Op 8 april 2014 diende Jazz en Muziek vzw, Abrahamstraat 15 te 9000 Gent een aanvraag in om Jazz Middelheim te organiseren in Park Den Brandt van 14 tot en met 17 augustus 2014.
Gedurende 4 dagen kan de muziekliefhebber afzakken naar Park Den Brandt om de grote namen van de jazzwereld aan het werk te zien. Naast internationale bekendheden staan er verschillende Belgische artiesten op het programma. Net als voorgaande jaren werkt Jazz Middelheim in samenwerking met het Koninklijk Conservatorium Antwerpen een coaching project uit. Enkele jonge muzikanten krijgen de kans om enkele dagen met een internationale coach samen te werken en het resultaat aan het grote publiek te tonen.
Gespreid over de 4 dagen hoopt Jazz Middelheim 16.000 festivalgangers te verwelkomen in Park Den Brandt.
De 32ste editie van Jazz Middelheim komt opnieuw ruim aan bod op de openbare omroep. Radiozender Klara zendt alle concerten live uit met reportages achter de schermen en vanop de festivalweide met commentaar van kenners en liefhebbers. Ook op de cultuurwebsite Cobra.be besteedt de VRT uitgebreid aandacht aan het evenement. De unieke locatie van Park Den Brandt komt hierin uitgebreid aan bod net zoals op de website en online kanalen van het festival zelf.
Ook dit jaar slaan Jazz Middelheim en het Middelheimmuseum de handen in elkaar. Wie een ticket voor Jazz Middelheim heeft, kan in het Middelheimmuseum op de festivaldagen een verrassingspakket ophalen. Het Middelheimmuseum ligt in het Middelheimpark, vlak naast de festivalsite.
Jazz Middelheim voorziet een shuttledienst van de universiteitsparking naar het festival. De organisatoren vragen om maximum de helft van de publieke parking voor te behouden voor opslagruimte van het festival, een afvalverzamelplaats voor het festival en de inrichting van een veilige stopplaats en keerpunt voor de shuttles. Ter hoogte van de ingang worden parkeerplaatsen voorbehouden voor mindervaliden.
Het is geen evidentie dat een groot vierdaags festival doorgaat in een park. De volledige inplanting en opbouw en afbraak van het festival gebeurt dus in nauw overleg met de groendienst. Zij gaven gunstig advies met zeer specifieke voorwaarden.
Tijdens de opbouw- en afbraakperiode wil Jazz Middelheim, zoals vorige jaren, gebruik maken van een platte wagen en een tractor en beroep doen op een chauffeur van stadsbeheer.
Om het publiek duidelijk naar de festivalsite toe te leiden voorziet de organisatie signalisatie. Het gaat om een 150-tal bordjes in totaal. Deze bordjes worden opgehangen op 11 of 12 augustus en worden verwijderd op 19 en/of 20 augustus, vlak na het evenement. Concreet gaat het om volgende straten in de buurt van het festivalterrein:
- Boomsesteenweg: vanaf kruispunt Jan Van Rijswijcklaan, met regelmatige herhaling;
- Aan de lichten van het Bouwcentrum;
- Lichten Jan Van Rijswijcklaan - Desguinlei
- Wezenberg - Berkenlaan;
- Beukenlaan (vanaf Dikke Mee);
- E19, afrit Wilrijk, met herhaling tot aan het terrein;
- E17, aan het justitiepalies, richting Singel, met herhaling tot aan het terrein;
- Hoek Jan De Voslei - Camille Huysmanslaan;
- De Leien tot aan het terrein;
- Suikerrui - Ernest Van Dijckkaai;
- De Gerlachekaai - Van der Sweepstraat;
- Desguinlei - Kolonel Silvertopstraat;
- Desguinlei - Gerard Le Grellelaan;
- Gerard Le Grellelaan - Beukenlaan;
- Pelikaanstraat;
- Belgiëlei;
- Koningin Elisabethlei;
- Karel Oomsstraat.
De dienst ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het evenement heeft een internationale uitstraling.
Jazz Middelheim is één van de oudste jazzfestivals van het land en heeft een uitstekende reputatie in binnen- en buitenland. Het festival richt zich niet alleen tot de jazzliefhebber, maar weet met zijn gemoedelijke en ongedwongen sfeer ook de harten van families en jongeren te veroveren.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 19 november 2013 (jaarnummer 673) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
De aanvrager is verantwoordelijk voor de correctheid en de volledigheid van de aangeleverde informatie. Dit advies geldt daarom uitsluitend voor de opstellingen en activiteiten die door de organisator bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement werd gevoegd.
De organisator dient de standaardvoorwaarden die bij de toelatingsaanvraag werd gevoegd, strikt na te leven.
(standaardvoorwaarden te raadplegen op http://www.antwerpen.be/docs/Stad/Onafhankelijke_diensten/Brandweer/preventie/Brandpreventie%20evenementen/standaardvoorwaarden_2014.pdf )
Daarnaast geeft brandweer ook nog onderstaande mee:
Als de concerttent ten allen tijde en in alle (weers)omstandigheden over minimaal 50% van de volledige lengte van de wanden open en toegankelijk is, dan is voldaan aan de vereisten m.b.t. uitgangen voor grote tijdelijke inrichtingen.
Onderstaande geluidsnormen zijn geldig op donderdag 14, vrijdag 15 en zaterdag 16 augustus van 14.00 uur tot middernacht, en op zondag 17 augustus van 11.00 uur tot en met 23.00 uur.
