Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
Artikel 57 § 3, 5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.
Voor de opdracht "Dakrenovatie hangar 22 en 23 - Scheldekaaien" werd vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking GAC/2014/2536 uitgeschreven. Op 28 augustus 2014 dienden de volgende firma’s een offerte in:
Inzake de kwalitatieve selectie werden alle inschrijvers geschikt bevonden.
De offertes werden door de gemeenschappelijke aankoopcentrale administratief nagezien.
De offerte van de laagste inschrijver, Crabbé Dakwerken nv werd onregelmatig bevonden. Deze offerte werd elektronisch ondertekend door Dirk Claes. Volgens artikel 62 van het wetboek van vennootschappen van 7 mei 1999 moeten in alle akten die de vennootschap verbinden, onmiddellijk voor of na de handtekening van de persoon die de vennootschap vertegenwoordigt, vermeld worden in welke hoedanigheid deze persoon optreedt. Het offerteformulier voorzag in de mogelijkheid om de hoedanigheid op te geven: "De offerte wordt elektronisch ondertekend door: ... Deze persoon of personen treden op als:... (indien de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, worden de volmachtgevers duidelijk vermeld).". Volgens het ingediende offerteformulier, trad Dirk Claes op in de hoedanigheid van calculator. Noch uit de statuten, noch uit de benoemingsbeslissingen van de vennootschap blijkt dat de heer Claes als calculator bevoegd is om de vennootschap te vertegenwoordigen.
Het offerteformulier bevat verder een gescande stempel van Crabbé Holding bvba, gedelegeerd bestuurder, vast vertegenwoordigd door Benny Van Gossum. Hoewel deze stempel op elke pagina van het document 'offerte' voorkomt en daaruit bijgevolg niet expliciet kan worden afgeleid dat Dirk Claes als gemachtigde namens Crabbé Holding bvba optrad, werd het mogelijk optreden van Dirk Claes als gemachtigde door de aanbestedende overheid onderzocht.
De firma voegde een volmacht bij de offerte, waarin als volmachtgever werd aangeduid: "De heer Benny Van Gossum ..., gedelegeerd bestuurder van Crabbé Dakwerken nv.". De aanbestedende overheid merkt vooreerst op dat dit volmacht niet uitgaat van de rechtspersoon Crabbé Holding bvba, gedelegeerd bestuurder, maar van de natuurlijke persoon Benny Van Gossum, gedelegeerd bestuurder. Dit is een andere lastgever. Volgens bijlage 14000802 bij het Belgisch Staatsblad besliste de raad van bestuur onder meer "met ingang van 11.12.2013 een einde te stellen aan de mandaten van ... en de heer Benny Van Gossum als gedelegeerd bestuurders". De volmacht zelf stelt: "De volmacht gaat in per 11 december 2013.". Op 11 december 2013 was de heer Van Gossum niet langer bevoegd om als gedelegeerd bestuurder volmacht te verlenen.
Bovendien stelt de volmacht dat alle handelingen in verband met e-Procurement en e-Tendering mogen worden verricht. Zulks lijkt betrekking te hebben op de voorbereidingshandelingen voor het indienen van offertes. De ondertekening van deze offertes en de daarmee verbonden vertegenwoordiging van de vennootschap, worden hieronder niet uitdrukkelijk als dusdanig benoemd. Een dergelijke vermelding zou immers strijdig zijn met de statuten van de vennootschap en de rechtspraak van de Raad van State. Volgens de artikelen zeventien en achttien uit de statuten (bijlage 04008680 bij het Belgisch Staatsblad), is de gedelegeerd bestuurder belast met het dagelijks bestuur. De vertegenwoordiging van de vennootschap buiten het dagelijks bestuur gebeurt door hetzij twee bestuurders die samen optreden, hetzij door bijzondere gevolmachtigden. Volgens de Raad van State kan de ondertekening van een offerte niet worden beschouwd als een handeling van dagelijks bestuur (zie hiervoor onder meer de arresten 199.434, 227.807 en 227.654). Ingevolge bijlage 10174774 bij het Belgisch Staatsblad, beschikte de heer Van Gossum als gedelegeerd bestuurder slechts over de bevoegdheid om handelingen te verrichten binnen de perken van dat dagelijks bestuur.
