2014_CBS_06524 - Bestek GAC/2014/2349 - Digitaliseren van wijkboeken. Gunning. - Goedkeuring

Nr.

Naam

Motivering

Score

Gunningscriterium nr. 1: Prijs
Beoordeling op 30 punten
De inschrijver geeft zijn stukprijs op voor het digitaliseren van 1 gescande opening. Het betreft 67 registers van ca. 38 cm hoog en 25 cm breed, met een vermoedelijke hoeveelheid van 34.000 scans voor het totale project. Verso-pagina’s moeten alleen gescand worden wanneer zij informatie bevatten. Indien zij blanco zijn, dient men enkel de recto-pagina in te scannen. Voor de beoordeling van dit criterium wordt de regel van drie toegepast. Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs

2

Groenendijk Microfilm- en Scanservice B.V.

30

4

Picturae bvba

23,41

1

Acmis nv

18,11

3

Sercu Microdata nv

17,45

Gunningscriterium nr. 2: Kwaliteit
Beoordeling op 30 punten
De inschrijver moet aangeven hoe hij aan de algemene richtlijnen en de minimum technische eisen van het bestek zal voldoen. Daarnaast moeten worden toegevoegd: • ten minste 3 representatieve scans als voorbeeld en een xls-bestand met de nodige metadata van deze scans; • een gedetailleerde workflow die de volledigheid en de scankwaliteit van een gedigitaliseerd register garandeert. De scans worden beoordeeld op conformiteit met de uitgangspunten en de minimumeisen. De scans moeten inzicht geven in de mate van scankwaliteit die de inschrijver kan leveren.

1

Acmis nv

Acmis beschrijft uitvoerig hoe aan de eisen inzake volledigheid en scankwaliteit zal worden tegemoet gekomen en stuurt een gedetailleerde workflow mee. Voor de workflow wordt het programma Digiflo gebruikt. De firma kan ook alle gevraagde nabewerkingen uitvoeren. De representatieve scans zijn van goede kwaliteit. De firma heeft ook een voorbeeldbestand met metadata bezorgd.

30

2

Groenendijk Microfilm- en Scanservice B.V.

GMS geeft geen uitgebreide workflow, maar somt wel de maatregelen op die het neemt om risico’s te vermijden. De firma voert buiten het croppen in principe geen nabewerkingen uit. De andere nabewerkingsacties zijn niet nodig door de juiste instelling van de camera. De representatieve scans zijn van goede kwaliteit. De firma stuurt ook een voorbeeldbestand met metadata mee.

22

3

Sercu Microdata nv

Sercu Microdata is in vergelijking met de andere firma’s eerder summier. De firma kan wel alle gevraagde nabewerkingen uitvoeren. Het stadsarchief heeft  representatieve scans opgevraagd bij klanten van Sercu Microdata, maar heeft er geen ontvangen zodat ze niet beoordeeld konden worden. Er werd ook geen uitgewerkte workflow en geen voorbeeldbestand met metadata opgestuurd.

23

4

Picturae bvba

Picturae beschrijft gedetailleerd hoe aan de eisen inzake volledigheid en scankwaliteit zal worden tegemoet gekomen. De workflow is iets minder duidelijk uitgewerkt, maar wordt wel ondersteund door het programma Synergy. De firma kan ook alle gevraagde nabewerkingen uitvoeren. De representatieve scans zijn van goede kwaliteit. De firma heeft geen voorbeeldbestand met metadata meegestuurd.

24

Gunningscriterium nr. 3: Logistiek en behandeling materialen
Beoordeling op 30 punten
De inschrijver voegt een nota toe waarin hij een beschrijving maakt van het voertuig en de bewaarplaats voor de registers. Bijkomend specificeert hij welke apparatuur hij zal gebruiken voor de digitalisering. Hij toont hiermee aan dat de gebruikte apparatuur geschikt is voor het werken met kwetsbare registers en dat hij de nodige maatregelen zal treffen om de registers zo goed mogelijk te beschermen.

