2014_CBS_06044 - Sportevenementen 2014. WK Voetbal - WK Fan Village en België-Rusland op Grote Markt. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Op 8 november 2013 (jaarnummer 11279) keurde het college het concept voor de beleving van het WK voetbal 2014 goed, enerzijds in supportersdorpen met grote schermen en anderzijds op de terrassen van de plaatselijke horeca met televisieschermen.

Op 9 mei 2014 (jaarnummer 4810) keurde het college de logistieke en financiële ondersteuning van een aantal outdoorevenementen in het kader van het WK voetbal goed.

De meeste van deze evenementen worden mee opgevolgd door de sportantenne van het district waarin ze plaatsvinden of vereisen geen speciale aanpak. Voor twee locaties is er echter een bovenlokale coördinatie vereist door de evenementenafdeling van de vzw Antwerpen Sportstad. Het gaat om de uitzending van de wedstrijd België-Rusland op de Grote Markt en voor de uitzendingen van verschillende wedstrijden op de parking van de Waagnatie in het WK Fan Village.

Op de Grote Markt wordt op zondag 22 juni 2014 de wedstrijd van de Rode Duivels tegen Rusland uitgezonden op groot scherm. Het evenementenbureau Sportizon staat in voor de organisatie van dit event. Om alles in goede banen te leiden die dag vraagt de organisatie aan de stad Antwerpen het gratis gebruik van de locatie en financiële en logistieke ondersteuning. De Grote Markt zal die dag afgesloten worden zodat toegangscontrole mogelijk is. Er vond vooraf een plaatsbezoek plaats met de Lokale Politie Antwerpen waarop alle veiligheidsaspecten werden besproken. Ook de plaatselijke horeca werd vooraf op de hoogte gebracht. De organisatie zal immers zelf voor catering zorgen op het plein van de Grote Markt.

Op de parking naast de Waagnatie (Rijnkaai) verrijst het WK Fan Village. Daar worden de wedstrijden van de Rode Duivels en alle kwartfinales, halve finales en de finale uitgezonden. Ook hier vraagt de organisatie, Blue Key bvba, gratis gebruik van de locatie van 9 juni 2014 tot en met 16 juli 2014 (inclusief opbouw en afbraak), financiële en logistieke ondersteuning. Er komt een afgebakende zone op de parking naast de Waagnatie zodat ook hier toegangscontrole mogelijk is. De brandweer en de Lokale Politie Antwerpen zijn ter plekke geweest met de organisatie om de veiligheidsvereisten te bekijken.

Beide organisaties ontvangen van de vzw Antwerpen Sportstad een financiële ondersteuning van 5.000,00 EUR.

Het bijwonen van voetbalwedstrijden op groot scherm in groep heeft een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en een interessante communicatie– en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding en visibiliteit tijdens het evenement).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 31 juli 2014, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad Antwerpen dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 5 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 19 november 2013, jaarnummer 677) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 3 van het “Retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 19 november 2013, jaarnummer 673) geen retributierecht aangerekend te worden.

Beheersovereenkomst 2011-2014 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, werd verlengd bij beslissing van de gemeenteraad van 24 februari 2014 (jaarnummer 80) vermeldt in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties: In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen,… De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.