2014_CBS_07490 - Publicatie bestek Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen. - The Tall Ships Races 2016 - Kennisneming

Alle kosten met betrekking tot The Tall Ships Races worden volgens een 50/50 verhouding verdeeld tussen de stad Antwerpen en het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen.

Zoals bij de vorige edities betekent dit dat:

• de 'port fee' door Tall Ships Races (Europe) limited in 2 facturen wordt opgesplitst, één voor de stad Antwerpen en de andere voor het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen;
• alle andere organisatorische kosten voor de organisatie van het evenement onderling worden verrekend. Bij de vorige editie van The Tall Ships Races werden deze kosten initieel betaald door het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen en vervolgens voor de helft teruggevorderd van de stad Antwerpen.

De overeenkomst met Tall Ships Races (Europe) limited werd ook door het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen goedgekeurd.

Te voorziene budgetten voor de organisatie van het evenement in 2016 (bovenop de port fee), te verdelen tussen de stad Antwerpen en het Gemeentelijk Havenbedrijf (50/50):

Port fee werd reeds goedgekeurd in collegezittingen van 22 november 2013 (jaarnummer 11281) en 14 februari 2014 (jaarnummer 01572)

De middelen voor het stadsaandeel zijn voorzien in de meerjarenplanning.

Op 17 december 2010 (jaarnummer 16097) nam het college kennis van de evaluatie van The Tall Ships Races 2010 en gaf opdracht aan de toenmalige bedrijfseenheid marketing en communicatie om de kandidatuur om gaststad te zijn bij volgende edities voor te bereiden.

Op 24 augustus 2012 (jaarnummer 8717) keurde het college de kandidaatstelling van de stad en het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen voor The Tall Ships Races 2016 goed.

Einde 2012 bevestigde Sail Training International de selectie van Antwerpen als gaststad voor The Tall Ships Races 2016.

In december 2013 (jaarnummer 849) keurde de gemeenteraad het contract met Sail Training International goed.

Net zoals in 2010 zal de stad Antwerpen het startpunt van de race zijn. De schepen komen in Antwerpen aan op donderdag 7 juli 2016 en vertrekken terug op zondag 10 juli 2016. Na Antwerpen zeilen de schepen onder meer naar Lissabon en La Coruna.

Bij de organisatie van The Tall Ships Races 2016 wordt ten volle rekening gehouden met de lessen uit de editie 2010. Naar organisatiestructuur betekent dit onder meer het volgende:

• het B2C luik (Business to Customer) en het B2B luik (Business to Business) worden van elkaar opgesplitst. De organisatie van een publieksevenement en een evenement voor 4.000 trainees die de stad bezoeken enerzijds en de organisatie van hospitality aan boord en het werven van sponsoring anderzijds, bleken bij de vorige organisatie duidelijk 2 verschillende expertises te zijn. Bovendien is de combinatie van beide aspecten door één bureau op het ogenblik van het evenement zelf, moeilijk haalbaar. Daarom wordt in het nieuwe bestek voor de organisatie van The Tall Ships Races gewerkt met 2 percelen, gericht op 2 bureaus. De samenwerking tussen deze bureaus wordt daarbij een bijzonder belangrijk aandachtspunt;
• communicatie en mediaplanning wordt gedaan door de stad Antwerpen en het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen samen en dus niet meer door het organiserende bureau, zoals vorige keer;
• er wordt opnieuw gewerkt met een nautische stuurgroep, voor alle nautische aspecten van de organisatie;
• er wordt vanuit de stad Antwerpen en het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen opnieuw een stuurgroep samengesteld, met een vertegenwoordiger van het kabinet van de burgemeester, het kabinet bevoegd voor toerisme en het kabinet bevoegd voor de haven enerzijds, en ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film en het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen anderzijds. 

Net zoals bij de vorige edities van The Tall Ships Races wordt voor de organisatie van dit evenement een bestek uitgeschreven. Dit bestek wordt gepubliceerd door het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen. De stad draagt bij in de kosten van de organisatie. De kosten van de organisatie zijn gespreid over de jaren 2014, 2015 en 2016. Dit bestek wordt in juli 2014 door het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen gepubliceerd, gunning wordt verwacht tegen eind september 2014.

The Tall Ships Races is een evenement dat vele duizenden bezoekers naar de Scheldekaaien brengt en de Antwerpenaren op een mooie, inspirerende manier eraan herinnert dat hun stad intens met de stroom en met de haven verbonden is. Dit evenement bouwt mee aan de uitstraling van Antwerpen zowel in binnen- als buitenland. Het brengt heel wat bezoekers naar de stad.

Te verwachten return:

• honderdduizenden bezoekers van binnen en buiten de stad komen de boten bewonderen en combineren dit bezoek mogelijkerwijs ook met een verblijf in de stad;
• tientallen journalisten rapporteren over het evenement in binnen- en buitenland;
• studies in andere steden tonen aan dat voor elke euro die de organisatie van het evenement kost, er 10,00 euro wordt gegenereerd in de plaatselijke economie.

De budgetten voor de organisatie van het evenement in 2016, werden voorzien in de voorstellen voor de meerjarenbegroting en zijn steeds te verdelen tussen de stad Antwerpen en Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen (50/50). In de meerjarenbegroting is binnen de doelstelling rond evenementen ook een project gedefinieerd dat de economische impact van dit type grote evenementen in kaart wil brengen. Dit gebeurt voor het eerst in 2014 en zal in 2016 ook gebeuren bij the Tall Ships Races.

Het bestuursakkoord 2013-2018 (resolutie 344) vermeldt uitdrukkelijk dat de stad evenementen zoals The Tall Ships Races wil blijven ontvangen.