Artikel 57 § 3,4 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
| Fase | Bestuursorgaan | Datum | Jaarnummer |
| goedkeuring raamcontract PO/14830776 en procedure | college | 1 juni 2012 | 5620 |
| opening 3 offertes | 13 augustus 2012 | ||
| goedkeuring gunning aan bvba Buytaert | college | 19 oktober 2012 | 10845 |
| goedkeuring gunning deelopdracht 1 | college | 23 november 2012 | 12012 |
| goedkeuring gunning deelopdracht 1 en intrekking gunning van 23 november 2012 | college | 7 december 2012 | 12674 |
De werken van deze deelopdracht 1 zijn gestart op 6 augustus 2013 en werden geschorst op 7 december 2013 omwille van de conditie van ondergrond. Op 17 februari 2014 zijn de werken hervat.
Met de brief van 17 juni 2014 vroeg aannemer Buytaert een termijnverlenging van 95 werkdagen.
De ontwikkeling en de productie van de prefabelementen bedraagt immers 50 werkdagen en wordt als volgt verdeeld:
Door het splitsen van de opdracht ten gevolge van een te natte ondergrond, werd de bestelling van de prefabelementen tijdelijk on hold gezet. De werken werden daarom geschorst tussen de periode van 7 december 2013 en 16 februari 2014. Om de bestelling opnieuw te kunnen activeren, was het noodzakelijk om een verlenging van 25 werkdagen te voorzien (respectievelijk 5 werkdagen voor de bestelling en 20 werkdagen voor de productie van een eerste vracht).
De afwerking van de ondergrondse urnenissen bedraagt 20 extra werkdagen.
De gunningsbrief vermeldt een uitvoeringstermijn van 45 werkdagen. Hierin werd enkel rekening gehouden met de plaatsing van de elementen en dus niet met de noodzakelijke productietijd. De aannemer vraagt een termijnverlenging van in totaal 95 werkdagen, zonder bijkomende kosten voor het bestuur.
Advies van de bedrijfseenheid stadsbeheer:
De gevraagde termijnverlenging is aanvaardbaar en stemt overeen met de realiteit. Het voorstel van de aannemer werd geverifieerd en kan positief geadviseerd worden.
Termijnverlenging: 95 werkdagen.
In toepassing van artikel 137 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 wordt de opdracht gegund op basis van de in de raamovereenkomst vastgestelde voorwaarden.
Het college keurt de termijnverlenging van 95 werkdagen goed voor het leveren en plaatsen van ondergrondse urnenissen op de begraafplaats Schoonselhof op basis van het raamcontract PO/14830776 en deelopdracht 1 aan bvba Buytaert, Hogenakkerhoekstraat 3 in Kruibeke, OND 0405.009.246.