2015_CBS_01273 - 450 jaar stadhuis - Openingsevenement en mediadeal - Goedkeuring

Artikel 57 §3 4° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Het college keurde in zitting van 5 december 2014 het bestek, de procedure en de gunning voor de organisatie van het openingsevenement in het kader van 450 jaar stadhuis goed.  De organisatie van het avondevenement werd hierin gegund aan Balthazar Events.

Naast het publieksgedeelte 's avonds wordt er in de namiddag een persconferentie georganiseerd met aansluitend een receptie voor een tweehonderdtal genodigden.

Het volledige programma van de dag is als volgt

Balthazar Events heeft beide vzw's van de lokale horeca Grote Markt gecontacteerd.  Enkel de vzw HstA wil een drankwagen plaatsen.

Onder andere volgende eetwagens zullen op de Grote Markt staan: Ellis Gourmet Burger, Kiekes, Hapjes en co., Thees, Jolicious, Bagelbrigade aangevuld met nog minstens twee eetwagens waarvoor de onderhandelingen nog bezig zijn.

Voor de receptie wordt gekozen om samen te werken met de concessionaris van Café 't Schoon Verdiep omdat het café tijdens de persconferentie en de receptie ook toegankelijk is voor voormelde gasten.

Van 27 februari 2015 tot 27 februari 2016 zal vóór het stadhuis een aankondigingsbord geplaatst worden met de openingsuren van de tentoonstelling en van Café 't Schoon Verdiep en ook een penningmachine waar het publiek voor 1,00 euro een penning kan draaien met daarop een afbeelding van het stadhuis.  De penningmachine zal een heel jaar blijven staan.  Hiervoor is een stedenbouwkundige vergunning nodig.  De aanvraag hiervoor is ingediend maar de procedure zal niet tijdig doorlopen zijn.  Om de overgangsperiode te overbruggen zal het plaatsen van de penningmachine vergund worden met een evenementenaanvraag.

Mediadeal

Om de Antwerpenaars een jaar lang te informeren en te enthousiasmeren over het feestjaar werkte de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing via mediabureau Vivaki een mediadeal uit met Mediahuis voor het volledige feestjaar. In functie van de doelstellingen en doelgroepen van het feestjaar, het campagnebudget en de lange campagneperiode van 1 jaar viel de keuze op een samenwerking met Gazet van Antwerpen print en online als meest performante titel op de provincie Antwerpen in het algemeen en de stad Antwerpen in het bijzonder. De samenwerking zorgt ervoor dat het programma van het feestjaar voor de 450ste verjaardag van het stadhuis op interessante momenten of in luwere periodes onder de aandacht blijft.

In het kader van de mediadeal biedt stad Antwerpen de volgende incentives aan Gazet van Antwerpen:

In ruil voor de incentives biedt Gazet van Antwerpen het volgende aan stad Antwerpen:

De lezerswedstrijden verlopen volgens het wedstrijdreglement en de wedstrijdmechaniek van Gazet van Antwerpen. Voor de foto's, content en prijsvragen kan Mediahuis een beroep doen op de stad Antwerpen. Mediahuis krijgt exclusiviteit als krantensponsor en logovermelding op zoveel mogelijk communicatie-uitingen in het kader van 450 jaar stadhuis.

De vergoeding van de gidsen die de rondleidingen geven aan de lezers van Gazet van Antwerpen met hun partner wordt geraamd op 3.450 EUR en is ten laste van de bedrijfseenheid bestuurszaken.

De out of pocket-kosten voor de samenwerking met Mediahuis worden geraamd op 31.119,85 EUR. Er werd gebruik gemaakt van bestek 2010/0237, goedgekeurd door het college op 21 januari 2011 (jaarnummer 449).

De bedrijfseenheid bestuurszaken beoordeelt de organisatie van de persconferentie, receptie en het openingsevenement op 27 februari 2015 positief omdat het een open karakter heeft en zich richt tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen.  Het heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketingbeleid van de stad Antwerpen.

Dit evenement past in het kader van het bestuursakkoord van 2013-2018: "Er komen méér evenementen op de Grote Markt."

In toepassing van artikel 7,§1 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie. 

Artikel 17, § 2, 1°, f) van de wet van 24 december 1993 bepaalt dat de werken, leveringen of diensten die wegens hun technische of artistieke specificiteit of omwille van de bescherming van exclusieve rechten slechts aan een bepaalde aannemer, leverancier of dienstverlener kunnen worden toevertrouwd, mogen worden gegund op basis van een onderhandelingsprocedure.