De kosten voor de receptie worden geraamd op 585,00 EUR (4,50 EUR x 130 personen):
Via bestelbon 4005024118 werd voor een bedrag van 18.942,55 EUR de geraamde jaarkost voor witte wijn en champagne bij Wijnhandel De Kok (Profiel) vastgelegd.
Via bestelbon 4005024119 werd voor een bedrag van 11.519,20 EUR de geraamde jaarkost voor schuimwijn bij Puerta Del Sol vastgelegd.
Deze vastleggingen werden goedgekeurd via collegebesluit van 20 januari 2012 (jaarnummer 478).
Via bestelbon 4005024115 werd voor een bedrag van 3.145,40 EUR de geraamde jaarkost voor bier bij brouwerij De Valk vastgelegd.
Via bestelbon 4005024116 werd voor een bedrag van 3.210,74 EUR de geraamde jaarkost voor fruitsap bij Oxfam vastgelegd.
Via bestelbon 4005024117 werd voor een bedrag van 3.097,60 EUR de geraamde jaarkost voor rode wijn bij Magnus Kwaliteitswijnen vastgelegd.
Deze vastleggingen werden goedgekeurd via het budgethouderschap.
Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de uitgaven die reeds zijn goedgekeurd in het kader van het budgethouderschap ter kennis meegegeven naar het college. Het college dient deze uitgaven niet goed te keuren.
De kosten van het drukwerk zijn vervat in de dagelijkse werking van ondernemen en stadsmarketing.
De kosten voor het optreden van de Antwerpse stadstrommelaars worden geraamd op 446,00 EUR. Deze worden uitbetaald door de vzw Promotie stad Antwerpen.
Voor de organisatie en de uitbetaling van de deelnemende schuttersgilden werd een toelage van 5.800,00 EUR voor vzw Den Crans voorzien in de begroting op de budgetplaats 5313500000.
Artikel 57 §3 4° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
De Antwerpse Gildenfeesten kaderen in de aloude traditie van de Antwerpse Kermisweek. Al de voorgaande edities werden telkens gunstig geëvalueerd. De schietstanden worden gecentraliseerd tussen de historische gevels op de Grote Markt, met het stadhuis als achtergrond. Dit geeft het evenement de nodige uitstraling en zo heeft het publiek een duidelijk overzicht van de wedstrijden.
Vanaf 14.00 uur starten de schietwedstrijden op de Grote Markt tussen de verschillende schuttersgilden, allemaal in traditionele klederdracht. Voor de wedstrijden vindt er een kerkdienst plaats in de Sint-Andrieskerk. De verschillende deelnemers gaan daarna in een kleine optocht naar de Grote Markt.
De organisatoren vragen het stadsbestuur om:
‘Den Crans van Aloude Schuttersgilden Antwerpen’ staat zelf in voor de uitbetaling van de deelnemende groepen en voor de verschillende kosten die gemaakt worden in functie van de organisatie en die betaald dienen te worden aan externe, niet-stadsgerelateerde organisaties.
‘Den Crans van Aloude Schuttersgilden Antwerpen’ bezorgt voor de uitbetaling een gedetailleerde factuur en de bewijsstukken voor de gemaakte uitgaven aan de stad Antwerpen ten laatste op 25 december 2014. De afrekening met betrekking tot de editie in 2013 werd door de stad tijdig ontvangen.
De dienst ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen. Alle voorgaande edities werden steeds gunstig geëvalueerd.
Ontvangsten dragen bij tot het versterken van de relaties tussen de stad en het brede middenveld.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 19 november 2013 (jaarnummer 673) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 19 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen en gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) dat het stedelijk reglement op de toelagen vastlegt.
Voor de uitgaven die buiten een bestek vallen, werd in toepassing van artikel 26§1, 1° a) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten gebruikgemaakt van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, omdat de goed te keuren uitgave niet hoger is dan het bij het artikel 105, 2° van Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 vastgelegd bedrag van 85.000,00 EUR, exclusief btw.
stadsbeheer/logistiek/bijzondere opdrachten en feestmateriaal geeft gunstig advies op basis van de orderbevestiging B400505 (Antwerps Gildejuweel) verzonden op 18 juni 2014.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de (dagelijkse) reiniging van de
locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgeen dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• alle eventuele schade wordt vergoed.
