Op basis van artikel 57, §3, 3° van het Gemeentedecreet staat het college in voor het financieel beheer van de stad, onverminderd de bevoegdheden van de gemeenteraad.
In functie van de visum- en beheerscontrole op beleidsbeslissingen controleren verschillende diensten binnen de stad, waaronder de dienst financiën/cel visum en de dienst districten/financiën, of er sprake is van openstaande vorderingen in hoofde van een begunstigde van een toelage.
Indien er nog schulden blijken open te staan, wordt aan de dienst financiën/debiteurenbeheer gevraagd om te controleren of deze schulden zijn vervallen en niet werden betwist. In dit geval wordt bij de beleidsbeslissing een adviserende opmerking geformuleerd om rekening te houden met deze schulden bij uitbetaling.
Bij openstaande, niet-betwiste vervallen schulden blokkeert de dienst financiën/uitgaven deze toelage totdat de schulden zijn vereffend.
Er wordt echter niet aan effectieve schuldvergelijking (inhouding) gedaan.
Om een optimaal financieel beheer van de stad te realiseren is het van belang dat openstaande vorderingen die vervallen zijn en niet betwist worden, daadwerkelijk worden geïnd.
In dergelijke gevallen is het aangewezen om in het document "visumcontrole financieel beheerder en beheerscontrole financiën" de volgende opmerking op te nemen met betrekking tot besluiten met toelagen:
De bedrijfseenheid financiën vraagt volgende tekstuele aanpassing aan het besluit:
"Debiteur met nummer heeft op … nog voor … EUR openstaande, niet-betwiste vervallen schulden.
In de rubriek ‘Algemene financiële opmerkingen’ moet opgenomen worden: ‘Debiteur met nummer heeft op … nog voor … EUR openstaande, niet-betwiste vervallen schulden.’
Er moet een artikel in het besluit opgenomen worden waarbij het college de opdracht geeft aan het bedrijf om deze toelage niet uit te betalen zolang deze schulden nog openstaan.
Ook moet er een extra financiële tabel voorzien worden waarin deze schuld wordt beschreven voorafgegaan door ‘De financieel beheerder regelt de financiële aspecten als volgt:
De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730)
Het college keurt de voorwaarden goed waaronder een beslissing tot toekenning of uitbetaling van een toelage aan een begunstigde met niet-betwiste vervallen schulden ten aanzien van de stad kan worden goedgekeurd: