De kosten voor de receptie worden geraamd op 675,00 EUR (4,50 EUR x 150 personen):
Via bestelbon 4105023222 werd voor een bedrag van 18.942,55 EUR de geraamde jaarkost voor witte wijn en champagne bij Wijnhandel De Kok (Profiel) vastgelegd.
Via bestelbon 4005024119 werd voor een bedrag van 11.519,20 EUR de geraamde jaarkost voor schuimwijn bij Puerta Del Sol vastgelegd.
Via bestelbon 4005091923 werd voor een bedrag van 3.145,40 EUR de geraamde jaarkost voor bier bij brouwerij De Valk vastgelegd.
Via bestelbon 4005092332 werd voor een bedrag van 3.210,74 EUR de geraamde jaarkost voor fruitsap bij Oxfam vastgelegd.
Via bestelbon 4005066039 werd voor een bedrag van 3.097,60 EUR de geraamde jaarkost voor rode wijn bij Magnus Kwaliteitswijnen vastgelegd.
Deze vastleggingen werden goedgekeurd via het budgethouderschap.
Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de uitgaven die reeds zijn goedgekeurd in het kader van het budgethouderschap ter kennis meegegeven naar het college. Het college dient deze uitgaven niet goed te keuren.
Artikel 57 §3 4° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
De Ronde Tafel Antwerpen organiseert op 18 september 2014 een bijeenkomst voor alle Antwerpse tafels. De Ronde Tafel is een internationale serviceclub die jonge ondernemers een platform biedt om hun professionele kennis en ervaring met anderen te delen. Daarnaast werven zij fondsen om lokale sociale projecten te ondersteunen. Momenteel steunen ze 2 Antwerpse projecten, "Casa di Mauro", een hoeve die 7 jongvolwassenen met een beperking een woonvorm onder begeleiding biedt en "Den Engel", in Deurne waar jongeren met een moeilijke thuissituatie begeleid zelfstandig kunnen wonen. Daar het stadhuis die dag volledig bezet is, wordt gevraagd om de deelnemers te ontvangen in het Red Star Line Museum op donderdag 18 september om 19.30 uur.
De dienst bestuurszaken/externe relaties geeft gunstig advies voor deze ontvangst. Ontvangsten dragen bij tot het versterken van de relaties tussen de stad en het brede middenveld.
De dienst Cultuur en Sport / Musea en Erfgoed geeft gunstig advies voor het gratis ter beschikkingstelling van het Red Star Line Museum met verwijzing naar het retributiereglement voor het gebruik van zalen in de stedelijke musea en erfgoedinstellingen
(gemeenteraadsbesluit van 19 november 2013, 2013_GR_00688). Het reglement voorziet dat het college van burgemeester en schepenen afwijkingen op de prijs kan toestaan "omwille van opportuniteitsredenen op basis van een gemotiveerde beslissing" (artikel 12)
Voor de uitgaven die buiten een bestek vallen, werd in toepassing van artikel 26§1, 1° a) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten gebruik gemaakt van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, omdat de goed te keuren uitgave niet hoger is dan het bij het artikel 105, 2° van Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 vastgelegd bedrag van 85.000 EUR, exclusief btw.
Het college keurt goed dat de Ronde Tafel Antwerpen ontvangen wordt in het Red Star Line Museum op donderdag 18 september 2014 om 19.30 uur.
Het college beslist de schepen voor publiek domein, sport, diamant, markten & foren en personeel af te vaardigen.
Het college keurt goed dat omwille van de onbeschikbaarheid van het stadhuis er geen retributie wordt aangerekend.