2014_CBS_05284 - Lokale Politie Antwerpen. Digipolis - Plaatsen bestellingen op de gewone en de buitengewone politiebegroting 2014. Vastleggen kredieten - Goedkeuring

Het totaalbedrag bedraagt 5.004.711,00 EUR (niet btw-plichtig) en zal als volgt worden verrekend op de gewone en buitengewone politiebegroting 2014:

• 101.731,00 EUR op budgetpositie 33000_12202;
• 18.000,00 EUR op budgetpositie 33000_12313;
• 68.480,00 EUR op budgetpositie 33000_12601_02;
• 738.000,00 EUR op budgetpositie 33000_63351;
• 3.053.500,00 EUR op budgetpositie 33000_74253;
• 500.000,00 EUR op budgetpositie 33000_74398;
• 525.000,00 EUR op budgetpositie 33000_74760.

Op alle budgetposities is voldoende krediet beschikbaar.

Er dient geen btw aangerekend te worden wegens aanschrijving nummer 148 van 1971 en aanschrijving nummer 6 van 1975. De door Digipolis betaalde btw werd niet in aftrek genomen en maakt integraal deel uit van de prijs.

Op grond van artikel 54 van het Koninklijk Besluit van 5 september 2001 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de lokale politie is alleen het college van burgemeester en schepenen bevoegd om tot vastleggingen over te gaan.

De opdrachthoudende vereniging Digipolis heeft als doel het beheer, de exploitatie, de ontwikkeling en de promotie van telematica en zijn toepassingen alsook van alle activiteiten die ermee verbonden zijn.
Op het vlak van informatice staat de Lokale Politie Antwerpen voor grote uitdagingen: 

