Terug

2014_CBS_06238 - Bestek GAC/2014/2406 - Het drukken van brochures uit de B2C-lijn van Ondernemen en Stadsmarketing/ Toerisme Congres voor nationale en internationale bezoekers. Bestek, procedure en gunning - Goedkeuring
college van burgemeester en schepenen
vr 13/06/2014 - 09:00 Collegezaal, stadhuis
Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Koen Kennis, schepen; Philip Heylen, schepen; Ludo Van Campenhout, schepen; Claude Marinower, schepen; Marc Van Peel, schepen; Rob Van de Velde, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Liesbeth Homans, schepen; Roel Verhaert, stadssecretaris

Afwezig

Serge Muyters, korpschef

Secretaris

Roel Verhaert, stadssecretaris

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester
2014_CBS_06238 - Bestek GAC/2014/2406 - Het drukken van brochures uit de B2C-lijn van Ondernemen en Stadsmarketing/ Toerisme Congres voor nationale en internationale bezoekers. Bestek, procedure en gunning - Goedkeuring 2014_CBS_06238 - Bestek GAC/2014/2406 - Het drukken van brochures uit de B2C-lijn van Ondernemen en Stadsmarketing/ Toerisme Congres voor nationale en internationale bezoekers. Bestek, procedure en gunning - Goedkeuring

Motivering

Algemene financiële opmerkingen

De uitgaven worden verrekend 2014 en 2015.

Regelgeving: bevoegdheid

Bestek en procedure
Artikel 57 § 3, 5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.

Gunning
Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Aanleiding en context

Actieve Stad/ toerisme & congres wenst tijdig brochures ter beschikking te hebben voor nationale en internationale bezoekers. Na interne bevraging bij de stadsdrukkerij of de opdracht inhouse kan worden uitgevoerd, blijkt het technisch niet haalbaar om de verschillende opdrachten tijdig te drukken.
Voor deze opdracht werd een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking GAC/2014/2406 uitgeschreven.

Op 22 april 2014 dienden de volgende firma’s een offerte in:

  • Albe De Coker, nv, Boombekelaan 12, 2660 Hoboken met ondernemingsnummer 0404763677;

  • Antilope, nv, Industriestraat 5, 2500 Lier met ondernemingsnummer 0403638279;

  • Geers Offset, nv, Eekhoutdriesstraat 67, 9041 Gent-Oostakker met ondernemingsnummer 0439126918;   

  • IPM printing, nv, Nestor Martin straat 40, 1083 Brussel met ondernemingsnummer 403513565;

  • Artoos, nv, Oudestraat 19 te 1910 Kampenhout met het ondernemingsnummer 0454157562;

  • Drukkerij Boonen, bvba, Oude Watertorenstraat 27, 3930 Hamont-Achel met ondernemingsnummer 0455342249.

Argumentatie

Bestek en procedure

Selectiecriteria

Technische bekwaamheid van de inschrijver.

Minimum drie referenties met betrekking gelijkaardige opdrachten tijdens de laatste 3 jaar, met vermelding van bedrag, datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor ze bestemd waren in het algemeen en voor welke overheidsinstelling in het bijzonder. Dit dient ook aangetoond te worden met enkele voorbeelden van vroegere realisaties.

Voor elke referentieopdracht in de lijst worden volgende vermeldingen bijgevoegd:
• de opdrachtgever (met gegevens contactpersoon + telefoonnummer);
• het begin en einde van de uitvoering;
• de beknopte omschrijving van de opdracht (verschillende onderdelen);
• kostprijs;
• enkele voorbeelden van vroeger realisaties.

Gunningscriteria

Nr.

Beschrijving

Gewicht

1

Prijs

40
 

In de totaalprijs zijn alle kosten inbegrepen (levering op afroep van materialen, zie ook paragraaf prijsvaststelling).
Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs. 

2

Klantgerichtheid

35
 

De indiener bezorgt informatie over de drukmaterialen en de organisatie van de leveringen op afroep bij ondernemen en stadsmarketing Antwerpen Toerisme & Congres (OS/TNC).

