2014_CBS_06526 - Bestek GAC/2014/2260 - Raamcontract voor het digitaliseren van geluidsbestanden. Gunning. - Goedkeuring

Nr.

Naam

Motivering

Score

Gunningscriterium nr. 1: Prijs
Beoordeling op 40 punten
De aanbestedende overheid heeft de wens om 947 geluidsdragers te digitaliseren. Een indicatie van de vermoedelijke hoeveelheden per type drager, vindt u onder punt III.10.
Het huidig beschikbare budget bedraagt 10.000 euro inclusief btw per jaar. (of 40.000 euro inclusief btw op 4 jaar) In de bijgevoegde inventaris vult u uw eenheidsprijzen in per minuut te digitaliseren gegevens aanwezig op de verschillende types van dragers.
Voor de berekening van de score wordt de regel van drie gebruikt:
Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs

2

Color by DeJonghe nv

40

1

Picturae bvba

32,84

Gunningscriterium nr. 2: Kwaliteit van de conversie
Beoordeling op 20 punten
De inschrijver voegt een nota toe aan zijn offerte waaruit de kwaliteit van de geconverteerde bestanden blijkt. Dit kan bijvoorbeeld door aan te geven welke correcties hij standaard gebruikt voor de digitalisering van de geluidsfragmenten. Ook vermeldt de inschrijver of hij buiten het vereiste WAVE-bestand zoals beschreven in de technische bepalingen, ook bijkomende versies aanlevert van de geluidsbestanden.

2

Color by DeJonghe nv

Color by DeJonghe nv geeft per geluidsdrager een gedetailleerde workflow met inbegrip van de nabewerking. Stiltes aan het begin, aan het einde van de opnames en tijdens de opnames worden geknipt en pieken worden genormaliseerd. De firma geeft ook aan hoe ze mogelijke problemen bij de digitalisering (zoals banden die plakken of breken) zal oplossen. De nabewerking bestaat uit het zo nodig aanpassen van de afspeelsnelheid en het geluidsvolume, het renderen van de opname naar het gevraagde moederbestand en het afgeleide bestand en het nemen van een digitale back up. DeJonghe zal een versie afleveren in het gevraagde formaat evenals een mp3-versie en indien gewenst mp3-versies in diverse kwaliteitsniveaus, een AIFF-versie en een AAC-versie. De tracks worden gesplitst opgeleverd. DeJonghe geeft duidelijk aan hoe de kwaliteits- en volledigheidscontroles in de verschillende fasen van het digitaliseringsproces worden uitgevoerd. Voor de digitalisering van 1 type van magneetbanden werkt DeJonghe samen met een onderaannemer.

15

1

Picturae bvba

Picturae bvba besteedt veel aandacht aan het logistieke proces, maar is eerder beknopt over het eigenlijke digitaliseringsproces. Gedurende de digitalisering zullen er slechts enkele correcties worden gemaakt. De firma zal indien nodig het opnameniveau aanpassen. Bij bandrecordertapes zal de positie van de opnamekop zodanig worden afgesteld dat de beste signaaloverdracht plaatsvindt. De operator zal de juiste snelheid van een geluidsband bepalen en vervolgens met die snelheid de band digitaliseren. Bij fonoplaten zal de dikte van de naald bepaald worden aan de hand van de originele drager. Bij de postproductie kunnen nog andere correcties worden doorgevoerd. Picturae zal een versie zonder en een versie met correcties afleveren in het gevraagde formaat evenals een mp3-versie met correcties en een gemonteerde versie waarbij elke geluidfragment in een aparte file wordt gezet.

12

Gunningscriterium nr. 3: Vervoer, opslag en verwerking
Beoordeling op 30 punten
De inschrijver voegt een nota toe waarin hij een beschrijving maakt van het voertuig en de bewaarplaats voor de geluidsdragers. Bijkomend specifieert hij welke apparatuur hij zal gebruiken voor de digitalisering. Hij toont hiermee aan dat de gebruikte apparatuur geschikt is voor het werken met kwetsbare dragers en dat hij de nodige maatregelen zal treffen om de dragers zo goed mogelijk te beschermen.

1

Picturae bvba

Picturae bvba geeft een gedetailleerde beschrijving van het voertuig en van het materiaal waarin de stukken in het voertuig worden opgeslagen. De firma beschrijft uitvoerig welke maatregelen het neemt om de risico’s tijdens het transport te beperken of uit te sluiten. De bewaarplaats beantwoordt aan de strengste normen inzake bewaarcondities en veiligheid. De procedure van het transport wordt gedetailleerd uitgelegd. Picturae geeft een beknopt maar volledig overzicht van de beschikbare apparatuur, waarvoor een databank wordt bijgehouden. Die databank maakt het mogelijk de meest geschikte apparatuur per drager te kiezen.

29

2

Color by DeJonghe nv

Color by DeJonghe nv is met uitzondering van de beschrijving van de apparatuur iets minder gedetailleerd dan Picturae bvba. Het transport wordt uitbesteed aan een gespecialiseerde firma. De gebruikte voertuigen worden beschreven. De bewaarplaats voldoet aan de eisen van het bestek. De apparatuur wordt per geluidsdrager opgesomd. Ook de gebruikte hard- en software wordt vermeld. DeJonghe beschrijft per geluidsdager uitvoerig de voorbereidingsfase waarin de geluidsdragers worden gecontroleerd, de apparatuur wordt getest en de meeste geschikte apparatuur wordt gekozen.

24

Gunningscriterium nr. 4: Timing
Beoordeling op 10 punten
De inschrijver maakt een timing (tijdschema) op van bestelling tot aflevering van de gedigitaliseerde bestanden.

1

Picturae bvba

Picturae voorziet in een totale doorlooptijd van minimum 40 en maximum 60 werkdagen. De marge is voor het transport. Picturae heeft een stroomschema en een planning opgemaakt. De verschillende onderdelen van het digitaliseringsproces zijn hierin opgenomen, maar er is geen doorlooptijd op elk onderdeel geplakt. Picturae schrijft dit toe aan het feit dat bij digitalisering van audio de processen parallel verlopen.

7

2

Color by DeJonghe nv

Color by DeJonghe voorziet in een totale doorlooptijd van minimum 82,9 en maximum 100 werkdagen. De marge dekt eventuele meerwerken te wijten aan de fysieke staat van de elementen. Om de 30 dagen wordt het overgezette materiaal teruggebracht zodat de meeste registers sneller dan 82,9 werkdagen terug ter beschikking zijn. Dejonghe heeft een gedetailleerd tijdschema opgemaakt waarin per soort geluidsdrager wordt aangegeven hoe de doorlooptijd is berekend.

7,41

Nr.

Naam

Score

2

Color by DeJonghe nv

86,41

1

Picturae bvba

80,84