Het directiecomité van het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen heeft beslist om u een toelating te verlenen om op 13 september 2014 het Port of Antwerp Drakenbootfestival te organiseren in het Kempisch Dok en gebruik te maken van de personeelsparking aan de Londenbrug.
Deze toelating is onderworpen aan volgende voorwaarden:
- De gemeentelijke havenpolitieverordening, goedgekeurd door de gemeenteraad van de stad Antwerpen blijft onverminderd van kracht.
- De “Tariefverordening op evenementen in de haven” en de “Tariefverordening op de binnenvaart” blijven onverminderd van toepassing en kunnen steeds geraadpleegd worden op www.portofantwerp.com - Port of Antwerp - Diensten en Informatie.
- Naast deze toelating van het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen wordt de organisatie verzocht zijn aanvraag ook in te dienen bij de dienst ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film van de stad Antwerpen via www.antwerpen.be/evenementen en de voorwaarden na te leven die de burgemeester van de Stad Antwerpen oplegt.
- Het Havenbedrijf zal geen vergoeding aanrekenen.
De aanvrager is gehouden om volgende verplichtingen na te komen:
- Onder opschortende voorwaarde vóór 30 augustus 2014 een waarborgsom van 2.000,00 EUR storten, op rekening 091-0111600-79 van het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen. De organisatie moet voor de terugbetaling van de waarborg zelf contact opnemen met het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen via debiteuren@portofantwerp.com De waarborg zal teruggestort worden wanneer het openbaar domein na afloop van het evenement gereinigd en zonder schade terug wordt overgedragen aan het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen.
- De nodige verzekeringscontracten (o.a. een polis burgerlijke aansprakelijkheid) afsluiten met een in de EU gevestigde of vertegenwoordigde verzekeringmaatschappij want alleen de organisatie is verantwoordelijk voor alle schade en ongevallen die zich in het kader van dit evenement zouden voordoen. Deze verzekeringscontracten dienen volgende clausule van verhaalafstand te bevatten:
“door de organisatie van het evenement neemt het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen geen enkele verantwoordelijkheid op zich voor schade en verlies door welke oorzaak ook aangericht, zelfs wanneer er noch toeval, noch geval van overmacht bestaat.”
- Indien er tijdens de voorbereiding naar het evenement toe nog extra voorwaarden worden opgelegd door de Havenkapiteinsdienst en/of Scheepvaartmanagement dienen deze onvoorwaardelijk opgenomen te worden in de uitvoering.
- De reglementen die van toepassing zijn in de Haven van Antwerpen blijven van kracht.
- De organisatie zal het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen niet aansprakelijk kunnen stellen wanneer evenementen in de omgeving een negatieve invloed zouden hebben op de organisatie van het evenement.
Voor activiteiten op het water:
- Het watergebonden aspect van het evenement (roeien) mag doorgaan in het Kempisch dok ter hoogte van kaaien 33/A-B-C ,34 en oostelijk deel van kaai 35.
- Tijdens het evenement kan de havenkapitein en/of zijn afgevaardigden steeds beslissen om de race te wijzigen of stop te zetten in functie van de algemene veiligheid voor de scheepvaart en de omgeving.
- Het evenement in te delen in perioden zodanig dat beperkte bewegingen van scheepvaart mogelijk zijn zonder al te veel vertraging.
- De toegangen tot de vaartuigen, ter hoogte van kaai 36 (instapsteiger) als het startponton ter hoogte van kaai 33A op het water, moeten degelijke en stabiele constructies zijn (geen ladder).
- De pontons dienen vakkundig vastgemaakt te worden en vanaf duisternis duidelijk voorzien te worden van de nodige verlichting.
- De afbakening op het wateroppervlak moet in overeenstemming gebeuren met het scheepvaartmanagement. Het mag de doorgang nooit versperren noch gevaar opleveren voor de scheepvaart.
- Het evenement mag niet doorgaan bij een windsnelheid van meer dan 5 BFT en/of zichtbaarheid van minder dan 1.000 m.