De leveringsstrategie is afgestemd op een zo kort mogelijke levertijden:

  • Specificeer levertijd voor drukwerk na ontvangst ”goed voor druk” door het ontwerpbureau aangesteld door OS/TNC en specificeer levertijd voor drukwerk na bijbestelling.
  • Ruimte in het drukproces voor drukbegeleiding door het ontwerpbureau aangesteld door OS/TNC die de opvolging en de begeleiding van druk voor OS/TNC opnemen.
  • De indiener dient ook te bevestigen en aan te tonen dat hij over de gevraagde grondstoffen (gewenst papier, verpakking, …) kan beschikken in de periode van juni 2014 tot december 2015 om de levertermijnen van de brochures zo kort mogelijk te houden.

3

Milieu-impact

25
 

Duurzame mobiliteit
Milieuvriendelijke materialen en technieken

Gunning

Inzake de kwalitatieve selectie werden alle inschrijvers geschikt bevonden. De offertes werden door de gemeenschappelijke aankoopcentrale administratief nagezien. De offertes van de volgende inschrijvers werden onregelmatig bevonden:

  • Drukkerij Boonen heeft het indieningsrapport niet getekend. Sommige van hun documenten bevatten wel ingescande handtekeningen maar deze voldoen niet aan de wettelijke vereisten. Deze offerte is formeel onregelmatig en wordt niet weerhouden.

  • De firma Artoos ondertekende met een vervallen certipost-certificaat, was slecht geldig tot 13 september 2013. De offerte is formeel onregelmatig en wordt niet weerhouden.
     

Opmerking vanuit de markt over post 11 van de inventaris 

De firma IPM Printing en de firma Geersoffset hebben een extra post met betrekking tot post 11 toegevoegd in de inventaris. De aanbestedende overheid heeft deze aanpassing onderzocht en goed bevonden. Deze twee offertes worden regelmatig bevonden.
Na overleg met de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing/ toerisme en congres, is er besloten om aan de firma's prijsverduidelijking te vragen over de eenheidsprijs voor de basisopdracht van post 11. Uit de bevraging kwam tot uiting dat enkel de eenheidsprijs van de firma Albe de Coker moet worden aangepast, van de overige firma's is er niets gewijzigd.
 

Beoordeling van de offertes volgens de in het bestek vermelde gunningscriteria

De gemeenschappelijke aankoopcentrale berekende de score voor het gunningscriterium prijs. De beoordeling van de twee andere gunningscriteria werden door de afdeling ondernemen en stadsmarketing / toerisme en congres aangeleverd. 

Nr.

Naam

Motivering

Score

Gunningscriterium nr. 1: Prijs
Beoordeling op 40 punten
In de totaalprijs zijn alle kosten inbegrepen (levering op afroep van materialen, zie ook paragraaf prijsvaststelling). De score zijn op basis van de regel van drie toegekend.

1

Albe De Coker nv

Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs.

40

2

Antilope nv

Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs.

37,72

3

IPM Printing

Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs.

36,98

4

Geersoffset

Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs.

29,85

Gunningscriterium nr. 2: Klantgerichtheid
Beoordeling op 35 punten
De indiener bezorgt informatie over de drukmaterialen en de organisatie van de leveringen op afroep bij ondernemen en stadsmarketing Antwerpen Toerisme & Congres (OS/TNC). De leveringsstrategie is afgestemd op een zo kort mogelijke levertijden: specificeer levertijd voor drukwerk na ontvangst ”goed voor druk” door het ontwerpbureau aangesteld door OS/TNC en specificeer levertijd voor drukwerk na bijbestelling. Ruimte in het drukproces voor drukbegeleiding door het ontwerpbureau aangesteld door OS/TNC die de opvolging en de begeleiding van druk voor OS/TNC opnemen. De indiener dient ook te bevestigen en aan te tonen dat hij over de gevraagde grondstoffen (gewenst papier, verpakking, …) kan beschikken in de periode van mei 2014 tot december 2015 om de levertermijnen van de brochures zo kort mogelijk te houden.