1. Om de vervangtermijn van 5 jaar voor personal computers en laptops te kunnen handhaven, is een inhaalbeweging nodig. Op dit moment zijn er nog personal computers en laptops in gebruik die ouder zijn dan 6 jaar.
2. Alle documenten of stukken die in de omzendbrief PLP40 worden vermeld, moeten in archieven worden bewaard. De jaarlijkse papierberg blijft groeien omdat er geen systeem bestaat om de oudere jaargangen van het archief die voor vernietiging in aanmerking komen, ook effectief te vernietigen. Een gefaseerde transitie van het papieren archief naar een digitale archivering moet worden geïmplementeerd. De documenten moeten in een generiek formaat worden opgeslagen zodat deze in de toekomst zonder problemen kunnen worden uitgelezen.
   De manier van archiveren moet een constante worden binnen de organisatie door éénzelfde methode te hanteren voor het klasseren, opslaan, benoemen, bewaren en vernietigen van digitale data. Dus niet alleen het platform moet worden opgezet, ook de manier van werken moet worden aangepast.
3. Om binnen de rapporteringsomgeving PMI geo data grafisch te kunnen voorstellen op kaarten die worden opgehaald uit het geografisch informatiesysteem (GIS), dient de nodige software en hardware worden aangekocht.
4. Na de verhuis van het datacentrum van het administratief centrum Oudaan naar Post Noord van de brandweer kan de productie- en de failover omgeving worden gelijkgezet. Nu zijn er nog bedrijfskritische toepassingen die geen failover omgeving hebben.
5. Er dient een inhaalbeweging te worden gedaan om de laatste achterstand weg te werken en alle personal computers met Office 2007 of 2010 te laten werken.
6. De huidige segmenten voor desktop virtualisatie zitten vol. Om nog verder te kunnen uitbreiden is er nieuwe hardware en uitbreiding licenties nodig.
7. Om het mogelijk te maken de flitscamera's op afstand uit te lezen, is het nodig het netwerk van het Vlaams gewest en HILDE-netwerk (het afgeschermde politienetwerk van de politiediensten) op een beveiligde manier aan te sluiten en te koppelen.
8. De selectie en implementatie van een oplossing voor een snelle (4G) data-connectie die moet beantwoorden aan de groeiende mobiele communicatienoden van het politiekorps voor de volgende jaren. Dit is een ondersteunend traject dat een brede waaier aan huidige en toekomstige mobiele toepassingen moet mogelijk maken. De beschouwde opties zijn enerzijds een "klassiek" data-contract met een telecom-provider, eventueel versterkt door prioritisatie van de connecties, en anderzijds een publiek-private samenwerking om een eigen private netwerk-infrastructuur te bouwen.
9. De verkeerspolitie maakt gebruik van de software van Orbit om de verkeersongevallenanalyses te maken. Deze software kan alleen geactiveerd worden als er licenties voor het gebruik van deze applicaties voorradig zijn.
10. De Lokale Politie Antwerpen wenst een multi inzetbaar commandovoertuig aan te kopen. Deze aankoop wordt gerealiseerd door een Europese bestekkenprocedure. Dit commandovoertuig moet voor allerlei doeleinden worden ingezet en moet daarom beschikken over de meest moderne communicatietechnologieën om te communiceren met de telecommandokamer of mensen op het terrein.
11. Aankoop van een "camera-aanhangwagen" om op elk moment autonoom in te zetten op elke locatie in de stad Antwerpen om zo extra ogen te hebben op het terrein waar nodig.
    Aankoop van een "vast verplaatsbare camera", idem als de aanhangwagen, maar bedoeld om langer autonoom op één plaats te blijven staan.
    Aankoop van "light pack", dit zijn camera's die op geplande momenten opgehangen kunnen worden. Ze zijn ook kleiner dan de vast verplaatsbare camera's, kunnen zeer beperkt autonoom draaien, maar zijn ideaal om op events gebruikt te worden.
12. In de nieuwe wijkkantoren Kioskplaats 29 te Hoboken, Statiestraat 44 te Berchem, Kristus Koningplein 15 te Ekeren zullen er, op basis van het generieke cameramodel, camera's worden voorzien.
13. In de reeds bestaande politiecommissariaten waar er veelvuldig problemen worden vastgesteld met het gebruik van de camera's, wordt op basis van het generieke cameramodel een inhaalbeweging gedaan zodat het nieuwe cameramodel van toepassing is en compatibel zal zijn met het bestaande camerasysteem.
14. In 2013 werd om het cameraregistratiesysteem Coppweb beter te laten werken op de processen van camera interventie, bijkomend maatwerk/hardware aangekocht. Omdat ondertussen het cameraregistratiesysteem Coppweb verder werd uitgebreid is het noodzakelijk bijkomend maatwerk aan te kopen. Verder is er noodzaak aan uitbreiding van de camera operator posities.
15. Er is noodzaak aan multimediale apparatuur ten behoeve van presentaties, briefings, opleidingen, en dergelijke in Noorderlaan 500, blok B (aula, briefingruimte, vergaderzaal), Generaal Armstrongweg 1 (vergaderzaal ICT - 4° verdieping Digipolis 1), Oudaan 5 (vergaderzaal).
16. Er is noodzaak aan de aankoop van 130 bredere beeldschermen voor medewerkers operationele planning, om een optimaal overzicht te hebben in de planningstool. Deze aankoop zal het werken in de tool van de medewerkers aanzienlijk verbeteren.
17. Aankoop en implementatie van software om de organisatiewijzigingen te ondersteunen. De belangrijkste weerhouden functionaliteit die we via Progreso willen realiseren, zijn de volgende:
    - positiemanagement van de As is situatie;
    - positiemanagement van de To Be situatie;
    - beheer van alle bestaande medewerkers (als kandidaat voor de posities in de toekomstige organisatie);
    - registratie van alle beslissingen;
    - rapporteren op doelgroepen zodat er gericht kan gecommuniceerd worden naar deze specifieke doelgroepen;
    - ondersteunen van de communicatie push;
    - ondersteunen van de communicatie pull;
    - het kandidaatstellingsproces via de webomgeving;
    - ondersteuning van het selectieproces via de tool.
18. Om de mobiele devices (o.a. smartphone, tablet-pc, mobiele telefoons, ...) in de brede zin te beheren, wenst de Lokale Politie Antwerpen een technische oplossing te selecteren en te implementeren. Dit omvat het centraal configureren van de toestellen, installatie van software op deze toestellen, beveiligen tegen oneigenlijk gebruik, encryptie van lokaal gestockeerde gegevens, wissen en onklaar maken bij verlies of diefstal.
19. Er is nood binnen het korps aan draagbare printers zodat processen-verbaal of andere documenten op het terrein kunnen worden afgedrukt. Er wordt gestart met een pilootproject van 10 printers om de effectiviteit en het gebruiksgemak te evalueren. Indien dit als positief wordt ervaren, zal er overgegaan worden tot de aankoop van 103 draagbare printers.
20. In het bestuursakkoord is het project thuiswerk voorzien. Om het mogelijk te maken de medewerkers van de Lokale Politie Antwerpen aan thuiswerk te laten doen, is het noodzakelijk de nodige soft- en hardware aan te kopen.
21. Er is noodzaak aan de aanschaf en implementatie van een video enterprise platform voor de Lokale Politie Antwerpen. Deze implementatie voorziet videoconference functionaliteiten voor onder andere salduz, verhoor, e-kantoor, .... Dit project gaat enkel de backend opzetten, de frontend devices zijn voor de respectievelijke projecten.
22. In het kader van het project "digitale archivering" wordt er in de gebouwen van de Noorderlaan een scanninglokaal voorzien. Dit lokaal moet volledig worden ingericht om deze activiteiten te kunnen blijven uitoefenen.
23. Om een eerste evaluatie te kunnen maken van digitale schetsen van ongevallen, is de aankoop van 2 global positioning system (gps) stokken van Orbit-X als test noodzakelijk.
24. Implementatie van een tool die toelaat, mensen binnen de organisatie te verbinden (rollen, verantwoordelijkheden) en te ondersteunen met werkzaamheden. Alle organisatie- en vakkennis wordt geborgen in een digitaal vakkennisinformatiesysteem CONNEXIO. Dit gebeurt door het in kaart brengen van dat wat de organisatie in essentie doet. De dienstverlening is concreet gemaakt en ieders bijdrage wordt zo inzichtelijk.
    In de tool is alle operationele organisatiekennis direct en makkelijk op te zoeken. Door kennis te koppelen aan de handelingen die iemand uitvoert heb je altijd de juiste specifieke vakkennis voor handen op het moment dat je deze kennis nodig hebt.
25. Vanaf 1 januari 2013 werd de vierde verdieping van Digipolis 1 ter beschikking gesteld aan de afdeling ICT van de Lokale Politie Antwerpen. Tussen de Lokale Politie Antwerpen en Digipolis werd hiervoor het volgende overeengekomen:
    - de servicekosten worden jaarlijks door middel van een factuur door Digipolis aan de Lokale Politie Antwerpen doorgefactureerd;
    - een offerte zal hiervoor door Digipolis worden opgemaakt en aan de Lokale Politie Antwerpen bezorgd;
    - aangezien de werkelijke kosten (aardgas, water, elektriciteit en koffie) pas na het verstrijken van het kalenderjaar zullen gekend zijn, zal een eindafrekening worden gemaakt van de werkelijke kost aan de hand van het werkelijke verbruik in het begin van het volgend kalenderjaar;
    -in de loop van september zal een schatting worden opgemaakt van de werkelijke kosten zodat de Lokale Politie Antwerpen een inschatting kan maken van de eindafrekening;
    - een jaarlijkse indexering is van toepassing.
    