- De nodige veiligheidsvoorzorgen aan wal en op het water uitwerken in samenwerking met het scheepvaartmanagement en de scheepvaartpolitie, zoals het inzetten van een reddingsteam met voldoende rubberboten (minstens 2 RIB's) afsluiten van zones, preventieve maatregelen om te voorkomen dat mensen in het water vallen.
Voor activiteiten op het land, het gebruik van de haventerreinen rond het Kempisch Dok en de parking van het Havenbedrijf aan de Londenbrug:
- De grenzen, de bereikbaarheid en de exploitatie van de concessies rondom het Kempisch Dok (o.a. Port Tech, EPP ,…) dienen te allen tijde gerespecteerd en gevrijwaard te worden; indien men concessieterreinen wil betreden dient de voorafgaandelijke schriftelijke toelating van de concessionaris te worden bekomen.
- Het groene gedeelte op de schets zal ingericht worden als parking. Het rode gedeelte aangeduid op de schets zal ingericht worden met tenten;
- Vooraleer het evenement van start gaat, dient de organisator contact op te nemen met de dienst INFR / GBP / T - tel. 03/229 64 28 (Bert Jacobs) voor een bezoek ter plaatse. De organisator overhandigt bij deze een plaatsbeschrijving onder de vorm van een reeks foto's, waaruit duidelijk alle reeds bestaande schade of vervuiling van het te betrekken terrein en omgeving blijkt. Let wel: alle schade of vervuiling die niet wordt gemeld voor de aanvang van het evenement wordt beschouwd als veroorzaakt tijdens het evenement.
- De aanvrager neemt de eerstvolgende werkdag na beëindiging van het evenement opnieuw contact op met de dienst INFR /GBP / T – tel. 03/229 64 28 voor een bezoek ter plaatse. De tijdens deze inspectie vastgestelde beschadigingen of vervuilingen dienen onmiddellijk door de aanvrager te worden hersteld. Indien de aanvrager dit nalaat zal de dienst INFR / GBP / T, zonder voorafgaande kennisgeving en volledig ten laste van de organisator, overgaan tot het (laten) herstellen en/of reinigen van alle door INFR / GBP / T vastgestelde gebreken. INFR / GBP / T bepaalt de noodzaak, de dringendheid, de aard en de omvang van deze werken, hiertegen is in geen geval verhaal mogelijk. Alle gemaakte onkosten worden gevorderd van de aanvrager, hiertoe wordt in eerste instantie het waarborgbedrag aangesproken. Eventueel resterend waarborgbedrag wordt pas vrijgegeven nadat de eindtoestand is vastgesteld door beide partijen én nadat alle herstellingen en reinigingen zijn uitgevoerd.
- Indien het voor de organisatie nodig is de kade of de openbare weg af te sluiten dient voorafgaande toelating bekomen van Verkeerspolitie Oudaan tel. 03/338 57 11 en de Scheepvaartpolitie tel. 03/546 37 40. De organisatie dient erop toe te zien dat de deelnemers de wegcode, specifiek de parkeerverboden, respecteren.
- Parking 1 (Kempischdok Zuidkaai) mag gebruikt worden om het evenement te organiseren op voorwaarde dat parking 2 (Asiadok Westkaai) volledig ter beschikking blijft als vrachtwagenparking en parking 3 (Asiadok Westkaai) ter beschikking wordt gesteld als parking voor personenwagens. De sanitaire voorzieningen voor de vrachtwagenchauffeurs bevinden zich eveneens op parking 2 (Asiadok Westkaai).
- Tijdens het evenement dient er één verantwoordelijke van de organisatie te zijn die het evenement coördineert. Deze persoon wordt op voorhand naar alle betrokkenen gecommuniceerd en maakt gebruik van een portofoon (voorzien van meerder VHF kanalen).
- De bereikbaarheid, de toegankelijkheid en de beschikbaarheid van de vrachtwagenparking aan de Zuidkaai dienen te allen tijde te worden gegarandeerd.
- Een afsluiting plaatsen langs de hele kaailengte en het gebied waar het evenement doorgaat. Deze afsluiting moet voldoen aan de wettelijke bepalingen en de richtlijnen van de brandweer.
