2015_CBS_01364 - Sport - Sportevenementen 2015 - Antwerp Urban Trail (stadsloop). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet de gevraagde toelage.

Op 11 januari 2013 (jaarnummer 185) nam het college kennis van het Antwerp Urban Trailconcept.

Op 23 januari 2015 (jaarnummer 459) keurde het college de kalender van de bovenlokale sportevenementen 2015 goed, de juridische gronden inbegrepen. De Antwerp Urban Trail is één van de sportevenementen vermeld in dit collegebesluit.

Golazo Sports organiseert op zondag 15 maart 2015 de derde editie van de Antwerp Urban Trail. Deze unieke stadsloop van 12 km start en komt aan in park Spoor Noord. Er zal ook door volgende bijzondere locaties gelopen worden:

• premetro station Stuivenberg tot station Willibrordus;
• districtshuis Borgerhout;
• Centraal Station;
• café Mombasa;
• Stadspark;
• Open Onderwijshuis;
• Botanische tuin;
• foyer Bourla;
• Paleis op de Meir;
• café Pelikaan;
• Stadhuis;
• Oude Beurs;
• Sint-Pauluskerk;
• Felix Pakhuis;
• MAS;
• Shelter (park Spoor Noord).

De 10.000 deelnemers (2000 meer ten opzichte van de editie in 2014) starten in tien aparte reeksen. Deze maatregel is bevorderlijk voor het loopcomfort van de deelnemers en voor de mobiliteit rond het parcours omwille van gecoördineerde oversteken. De eerste reeks start om 9.00 uur, de laatste reeks om 12.20 uur.  De laatste loper komt aan om 14.00 uur.

Het parcours werd in samenwerking met vzw Antwerpen Sportstad, de Lokale Politie, De Lijn en brandweer uitgewerkt waarbij de veiligheid van de deelnemers en de impact voor de stad steeds kritisch werden afgewogen. Om de doortocht bij de bijzondere locaties vast te leggen zijn er ook steeds duidelijke afspraken gemaakt met de beheerder of verantwoordelijke per locatie.

Voor dit evenement vraagt de organisator, Golazo Sports, het volgende aan de stad Antwerpen:

• een toelage van 5.000,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad;
• gebruik park Spoor Noord (inclusief Shelter) als start- en aankomstzone;
• gebruik buurtsporthal als organisatiezone;
• gebruik parkloods Park Spoor Noord voor organisatiezone;
• de toelating voor het plaatsen van wegwijzers;
• gebruik van het beschikbare feestmateriaal, nadarbarelen en vlaggenmasten met vlag van de dienst stadsbeheer/logistiek/bijzondere opdrachten en feestmateriaal alsook het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening en de op- en afbouw van de technische aansluitingen;
• reinigen van de bevoorradingsposten en de aankomstzone na afloop van het evenement. Eveneens het gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers en een container grofvuil;
• bewonersinformatie voor de bewoners langs het loopparcours.

Een veiligheidsdossier wordt opgemaakt volgens de richtlijnen van Lokale Politie en brandweer, zoals besproken tijdens het werkgroepoverleg.

Advies brandweer kan nog niet opgenomen worden wegens onvolledig dossier. Van zodra het advies van de brandweer er is wordt het overgemaakt aan de organisator.

De Urban Trail 2015 is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie– en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en “hospitality”).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

Om de toelage te ontvangen, worden de volgende aanvraagstukken ingediend, voor uiterlijk 13 maart 2015, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

Groepscharter van 26 september 2014 (jaarnummer 9727) en samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en de vzw Antwerpen Sportstad van 28 november 2014 (jaarnummer 11739).
Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 16 december 2013 (jaarnummer 760).
Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).
Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement. Het retributiereglement Evenementenhal Park Spoor Noord van 19 november 2013 (690) en het stedelijke gebruiksreglement infrastructuur stadsbeheer van 16 december 2013 (854).