Het maximale geluidsniveau afkomstig van de elektronisch versterkte muziek mag LAeq,15min 95 dB(A) niet overschrijden. Als het geproduceerde maximale geluidsniveau, gemeten als LAmax,slow 102 dB(A) niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan. Het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon.
Het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers. De meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid.
Op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq,15min, ofwel LAmax,slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II. Dit houdt in dat:
1° de meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter);
2° de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon;
3° de meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld;
4° de meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden;
5° de meet- en registratieapparatuur kan te allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid.
Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.
Het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon.
Het maximumgeluidsniveau dat wordt waargenomen 3m voor de perceelgrens met de dichtstbijzijnde woningen mag niet hoger zijn dan 80dB(A) en 90dB(C).
De organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit steeds een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthoudende ambtenaren van handhaving en toezicht/milieu of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders (melding.milieutoezicht@stad.antwerpen.be)en aan de lokale politie leefmilieu (leefmilieu@politie.antwerpen.be).
De organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen.
Het is raadzaam om bij voorbaat, door middel van een kort bericht in de brievenbussen, de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s).
Men dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid.
Logistieke ondersteuning volgens order B403580.
Gunstig advies voor opkuis site door parkploegen, en voor het leveren, ledigen en ophalen van feestcontainers.
Er worden extra glascontainers ter hoogte van het kasteel in Park Den Brandt geplaatst. De organisatie verzamelt het glas op de site en deponeert het in de glascontainers.
Voor het groot afval wordt er een grofvuilcontainer geplaatst die 1 maal wordt gewisseld bij de afbraak.
Gunstig mits voorwaarden
- In de gracht die als natuurlijke afscheiding van het festivalterrein dient, staat momenteel een beetje water. Jazz Middelheim plaatst het nodige hekwerk om de gracht en het festivalterrein af te schermen.
- De aanlevering van goederen op het festivalterrein gebeurt voornamelijk langs het parkpad om belasting op het gras zoveel mogelijk te beperken. Indien men toch op het gras rijdt, worden stalen rijplaten geplaatst. Ook op plaatsen waar men het parkpad verlaat, moeten stalen rijplaten gelegd worden.
- Er mogen geen wagens geparkeerd worden in het park.
- Firma's/diensten die komen leveren moeten langs een op voorhand afgesproken weg het park in - en uit rijden. Er mag geen andere toegang gebruikt worden.
- De wagens moeten op de hoofdwegen blijven.
- De wagens moeten na het lossen het park terug verlaten en buiten parkeren.
- De artiesten komen ook langs deze weg het park in. Zij volgen dezelfde weg en parkeren hun wagens buiten het park.
- Voor leveringen die enkel langs de voorkant kunnen mag men alleen de rechterbrug, gezien van de voorkant van het kasteel, gebruiken. De andere brug mag niet gebruikt worden voor transport.
- Er moeten ijzeren rijplaten gelegd worden vanaf de inkom rechts naast de hoofdinkom tot aan de brug aan de rechterkant van het kasteel. De rijplaten moeten over de ganse breedte van de weg gelegd worden, dit om te voorkomen dat de nieuwe bestrating en de riolering kapot gereden worden.
- De voortuin moet altijd vrij toegankelijk blijven voor het publiek.
- De werknemers van stadsbeheer moeten altijd toegang krijgen tot het gehele parkterrein. Op de gazons moeten ijzeren rijplaten gelegd worden om geen schade te veroorzaken.
- Er moeten ook ijzeren rijplaten gelegd worden op de kantafsluiting van de nieuwe weg op alle locaties waar men de weg verlaat om de gazon op te rijden. Dit om te voorkomen dat de kantafsluiting wordt vernield.
- Het transport op de locatie moet zoveel mogelijk de bestaande wegen gebruiken.
- Indien er schade is aan het openbaar domein na het evenement zal deze schade verrekend worden aan de organisator.
- Alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie, dient onmiddellijk na afloop verwijderd te worden.
- Het waterverbruik wordt opgemeten en na afloop van het evenement aangerekend aan Jazz Middelheim.
- Zware vrachtwagens of vorkheftrucks mogen niet onder de kruinen van de aanwezige bomen op het grasveld rijden, teneinde schade aan de wortels en kruinen te voorkomen.
- Bij het plaatsen van de stelling voor levering materiaal dienen de 2 bomen beschermd te worden en worden er ook rijplaten gelegd.
- Bij het plaatsen van de grote tent moet deze zoveel mogelijk opgeschoven worden naar de kant waar de grote beuk stond.
- 1 chauffeur met 1 tractor zal voor 2 dagen (tijdens werkuren) bijstand bieden om met de platte kar te rijden (vervoer van materialen van Beukenlaan naar festivalweide). Deze bijstand zal enkel nog voor het evenement in 2014 gegeven worden. Voor 2015 dient de organisator zelf voor een oplossing te zorgen.
- Na het evenement worden op kosten van de organisator de verdichte zones geploft.
- De festivalorganisatie blijft ervoor zorgen dat alle medewerkers en onderaannemers zich bewust zijn van de voorwaarden die verbonden zijn aan werken in een beschermd landschap, en dat deze nageleefd worden.
De organisator moet in onderling overleg met betrokken politieafdeling de nodige afspraken maken inzake begeleiding tijdens de opbouw en afbraak, in het bijzoder wanneer de masten van de tenten over de openbare weg getransporteerd worden.
Het college keurt de effectieve organisatie van Jazz Middelheim, zoals hierboven beschreven, van 14 tot 17 augustus 2014 in Park Den Brandt goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/GB |
|
| SB/L/BOF |
|
| SB/SR/BIT |
|
| LP/OO/EV |
|