Onthaal, drank en personeel voor de bediening worden voorzien en betaald door de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience.
Artikel 57 §3 4° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
Van vrijdag 19 september tot en met zondag 21 december 2014 vindt in de Nottebohmzaal van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience (EHC) en in het Museum aan de Stroom (MAS), de prestigieuze dubbeltentoonstelling “Heilige plaatsen, Heilige boeken” plaats. Al meer dan 10 jaar organiseert EHC van september tot en met mei maandelijks op zondagmorgen de fel gesmaakte “Nottebohmlezingen. Dit najaar kunnen de geplande lezingen uitzonderlijk niet in de Nottebohmzaal doorgaan. De tentoonstelling zal centraal worden opgesteld en de veiligheidsvoorschriften, die de bruikleengevers opleggen inzake conservering van deze bijzondere documenten zijn uitermate streng. Gevraagd wordt om bij hoge uitzondering de trouwzaal en de Leyszaal kosteloos ter beschikking te stellen van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience voor de geplande Nottebohmlezingen op zondag 21 september, zondag 19 oktober, zondag 16 november en zondag 21 december 2014, telkens van 10.30 tot 14.00 uur.
Bestuurszaken/externe relaties geeft gunstig advies voor deze ontvangst. Ontvangsten dragen bij tot het versterken van de relaties tussen de stad en het brede middenveld.
Het college keurt goed dat de trouwzaal en Leyszaal gratis ter beschikking worden gesteld van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience voor de Nottebohmlezingen op zondag 21 september, zondag 19 oktober, zondag 16 november en zondag 21 december 2014, telkens van 10.30 tot 14 uur en neemt er kennis van dat zowel personeelskosten als de kosten voor de receptie achteraf volledig worden betaald door de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience.