd.
Via bestelbon 4005091923 werd voor een bedrag van 3176,25 EUR de geraamde jaarkost voor bier bij brouwerij De Valk vastgelegd.
Via bestelbon 4005092332 werd voor een bedrag van 3.731,20 EUR de geraamde jaarkost voor fruitsap bij Oxfam vastgelegd.
Via bestelbon 4005109385 werd voor een bedrag van 6.023,38 EUR de geraamde jaarkost voor witte en rode wijn bij Bierstekerij Volkswelvaart vastgelegd.
Deze vastleggingen werden goedgekeurd via het budgethouderschap.
Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de uitgaven die reeds zijn goedgekeurd in het kader van het budgethouderschap ter kennis meegegeven naar het college. Het college dient deze uitgaven niet goed te keuren.
Artikel 57 §3 4° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
Op 23 en 24 oktober 2014 had de Universiteit Antwerpen de eer om het congres van HEBEN (Human Evolution and Behavior Network) te mogen organiseren. Gevraagd werd om de internationale deelnemers te ontvangen op het stadhuis op vrijdag 24 oktober 2014 om 14.00 uur.
De dienst bestuurszaken/externe relaties gaf gunstig advies voor deze ontvangst. Ontvangsten dragen bij tot het versterken van de relaties tussen de stad en het brede middenveld.
Voor de uitgaven die buiten een bestek vallen, werd in toepassing van artikel 26§1, 1° a) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten gebruikgemaakt van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, omdat de goed te keuren uitgave niet hoger is dan het bij het artikel 105, 2° van Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 vastgelegd bedrag van 85.000 EUR, exclusief btw.
Het college bekrachtigt dat de deelnemers aan het internationaal congres van HEBEN georganiseerd door de Universiteit Antwerpen in het stadhuis werden ontvangen op vrijdag 24 oktober 2014 om 14.00 uur.
Het college bekrachtigt dat de burgemeester of zijn afgevaardigde werd afgevaardigd.