Zelfs indien per impossibele zou worden aangenomen dat Crabbé Holding bvba, gedelegeerd bestuurder, volmacht zou hebben verleend, dient te worden opgemerkt dat Crabbé Holding bvba hiervoor eveneens niet bevoegd is. Bijlage 14000802 bij het Belgisch Staatsblad wordt betiteld als "ontslag en benoeming bestuurders / ontslag en benoeming gedelegeerd bestuurder". Onder de rubriek "benoeming lid van het dagelijks bestuur" wordt Crabbé Holding bvba als gedelegeerd bestuurder o.a. uitdrukkelijk gerechtigd om de vennootschap te vertegenwoordigen bij de indiening van aanbestedingsdossiers bij de verschillende overheden. Voor zover de Algemene Vergadering deze vertegenwoordiging uitdrukkelijk heeft willen expliciteren als bijzondere handeling van dagelijks bestuur, is deze bepaling strijdig met de voormelde rechtspraak van de Raad van State. Nu de benoemingsbeslissing betiteld werd als "benoeming gedelegeerd bestuurder" en deze verwijst naar artikel 17.2 van de statuten aangaande het dagelijks bestuur, lijkt de beslissing van de Algemene Vergadering ook niet als een bijzondere volmacht te kunnen worden beschouwd. Des te meer, omdat een bijzondere volmacht specifiek en niet algemeen mag zijn, hetgeen door de vermelding van "onder andere" geenszins het geval blijkt te zijn. Er wordt in deze beslissing ook nergens melding gemaakt van een bijzonder volmacht.
De ongeldige ondertekening van een offerte vormt een substantiële formele onregelmatigheid. De aanbestedende overheid dient de offerte van deze inschrijver te weren.
Het inschrijvingsbedrag van de tweede gerangschikte offerte ligt 26,60 procent hoger dan de raming. De geboden prijzen liggen 7,60 procent boven de voor dit project vastgelegde kredieten. De prijzen resulteren niet alleen in een verhoging van de netto kost van de bouwwerken, ook de herzieningen en btw stijgen gradueel mee. Hetzelfde geldt voor het ereloon van de veiligheidscoördinator, dat procentueel op deze uitgaven berekend wordt. Tenslotte bestaat ook het risico dat het bestuur systematisch te veel betaalt bij overschrijding van vermoedelijke hoeveelheden van posten waarvoor de aannemer boven het ramingsbedrag of de marktprijs heeft ingeschreven.
De gemeenschappelijke aankoopcentrale adviseert, in samenspraak met de bedrijfseenheid stadsbeheer om de offerteprijzen als onaanvaardbaar te beschouwen op basis van de aanzienlijke overschrijding van het beschikbaar budget en de procedure opnieuw te plaatsen bij vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking, onder het nieuw besteknummer GAC/2014/2772.
Wegens het loshangen van verschillende onderdelen is er een onveilige situatie ontstaan voor voorbijgangers. Het herstel van de daken dient zo snel mogelijk uitgevoerd te worden. De start van de werken werd, in het kader van deze onveilige situatie, gepland tegen eind november 2014. Nu het bestuur zich onvoorzien geconfronteerd weet met ongeschikte inschrijvingen en de daarmee verbonden noodzaak tot het voeren van een nieuwe plaatsingsprocedure, wordt voorgesteld om een beroep te doen op de versnelde procedure tot bekendmaking van de opdracht. De geplande opstart en voltooiing van de werken zijn bij toepassing van de minimumtermijn van tweeëntwintig dagen voor de ontvangst van de offertes immers niet haalbaar, de uitvoering is spoedeisend. De gemeenschappelijke aankoopcentrale stelt voor om de bedoelde minimumtermijn in te korten tot 10 dagen.
In toepassing van artikel 35 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, houdt het volgen van een procedure geen verplichting in tot het gunnen of het sluiten van de opdracht. De aanbestedende overheid kan zowel afzien van het gunnen of het sluiten van de opdracht als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze.
In toepassing van artikel 26 § 2 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal de nieuwe opdracht geplaatst worden bij vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking omdat het geraamde bedrag van de opdracht het bedrag van 600.000 euro zonder belasting over de toegevoegde waarde niet bereikt, zoals vastgesteld bij artikel 105 § 2, 1° van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011.
In toepassing van artikel 58 van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011, gaat de aanbestedende overheid over tot selectie van de inschrijvers in de mate dat de noodzakelijke inlichtingen en documenten aantonen dat ze cumulatief voldoen aan:
Overeenkomstig artikel 42 juncto artikel 48 van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011, is de minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes voor de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking tweeëntwintig dagen. De aanbestedende overheid kan echter een beroep doen op de versnelde procedure met inkorting van de bovenvermelde termijn tot minimum tien dagen, wanneer cumulatief is voldaan aan de volgende voorwaarden:
Het college keurt de stopzetting goed van de opdracht GAC/2014/2536 voor "Dakrenovatie hangar 22 en 23 - Scheldekaaien" op basis van de overschrijding van het beschikbaar budget.
Het college keurt bestek GAC/2014/2772 voor "Dakrenovatie hangar 22 en 23 - Scheldekaaien" goed en keurt eveneens goed dat hiervoor een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt uitgeschreven met een ingekorte termijn van tien dagen voor de bekendmaking.