2014_DCBE_00239 - Gemeenschappelijk financieel platform (GFP) - Normale bestellingen op exploitatiebudget voor een bedrag 5.500,00 EUR en 22.000,00 EUR zonder btw. Lijst bestelbons. - Goedkeuring

Op 27 maart 2014 (jaarnummer 00024) werd de budgetswijziging 2014 en aanpassing aan het meerjarenplan 2014-2019 goedgekeurd door de districtsraad. Er werd een bedrag van 7.000,00 EUR voorzien voor de opmaak van een speelruimteplan voor Groenenhoek.

Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Artikel 282, §2, 1° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegdheden, die door andere overheden werden opgedragen, kan overdragen aan de districtscolleges, voor zover de regel die het college deze bevoegdheid toewees, het college daartoe machtigt.

Op 21 augustus 1997 (jaarnummer 11150) gaf het college aan de centrale aankoopdienst toelating om bestellingen tussen 200.000 BEF tot 800.000 BEF op de gewone dienst en bestellingen op de buitengewone dienst onder 200.000 BEF gebundeld per wekelijkse lijst door het college te laten goedkeuren.
Op 19 december 2008 (jaarnummer 17254) besloot het college om te starten met een samenwerking tussen stad en OCMW op het vlak van aankoop.
Op 26 januari 2011 (jaarnummer 28) keurde het managementteam goed dat de collegebesluiten met lijsten met normale bestellingen of raambestellingen op het exploitatiebudget groter dan 5.500,00 EUR en kleiner dan 22.000,00 EUR en op het investeringsbudget kleiner dan 5.500,00 EUR, met uitzondering van correctiebestellingen, voortaan door de bestellende bedrijfseenheden en diensten worden opgemaakt en ter goedkeuring aan het college worden voorgelegd.
De bedrijven en diensten van de stad zijn sturend voor het volledige proces van de opvolging en goedkeuring van de bestellingen via de contracten. Indien een bestelling via een gekend contract in GFP aanleiding geeft tot het aanmaken van een collegebesluit ter goedkeuring, zal dit ook door het bestellende bedrijf of de bestellende dienst dienen te gebeuren. Enkel wanneer een bestek moet opgemaakt worden, komt de gemeenschappelijke aankoopcentrale tussen.

Dienstmededeling financiën “Bestellen en betalen binnen de stad en de districten” bepaalt dat voor normale bestellingen > 5.500,00 EUR en ≤ 22.000,00 EUR exclusief btw op het exploitatiebudget de betreffende bestelbons - met uitzondering van correctiebestellingen - op lijst mogen worden verzameld door de bedrijven of diensten. Het college keurt als budgethouder deze lijsten goed.

Deze legislatuur zullen in de wijk Groenenhoek in Berchem veel straten en pleinen worden heraangelegd. Uit gegevens van de buurtmonitor blijkt dat er in de Groenenhoek erg veel kinderen wonen.

Het stedelijk wijkoverleg en de jeugddienst zullen van augustus tot oktober 2014 via een onderzoek peilen naar hoe kindvriendelijk kinderen en bewoners van de Groenenhoek hun wijk vinden. Zij zorgen voor een inspraakdossier (oplevering begin november), dat kan dienen als leidraad of inspiratiebron bij toekomstige ingrepen in de publieke ruimte.

De jeugddienst vroeg aan 3 bedrijven om, op basis van dit inspraakdossier en eigen bijkomend onderzoek, een speelruimteplan op te maken voor de wijk Groenenhoek waaraan alle plannen afgetoets kunnen worden. Dit speelruimteplan moet voldoen aan volgende voorwaarden: het bestaande en gewenste speelweefsel in kaart brengen, de knelpunten en potenties in kaart brengen en ideeën, concepten en oplossingen aanreiken met referentiebeelden. Voor de gunning werden volgende criteria vooropgesteld: 30% op de prijs, 70% op de inhoud.

Er werd offerte gevraagd aan Kind en Samenleving vzw (K&S), Vectris en Carve. Zowel K&S als Vectris leverden een uitgebreide offerte. De dossiers werden grondig inhoudelijk beoordeeld door de jeugdconsulent en de speelambtenaar van de stedelijke jeugddienst. K&S vraagt 6.760,00 EUR voor de opmaak van een speelruimteplan, Vectris 7.816,60 EUR. K&S leverde een sterk dossier, waaruit een gedegen visie spreekt. Ze schetsen duidelijke uitgangspunten, plan van aanpak en procesverloop. De offerte is stevig uitgewekt, op maat van de wijk. Bovendien kan K&S kan een lange referentielijst voorleggen. Vectris beantwoordt eveneens aan de vooropgestelde criteria, maar de offerte is algemener opgesteld en hun prijs ligt hoger dan het beschikbare budget.

Volgens de vooropgestelde gunningcriteria wordt de opdracht gegund aan K&S. K&S beantwoordt het meest aan onze inhoudelijke verwachtingen en is de goedkoopste.