- Te allen tijde een duidelijke doorgang voor de hulpdiensten bewaren en een strook van minstens 5 meter breed vanaf de kaairand vrijhouden voor de hulpdiensten (veiligheidszone) zodat vaartuigen te allen tijde kunnen bereikt worden vanaf de openbare weg.
- Geen opstelling van objecten (kraampjes, voertuigen, tentjes, vaste constructies,…) in de veiligheidszone zodat deze zone altijd toegankelijk blijft voor de hulpdiensten.
- De organisator moet de veiligheid van publiek en deelnemers waarborgen en de nodige maatregelen treffen om te voorkomen dat mensen in het dokwater vallen.
- De werken zijn uit te voeren op uitsluitende lasten, kosten en gevaar van de aanvrager, die tevens de volledige verantwoordelijkheid draagt voor alle schade en ongevallen te wijten aan het uitvoeren van de werken.
- Onder geen enkel beding verankeringen in de grond bevestigen, betonnen straatstenen of kasseien verwijderen, of asfaltverharding doorboren. De aanvrager moet de nodige maatregelen treffen om de kaaimuur niet te beschadigen.
- De aanvrager moet rekening houden met eventuele renovaties aan de kaaimuren.
- Het verbod op het afschieten van vuurwerk of het maken van open vuur in de haven strikt naleven.
- De milieuwetgeving, o.a. inzake geluidsoverlast, naleven. De volledige regelgeving over muziekactiviteiten is opgenomen in hoofdstuk 4.5, 5.32 en 6.7 van de Vlaamse milieureglementering (VLAREM).
- In geval van vergunnings- of meldingsplichtige activiteiten (generatoren, opslag gassen, koelinstallaties,…) maakt de organisator voor aanvang van het evenement een afschrift van hetzij de vergunning, hetzij de melding over aan het Havenbedrijf.
- Zelf instaan voor de elektriciteitsvoorziening (advies te bekomen bij technisch manager tel. 03/229 74 50).
- De organisator neemt de nodige maatregelen om te voorkomen dat afval in het oppervlaktewater terechtkomt.
- Het afvalwater (sanitair, keuken, …) mag slechts in de riolering geloosd worden na zuivering en het moet voldoen aan de normen voor lozing van huishoudelijk afvalwater in oppervlaktewater.
- Indien rioleringsafhankelijk sanitair wordt gebruikt dient steeds gebruik te worden gemaakt van een septische tank. Er mag in geen geval afvalwater geloosd worden in de openbare riolering.
- In geval van vergunnings- of melding plichtige activiteiten (generatoren, opslag van gassen, koelinstallaties, …) een afschrift van hetzij de vergunning, hetzij de melding overmaken aan het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen.
- De vereiste maatregelen te treffen zodat de hinder voor de buurtbewoners en concessionarissen beperkt blijft.
- Vooraf de receptie van het Havenbedrijf contacteren (tel.: 03/205 20 11) om de toegangscode te ontvangen die de slagboom van de parking van het Havenbedrijf aan de Londenbrug opent .
- Zelf in te staan voor de bewaking van voertuigen en materialen op de parking van het Havenbedrijf aan de Londenbrug.
- Onmiddellijk na het beëindigen van het evenement moeten de aangebrachte constructies, bewegwijzering en dergelijke, alsook het afval direct en volledig verwijderd worden en in zijn oorspronkelijke staat herstelt en gereinigd worden. Indien er nog afval achterblijft zal dit op kosten van de organisator verwijderd worden door het Havenbedrijf en zullen deze kosten niet betwist kunnen worden.
- Omwille van de stabiliteit van de kaaimuren geldt aan het Kempische dok een maximale kaaibelasting van 4 ton/m2 en dit over een breedte van 15 meter gemeten vanaf het voorvlak van de kaaimuren.
De originele kopie van deze toelating moet door de verantwoordelijke van de organisatie ondertekend voor akkoord teruggestuurd worden naar het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen vóór 30 augustus 2014, zo niet zal de toelating als niet verleend worden beschouwd. Een overdracht van deze toelating aan derden is niet toegelaten, tenzij met een voorafgaande schriftelijke goedkeuring van het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen. Dit dient per aangetekend schrijven te gebeuren.