Het college nam in zitting van 14 februari 2014 (jaarnummer 01567) kennis van de aanvraag van de Vlaamse Beiaard Vereniging, p/a Broekstraat 23 te Averbode om het slotevenement van het Beiaard Wereld Congres te organiseren op de Grote Markt in Antwerpen op 2 juli 2014. In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan de dienst ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film om een gedetailleerd voorstel uit te werken.
Het congres wordt georganiseerd in samenwerking met het museum Vleeshuis en in overleg met het kabinet van de schepen voor cultuur, economie, stads- en buurtonderhoud, patrimonium en erediensten. Het congres start op zondag 29 juni 2014 en loopt tot en met woensdag 2 juli 2014. Vanop de beiaard van de kathedraal worden beiaardconcerten gegeven op zondag 29 juni 2014 en op maandag 30 juni 2014, telkens tussen 10.00 uur en 22.00 uur.
Er is een afsluitend evenement gepland op woensdagavond 2 juli 2014 op de Grote Markt. Tijdens dit evenement worden er twee mobiele beiaarden op de Grote Markt geplaatst. De beiaarden worden eveneens begeleid door een percussiegroep. Dit slotevenement start om 19.00 uur en is gratis voor iedereen toegankelijk. Er worden stoelen op de Grote Markt geplaatst om toeschouwers de mogelijkheid te geven om rustig te genieten van de muziek. Op dinsdag 1 juli 2014 en op woensdag 2 juli 2014 zijn er gedurende de dag geen activiteiten gepland in het Antwerps stadscentrum. Op dinsdag 1 juli 2014 is er onder andere een congresdag te Lier.
Om dit slotevenement mogelijk te maken voorziet de dienst stadsbeheer/logistiek/bijzondere opdrachten en feestmateriaal een elektriciteitsaansluiting en de stoelen op de Grote Markt.
De dienst ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7,6 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 19 november 2013 (jaarnummer 673) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• alle eventuele schade wordt vergoed.
• de zichtbaarheid van het toeristisch informatiebord vanop de Grote Markt moet verzekerd blijven;
• de ingang van de toerismebalie moet gevrijwaard worden;
• vermijd installaties (podium, kraampjes, containers,...) ter hoogte van Grote Markt 13;
• geen containers plaatsen in de Wisselstraat tot aan huisnummer 11;
• opkuis dient onmiddellijk na het evenement te gebeuren vermits het in een toeristische kernzone doorgaat;
• de exploitatie van toeristische rondritten op de Grote Markt mag niet gehinderd worden. Zij betalen immers een concessievergoeding voor hun standplaats. (parcours: Suikerrui - Grote Markt – Kaasrui);
• er dient steeds een vrije doorgang te zijn voor de toeristische rondritten. (touristram, paardenkoetsen, trolleybus) Deze rondritten worden doorgaans tot ongeveer 17u30 geëxploiteerd.
Het college keurt de effectieve organisatie van het slotevenement van het Beiaard Wereld Congres, zoals hierboven beschreven, op 2 juli 2014 op de Grote Markt goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| PO/BOF | het leveren van de gevraagde materialen. |