1

Albe De Coker nv

Uitgebreid verzorgd en duidelijk dossier met informatie over:

  • vaste contactpersoon + back-up tijdens het volledige proces;
  • vaste contactpersoon voor briefings / besprekingen;
  • overlegmomenten tussen drukkerij en OS/TNC en/of tussen drukkerij en ontwerpbureau;
Beschikbaarheid grondstoffen
  • Bijna al het papier nodig voor de gevraagde publicaties is in voorraad bij Albe De Coker of door contingenten bij papierleveranciers;
  • uitgebreid machinepark en productie die 24/24u en 7/7d draait à flexibele doorlooptijden, afwerking in huis;
  • door de voorgaande puntjes kunnen de levertermijnen kort gehouden worden;
  • eigen transportdienst die 2 dagen vooraf contact opneemt om levering aan te kondigen, met respect voor de openingsuren van de klant;
  • levering op afroep voor drukwerk op voorraad kan binnen 48u;
  • geen sluitingsperiode voor jaarlijks verlof

De levertermijnen is vergelijkbaar met de levertermijnen van Antilope.

33

2

Antilope nv

Uitgebreid verzorgd en duidelijk dossier met informatie over:

  • vaste contactpersoon + back-up tijdens volledig drukproces;
  • vaste contactpersoon voor begeleiding, ondersteuning en supervisie van de dossiers;
  • overlegmomenten tussen drukkerij en OS/TNC en/of tussen drukkerij en ontwerpbureau;
  • gevraagde grondstoffen ter beschikking in magazijn;
  • productie in 3-ploegensysteem à flexibele doorlooptijden;
  • moderne technologie / apparatuur à beperken milieu-impact + middel tot verbeterde kwaliteit en hogere snelheid;
  • door de voorgaande puntjes kunnen de levertermijnen kort gehouden worden;
  • eigen logistieke afdeling à verpakking, stockage, afroepen, verzending, transport. 

Bij leveringen wordt er 2 dagen vooraf contact opgenomen om levering aan te kondigen.

  • mogelijkheid tot tijdelijke of langere stockage;
  • geen sluitingsperiode voor jaarlijks verlof.

De levertermijnen zijn vergelijkbaar met de levertermijnen van Albe De Coker.

33

3

IPM Printing

Uitgebreid verzorgd en duidelijk dossier met informatie over:

  • vaste contactpersoon;
  • digitaal werken, bv digitale drukproeven;
  • productie gedentraliseerd op 1 plaats, deze draait 24/24u en 7/7d à soepel werkrooster, minder transport naar onderaannemers;
  • overlegmomenten tussen drukkerij en OS/TNC en/of tussen drukkerij en ontwerpbureau;
  • grondstoffen voldoende beschikbaar in stock of bij hun papierleveranciers;
  • levertermijnen, eigen transport, gebruik van voertuig dat het meest geschikt is in verhouding van de levering. Nemen vooraf contact op om levering aan te kondigen, met respect voor de openingstijden van de klant;
  • geen sluitingsperiode voor jaarlijks verlof

De levertermijnen zijn duidelijk langer dan bij Albe De Coker en Antilope.

28

4

Geersoffset

Verzorgd dossier met informatie over:

  • beschikbaarheid grondstoffen: constante stock in huis + leveringsovereenkomsten met grote papierfabricanten;
  • productie: alle afwerking van publicaties gebeurt in huis à productiesnelheid, productiezekerhied à geen onnodige transporten naar onderaannemers;
  • overleg: ruimte voor drukbegeleiding door ontwerpbureau;
  • eigen transport, gegroepeerd

Deze informatie is minder uitgewerkt dan bij de andere drie bedrijven. Weinig of geen specificaties over vaste contactpersoon of levertermijnen. De levertermijnen werden niet gespecifieerd per publicatie.

23

Gunningscriterium nr. 3: Milieu-impact
Beoordeling op 25 punten
Duurzame mobiliteit Milieuvriendelijke materialen en technieken

1

Albe De Coker nv

Uitgebreid milieudossier, grote inspanningen naar milieuvriendelijke werkwijze en milieuvriendelijke grondstoffen.