Reservatie parkeerplaatsen
Door organisatoren van evenementen wordt frequent gevraagd om parkeerplaatsen te reserveren voor hun evenement. Dit kan in beperkte mate en om uiteenlopende redenen, zoals voor het plaatsen van opstellingen of het laten parkeren van artiesten, leveranciers, enzovoort.
De politie gaat, na een gunstige evaluatie, over tot het plaatsen van parkeerverboden. Dit impliceert dat een zone parkeervrij wordt gemaakt ten behoeve van de organisator. Op deze locatie kunnen dan volgens aanvraag de nodige opstellingen geplaatst worden. Wanneer men echter overgaat tot het plaatsen van voertuigen op deze vrijgemaakte locatie dient men voorafgaandelijk aan de klantbeheerder van de stad Antwerpen de nummerplaten van de voertuigen over te maken. Deze maakt ze op zijn beurt over aan de politie ter aflevering van een parkeertoelating.
Hierbij wordt door de aanvrager echter dikwijls vergeten dat alles met betrekking tot het ‘gedepenaliseerd parkeren’ onder de verantwoordelijkheid van het Parkeerbedrijf valt.
Wanneer men dan een parkeerwachter tegenkomt die een retributiebon opmaakt, is men vaak verrast omdat ‘de politie’ toch op de hoogte is van het aangevraagde evenement en de aangevraagde parkeervrije locatie.
Bij deze wensen wij u er dan ook op te wijzen dat het plaatsen van voertuigen voorzien van een toelating politie op een door u vooraf aangevraagde locatie, u er niet van ontslaat om een parkeerticket aan een parkeerbetaalautomaat te nemen in een zone betalend parkeren.
Parkeren in de Gildekamerstraat
- De Zilversmidstraat dient steeds vrij te blijven. Opstellingen in deze straat mogen enkel als deze in minder dan één minuut verwijderd kunnen worden (bijvoorbeeld: kleine tafels en stoelen, vuilnisbakken, …).
- De Gildekamerstraat heeft een straatbreedte van 5m, er dient 4m rijbaan vrij te blijven voor de brandweer over de hele lengte van de straat. Er kunnen enkel opstellingen geplaatst worden aan de kant van het stadhuis en dat vanaf 6m uit hoekpunt stadhuis (zie plan), om het in- en uitrijden van de straat niet te belemmeren.
De aanvrager is verantwoordelijk voor de correctheid en de volledigheid van de aangeleverde informatie. Dit advies geldt uitsluitend voor de opstellingen en activiteiten die door de organisator bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement werden gevoegd.
De organisator dient de standaardvoorwaarden die bij de toelatingsaanvraag werd gevoegd, strikt na te leven.
(standaardvoorwaarden te raadplegen op: http://www.antwerpen.be/docs/Stad/Onafhankelijke_diensten/Brandweer/preventie/Brandpreventie%20evenementen/standaardvoorwaarden_2014.pdf )
Het college keurt de effectieve organisatie van de Antwerpse Gildenfeesten, zoals hierboven beschreven, op 3 augustus 2014 op de Grote Markt goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college keurt de prijsuitreiking van de Gildenfeesten in het stadhuis op zondag 3 augustus 2014 om 18.00 uur goed en beslist de schepen voor publiek domein, sport, diamant, markten en foren en personeel af te vaardigen.
Het college keurt de uitbetaling van een toelage van 5.800,00 EUR goed aan de vzw ' Den Crans van Aloude Schuttergilden' voor de organisatie van de Antwerpse Schuttersfeesten en de vergoeding van de deelnemende schuttersgilden aan dit tornooi.
Het college keurt de medewerking van de Antwerpse stadstrommelaars aan de Antwerpse Gildenfeesten goed.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| PO/BOF |
voor het leveren en plaatsen van materialen volgens bestelbon B400505WN Gildenfeesten, verzonden op 18 juni 2014; |
| SB/GV |
het ter beschikking stellen van twee tractoren met chauffeur om de reus en de reuzin te vervoeren van en naar de Grote Markt. |
De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
uitbetaling toelage vzw 'Den Crans van Aloude Schuttersgilden van Antwerpen', |
5.800,00 EUR | budgetplaats:5313500000 budgetpositie:649 functiegebied:1SBR070106A00000 subsidie:SUB_NR fonds:intern begrotingsprogramma:1SA050719 budgetperiode:1400 |
4505031744 |