    Het totaal geraamde bedrag van de servicekosten bedraagt 68.480,00 EUR/per jaar, inclusief btw en dit voor een bruto oppervlakte van 640,00 m² (inclusief liften, keuken, toiletten, traphallen, ....) of 575,00 m² netto (bureauruimte).
    Deze kost wordt als volgt opgebouwd:
    

    algemene kosten	33,00 EUR/m²
    kosten verbruik elektriciteit	37,00 EUR/m²
    kosten verbruik aardgas	8,00 EUR/m²
    kosten schoonmaak	28,00 EUR/m²
    TOTAAL	107,00 EUR/m²

     
26. Op 19 juli 2013 (jaarnummer 6702) keurde het college de tussentijdse centralisatiebeweging goed van de centrale interventiedienst (eerstelijns interventiewerking, leiding & coördinatie + steundienst, gerechtelijk bureel) en van de operationele steundienst (mobiele eenheid + ondersteuningseenheden) en werd hiervoor blok B (site Noorderlaan/Havanastraat) ter beschikking gesteld van de Lokale Politie Antwerpen voor een periode van 6 jaar.
    Vooraleer voornoemde diensten in 2015 hun intrek kunnen nemen in dit gebouw, moet er voor gezorgd worden dat de elementaire ICT infrastructuur (o.a.bekabeling, WIFI, inrichting werkplekken, ...) aanwezig is.
27. Voor de ondersteuning van PMI heeft de Lokale Politie Antwerpen nood aan een datamart beheerder. Aangezien het niet mogelijk is dit te realiseren met eigen personeel, is de Lokale Politie Antwerpen genoodzaakt beroep te doen op een externe partner. Op dit ogenblik beschikt Digipolis over voldoende gekwalificeerd personeel, waardoor er 2 personeelsleden ter beschikking kunnen gesteld worden aan de lokale Politie Antwerpen voor ondersteuning van dit project. Deze personeelsleden zijn complementair aan een externe partner. De personeelskosten zullen door de Lokale Politie Antwerpen worden terugbetaald aan Digipolis.

De aankoopdienst van de Lokale Politie Antwerpen vraagt volgende bedragen vast te leggen om facturen aan derden (in casu Digipolis) te kunnen betalen:

Artikel 12 van het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking van 6 juli 2001. (Belgisch Staatsblad van 31 oktober 2001) 

Ministeriële omzendbrief PLP 40 betreffende de archieven van de lokale politie: archiefselectielijst en bewaartermijnen. (Belgisch Staatsblad van 7 april 2006)