1

Acmis nv

Acmis geeft een uitvoerige beschrijving van het materiaal waarin de registers verpakt worden, van de bewaarplaats en van de locatie waarin de digitalisering gebeurt. Het transportmiddel, het transport zelf en de gebruikte scanapparatuur worden voldoende beschreven. De firma toont ook aan dat de gebruikte apparatuur geschikt is voor het werken met kwetsbare registers en dat de nodige maatregelen worden getroffen om de registers zo goed mogelijk te beschermen. Het logistieke proces wordt uitvoerig beschreven. Omdat de digitalisering in Schoten gebeurt zijn de transportrisico’s minimaal.

24,5

2

Groenendijk Microfilm- en Scanservice B.V.

GMS is voor het voertuig, het transportmateriaal en het transport zelf eerder beknopt.  We kunnen hier niet uit opmaken of de registers veilig zullen worden vervoerd. De bewaarplaats voldoet aan de verwachtingen. De apparatuur en de wijze waarop die gebruikt wordt, wordt uitvoerig toegelicht, maar de voorzorgsmaatregelen komen niet genoeg uit de verf. Ook het logistieke proces is te beknopt.

13,5

3

Sercu Microdata nv

Sercu Microdata geeft voor het transportmiddel, de bewaarplaats en de apparatuur eerder beknopte beschrijvingen. Over het transportmateriaal wordt niets gezegd.  We kunnen hier niet uit opmaken of de registers veilig zullen worden vervoerd. Het logistieke proces ontbreekt nagenoeg volledig. De firma vermeldt ook niet dat ze bij onverwachte problemen tijdens het scannen contact zal opnemen met het stadsarchief.

15,5

4

Picturae bvba

Picturae bvba geeft een gedetailleerde beschrijving van het transport zelf en van de bewaarplaats. Over het transportmateriaal is de firma eerder beknopt. Het transportmiddel wordt beschreven en gedocumenteerd met een foto. De firma beschrijft de apparatuur en legt uit hoe die zal worden gebruikt om te werken met kwetsbare dragers. Het logistieke proces wordt uitvoerig beschreven.

24

Gunningscriterium nr. 4: Timing
Beoordeling op 10 punten
De inschrijver maakt een timing (tijdschema) op van bestelling tot aflevering van de gedigitaliseerde registers.

1

Acmis nv

Acmis meent 60 kalenderdagen nodig te hebben voor de opdracht en geeft daarvoor een tijdschema op. Omdat de wijkboeken in 3 keer worden opgehaald, is de tijd dat ze onbeschikbaar zijn minimaal.

8,5

2

Groenendijk Microfilm- en Scanservice B.V.

GMS denkt de opdracht in 7 weken (= 49 kalenderdagen) te kunnen uitvoeren en geeft daarvoor ook een tijdschema op.

9,29

3

Sercu Microdata nv

Sercu Microdata schat de uitvoeringstermijn op 42 kalenderdagen, maar geeft niet aan hoe die termijn is berekend.

5

4

Picturae bvba

Picturae rekent op 51 kalenderdagen en geeft per grote stap in het proces het aantal geschatte uren op.

8,12

Naam

Score

Acmis nv

81,11

Picturae bvba

79,53

Groenendijk Microfilm- en Scanservice B.V.

74,79

Sercu Microdata nv

60,95

Nr.

Naam

Motivering

Score

Gunningscriterium nr. 1: Prijs
Beoordeling op 30 punten

3

Groenendijk Microfilm- en Scanservice B.V.

30

2

Picturae bvba

23,41

1

Acmis nv

22,33

4

Sercu Microdata nv

17,45

Naam

Score

Acmis nv

85,33

Picturae bvba

79,53

Groenendijk Microfilm- en Scanservice B.V.

74,79

Sercu Microdata nv

60,95