Dit resulteert in:

  • volledige productie is CO² neutraal sinds 2011;
  • gebruik van vegetale inkten;
  • verschillende eco labels zoals FSC, ISO, IPA reduced, KAURI-lid;
  • groene energie, zonnepanelen;
  • energiebesparende maatregelen;
  • nieuwste ecologische persen à minder waterverbruik;
  • milieuvriendelijke onderhoudsproducten;
  • restafval zo veel mogelijk voorkomen;
  • recuperatiematerialen à ter beschikking van Hobokense scholen en kunstacademie;
  • gecombineerde transporten om milieuvervuiling te beperken;
  • uitbreiding eigen afwerking à minder transporten naar onderaannemers;
  • inzetten van fietskoeriers;
  • stimuleren van aanleveren digitale bestanden / digitale plotproeven à geen koeriers nodig;
  • werknemers uit de buurt recruteren en fietsgebruik stimuleren;
  • voortdurend investeren betreffende duurzaam en milieubewust produceren.

23

2

Antilope nv

Uitgebreid milieudossier, grote inspanningen naar milieuvriendelijke werkwijze en milieuvriendelijke grondstoffen. 

Dit resulteert in:

  • milieucharter met Provincie Antwerpen;
  • onafhankelijke milieucoördinator;
  • gebruik van vegetale inkten;
  • verschillende eco labels zoals FSC, ISO;
  • geavanceerde technologie, digitale communicatie, bv computer to plate-technologie à chemische afval verminderen;
  • gescheiden afvalstromen, restafval beperken / recycleren;
  • waterverbruik beperken, water zuiveren en hergebruiken;
  • overleg met klanten om verpakkingsmaterialen te beperken;
  • groene energie;
  • milieuvriendelijke moderne machines;
  • chloorvrije afbreekbare verpakking uit gerecycleerd materiaal;
  • energiebesparende maatregelen;
  • personeel informeren over milieutechnische aspecten zoals afval vermijden, recycleren ed;
  • gecombineerde transporten om milieuvervuiling te beperken.

23

3

IPM Printing

Uitgebreid milieudossier, grote inspanningen naar milieuvriendelijke werkwijze en milieuvriendelijke grondstoffen. 

Dit resulteert in:

  • gebruik van vegetale inkten;
  • verschillende eco labels zoals FSC, ISO, PEFC, CONDAT, SGS;
  • ecodynamische onderneming;
  • geavanceerde technologie, digitale communicatie, bv computer to plate-technologie;
  • afvalbeheer, recycleren van afval en hergebruik waar mogelijk;
  • groene energie, zonnepanelen;
  • energiebesparende maatregelen;
  • spaarzaam gebruik van materialen en grondstoffen;
  • beperking gebruik van chemische producten door deze bv te vervangen door alternatieven op waterbasis;
  • alcoholvrij drukken;
  • grondstoffen zijn lokale producten à kiezen voor leveranciers in de nabijheid;
  • werknemers uit de buurt recruteren en fietsgebruik of openbaar vervoer stimuleren;
  • gecombineerde transporten, milieuvriendelijke voertuigen om milieuvervuiling te beperken.

23

4

Geersoffset

Milieudossier met inspanningen naar milieuvriendelijke werkwijze en milieuvriendelijke grondstoffen.

Dit resulteert in:

  • gebruik van vegetale inkten;
  • verschillende eco labels zoals FSC, Blaue Engel, Nordic Swan, EU ecolabel;
  • groene stroom;
  • alcoholvrij drukken;
  • intern milieucharter;
  • milieucoördinator;
  • recycleerbare materialen;
  • ecologische productie voor minder bodem- en luchtverontreiniging, minder afval- en restmaterialen.

18

Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste regelmatige offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend.

Finale rangschikking regelmatige offertes (gerangschikt volgens totale score en prijs incl.btw)

Nr.

