Eenmaal per jaar organiseert Eurocities (Europees netwerk van steden met meer dan 250.000 inwoners), in samenwerking met een gaststad, het zogenaamde Cooperation Platform. Deze bijeenkomst is specifiek gericht op de contact officers van de Eurocities-steden. Dit jaar vond het Cooperation Platform plaats in Edinburgh (Verenigd Koninkrijk), op 15 en 16 mei 2014. De Eurodesk (dienst strategisch coördinator) treedt op als contact officer voor de stad Antwerpen, en was vertegenwoordigd op dit event.
De bedoeling van het Cooperation Platform wordt door Eurocities als volgt omschreven: eenmaal per jaar biedt het Cooperation Platform de mogelijkheid aan de internationale of Europese contactpersonen van de Eurocities-steden om elkaar te ontmoeten, om te netwerken, en om meer te leren over het Eurocities-lidmaatschap. Tijdens het Cooperation Platform wordt gefocust op de lobbystrategie van Eurocities ten aanzien van de Europese instellingen, op actuele Europese beleidskwesties en op Europese financieringsopportuniteiten, en wordt er voldoende tijd vrijgemaakt voor informele netwerking, zowel tussen steden onderling als met de medewerkers van Eurocities.
Traditioneel wordt het Cooperation Platform georganiseerd in mei, en dus halfweg tussen de Annual Meetings (oktober/november) van Eurocities. Er worden steevast twee werkdagen uitgetrokken (idealiter donderdag en vrijdag), en bij voorkeur vallen deze dagen niet in de week van 9 mei 2014 (immers, rond de Europese feestdag worden zowel in Brussel als in Eurocities-steden reeds verschillende events georganiseerd). Eurocities staat zelf in voor de samenstelling van het inhoudelijke programma voor het tweedaagse platform, terwijl de gaststad verantwoordelijk is voor logistiek (registratie, praktische informatie, technisch materiaal, lokaal vervoer, ...), zaalhuur (zowel plenaire ruimte voor 100 deelnemers als mogelijkheid tot breakout-sessies), catering (koffiepauzes, twee lunches, één receptie, één diner) en eventuele randactiviteiten (bijvoorbeeld rondwandeling met gids). De deelnemers staan zelf in voor de bekostiging van hotelovernachtingen en internationaal vervoer.
De stad Antwerpen wil zich kandidaat stellen voor de organisatie van het Cooperation Platform in 2015. Kandidaturen kunnen tot 26 september 2014 worden ingediend bij Eurocities. Op de Annual Meeting van 5 tot 8 november 2014 te München (Duitsland) zal het Executive Committee van Eurocities beslissen welke stad de organisatie van het platform op zich mag nemen.
Indien de kandidatuur van de stad Antwerpen wordt goedgekeurd, zal de Eurodesk (dienst strategisch coördinator) het voortouw nemen in de organisatie van het platform. Volgende stedelijke diensten zullen hun medewerking verlenen: de dienst bestuurszaken/externe relaties zal zorgen voor algemene organisatorische en logistieke ondersteuning, de stafdienst van de dienst bestuurszaken zal voorzien in budgettaire (inschrijven van organisatiekost in stedelijke begroting en vastlegging van kredieten) en financiële (opmaak van bestelbonnen, afhandeling van facturen, ...) ondersteuning, en de dienst ondernemen en stadsmarketing/toerisme en congres zal de nodige expertise aanleveren voor het organiseren van een internationaal event ('draaiboek'), alsook ondersteuning bieden bij de huur van zalen, het aanvragen van offertes en de organisatie van randactiviteiten (bijvoorbeeld rondwandeling in historisch centrum met gids).
Wat geschikte data betreft, worden donderdag 28 mei en vrijdag 29 mei 2015 voorgesteld. Op die manier worden de weken van de Europadag (9 mei 2015), Onze-Heer-Hemelvaart (14 mei 2015) en het event Breakbulk (18 tot 21 mei 2015) gemeden. Op basis van dit voorstel van data, en in afwachting van de beslissing over de kandidaturen, kunnen nu reeds opties op geschikte zalen worden genomen. Daarbij wordt ook de mogelijkheid bekeken om het event te laten doorgaan in het stadhuis, in het kader van de viering van het 450-jarig bestaan van het stadhuis in 2015. In desbetreffend geval zullen hiervoor de nodige 'stadsdagen' worden aangevraagd.
Het college keurt de indiening van de kandidatuur voor de organisatie van het Eurocities Cooperation Platform 2015 goed.
Het college geeft opdracht aan:
| SC/F | Optreden als projectleider voor de organisatie van het platform. |
| BZ/ER | Zorgen voor algemene organisatorische en logistieke ondersteuning. |
| BZ/SD | Zorgen voor de nodige financiële en budgettaire ondersteuning. |
| OS/TNC | Aanleveren van expertise ('draaiboek') over het organiseren van grote events; zorgen voor ondersteuning bij de huur van zalen, de aanvraag van offertes en de organisatie van randactiviteiten. |