2014_CBS_12671 - Patrimonium bestuurszaken. Oudeleeuwenrui 29, Sint-Felixpakhuis, stadsarchief. Onderhouds- en depannagecontract technische installaties. Bestek PO/2009/5052/5 - Verlenging contract - Goedkeuring

De totale prijs van een bijkomende verlenging met zes maanden van het opgezegde contract wordt geraamd op 47.008,50 EUR, btw en prijsaanpassingen inbegrepen.

Artikel 57 § 3,4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Het onderhouds- en depannagecontract voor de technische installaties van de Oudeleeuwenrui 29, Sint-Felixpakhuis, stadsarchief werd na vier jaar uitvoering opgezegd met ingang van 30 september 2013.

Op vraag van de schepen voor financiën, mobiliteit, toerisme, binnengemeentelijke decentralisatie en middenstand wordt de manier van aanbesteden, het samenwerken met de spelers op de markt en de inhoud van de bestekken herzien.
In functie hiervan werd een “Request For Information” georganiseerd en werden voorlopig alle nieuwe verticale onderhoudscontracten on hold gezet. Deze consultatieronde is nu beëindigd.

De technische uitrusting van het Felixpakhuis is dermate complex, dat het niet opportuun was om het onderhoud te laten uitvoeren met de regiecontracten in de verschillende technische specialiteiten. In het gebouw bevinden zich bovendien zeer waardevolle documenten, die op een geconditioneerde wijze moeten geconserveerd worden. Daarom werd het opgezegde contract reeds twee maal tijdelijk verlengd tot en met 31 december 2014 met collegebesluiten van 25 oktober 2013 en van 21 maart 2014.

Als gevolg van de “Request For Information” werden op vraag van het kabinet van de schepen voor financiën een aantal wijzigingen aangebracht aan het nieuwe bestek. In overleg met de gemeenschappelijke aankoopcentrale werd voor de eerste maal geopteerd voor een energieprestatiecontract via een Europese onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Tijdens de hierboven vermelde consultatieronde hebben verschillende firma's ook aangegeven dat best een langere termijn wordt voorzien, tijdens dewelke de kandidaten het gebouw grondig kunnen bekijken om zo een betere inschatting van de kosten te kunnen maken. De gemeenschappelijke aankoopcentrale adviseert ook een langere termijn om degelijk te kunnen onderhandelen met de firma's, vooraleer het contract te gunnen.

Om al deze redenen is er meer tijd nodig om de aanbestedingsprocedure af te ronden.
Vermits de laatste goedgekeurde verlenging van het opgezegde contract afloopt op 31 december 2014 is het dus aangewezen om dit contract nogmaals te verlengen voor een periode van 6 maanden met ingang van 1 januari tot en met 30 juni 2015.

De firma Dalkia heeft er zich schriftelijk akkoord mee verklaard om het onderhoudscontract nogmaals te verlengen voor een periode van zes maanden aan dezelfde voorwaarden als de vorige verlengingen.

De Europese richtlijn bepaalt een maximum duurtijd van vier jaar voor de onderhoudscontracten, behoudens duidelijke andere motivatie.

Een bijkomende verlenging van het contract met zes maanden is aangewezen om volgende redenen:

• we krijgen hiermee voldoende tijd om de Europese aanbestedingsprocedure voor een energieprestatiecontract verder af te handelen;
• de technische uitrusting van het Pakhuis is zodanig complex dat het niet opportuun is om het onderhoud te laten uitvoeren met de regiecontracten in de verschillende technische specialiteiten;
• de firma Dalkia heeft gedurende de periode dat zij het onderhoud deden wezenlijk bijgedragen tot de bedrijfszekerheid van de installaties en heeft ook het grootste gedeelte van de discrepanties tussen de technische documentatie en de installatie-uitvoeringsfouten van het verleden weggewerkt;
• de firma Dalkia is actief betrokken geweest bij het lopende project voor de gedeeltelijke vernieuwing van de luchtbehandeling, waarvan de eerste fase reeds is uitgevoerd.