Naam

Score

Prijs excl. btw*

Prijs incl. btw*

1

Albe De Coker nv

96

103.145,01 euro

109.333,71 euro

2

Antilope nv

93,72

109.389,76 euro

115.953,15 euro

3

IPM Printing

87,98

111.582,24 euro

118.277,17 euro

4

Geersoffset

70,85

138.234,70 euro

146.528,78 euro

Op 22 mei ontving de aanbestedende overheid een BAFO . De extra kosten om het volledige drukwerkpakket co²-neutraal uit te voeren neemt de firma voor zijn rekening.

Op grond van de kwalitatieve selectie van de inschrijvingen, het formeel en materieel nazicht van de offertes en de vergelijking van de offertes gemaakt in de voorgaande punten, stelt de gemeenschappelijke aankoopcentrale voor om deze opdracht te gunnen aan Albe De Coker.

Juridische grond

Bestek en procedure
In toepassing van artikel 26, §2, 1° d) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking omdat het geraamde bedrag van de opdracht zonder belasting over de toegevoegde waarde de door het artikel 105 §2, 2° van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 vastgestelde bedragen niet bereikt, die alleszins lager moeten zijn dan de bedragen voor de Europese bekendmaking.

In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de overheidsopdrachten, dient de dienstverlener van een opdracht voor diensten overeenkomstig de bepalingen van artikelen 67 en 72, zijn financiële en economische draagkracht en zijn technische bekwaamheid aan te tonen.
 
In toepassing van artikel 50 van de Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de overheidsopdrachten, vermeldt de aanbestedende overheid het gunningscriterium of de gunningscriteria in de uitnodiging om een offerte in te dienen of in de opdrachtdocumenten.
 
Gunning
In toepassing van artikel 26, §2 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, geschiedt de overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking wanneer de aanbestedende overheid meerdere dienstverleners raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meer van hen.

In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, gaat de aanbestedende overheid over tot selectie van de kandidaten of inschrijvers in de mate dat de noodzakelijke inlichtingen en documenten aantonen dat ze cumulatief voldoen aan:

  • de bepalingen betreffende het toegangsrecht tot de opdracht zoals omschreven in de artikelen 61 tot 66;
  • de kwalitatieve selectiecriteria van financiële, economische of technische aard of inzake beroepsbekwaamheid die de aanbestedende overheid heeft vastgesteld op grond van de artikelen 67 tot 79.

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt bestek GAC/2014/2406 voor het drukken van brochures uit de B2C-lijn van Ondernemen en Stadsmarketing/ Toerisme Congres voor nationale en internationale bezoekers goed en keurt eveneens goed dat hiervoor een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt uitgeschreven.

Artikel 2

Het college keurt de gunning goed voor het drukken van brochures uit de B2C-lijn van Ondernemen en Stadsmarketing/ Toerisme Congres voor nationale en internationale bezoekers, op basis van bestek GAC/2014/2406 aan Albe De Coker, nv, Boombekelaan 12, 2660 Hoboken met ondernemingsnummer 0404763677.

Artikel 3

De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:

Omschrijving Bedrag Boekingsadres Bestelbon
Het drukken van brochures uit de B2C-lijn van Ondernemen en Stadsmarketing/ Toerisme Congres voor nationale en internationale bezoekers. Gunning.
Dienstjaar 2014. 		 56.498,00 euro, inclusief btw. budgetplaats:5311500000
budgetpositie:6141
functiegebied:1SLW080101A00000
subsidie:SUB_NR
fonds:intern
begrotingsprogramma:1SA040520
budgetperiode: 1400		 4005098913
Het drukken van brochures uit de B2C-lijn van Ondernemen en Stadsmarketing/ Toerisme Congres voor nationale en internationale bezoekers. Gunning.
Dienstjaar 2015. 		 90.206,00 euro, inclusief btw. budgetplaats:5311500000
budgetpositie:6141
functiegebied:1SLW080101A00000
subsidie:SUB_NR
fonds:intern
begrotingsprogramma:1SA040520
budgetperiode:1500
Mits goedkeuring van de budgetten door college, gemeenteraad en hogere overheid.		 10115262

Bijlagen

  • 2406_2014_03_25_GAC - aangepast_opmerking_vera_Bestek.pdf
  • 2406_2014_06_05_Verslag van nazicht van de offertes.doc