2014_CBS_08071 - Sportevenementen 2014 - Benelux Danskampioenschappen 2014 (stijldansen). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Metropolis Danssport Club vzw, een Antwerpse dansclub die ook elk jaar de organisator van de Antwerp Stars Cup is, heeft van de Danssport Federatie het vertrouwen gekregen om op zaterdag 20 en zondag 21 september 2014 de Benelux Danskampioenschappen 2014 te organiseren. Deze kampioenschappen zullen plaatsvinden in sporthal De Rode Loop te Merksem. De organisatie vraagt het gebruik van de sporthal vanaf donderdag 18 september 2014. De opbouw gaat die dag om 15.00 uur van start en eindigt vrijdag 19 september 2014 om 23.00 uur. Op zaterdag 20 september 2014 gaan de deuren open om 8.00 uur en om 12.00 uur gaan de kampioenschappen van start. Om middernacht zijn de laatste prijzen van die dag uitgereikt en een uur later wordt de zaal gesloten. Op zondag 21 september 2014 gaan de deuren opnieuw om 8.00 uur open en starten de kampioenschappen om 10.00 uur; ditmaal eindigt de wedstrijddag om 23.00 uur. Meteen na afloop wordt gestart met de afbouw. Deze zal maandag 22 september 2014 nog verdergezet worden tot ongeveer 18.00 uur. 

De organisatie vraagt concreet aan de stad Antwerpen om logistiek en promotioneel te ondersteunen. Onderstaande zaken worden gevraagd:

• gratis gebruik van sporthal De Rode Loop op donderdag 18 september 2014 van 15.00 uur tot 23.00 uur(opbouw), vrijdag 19 september van 8.00 uur tot 23.00 uur (opbouw), zaterdag 20 september 2014 en zondag 21 september van 8.00 uur tot 24.00 uur (evenement) en maandag 22 september 2014 van 8.00 uur tot 18.00 uur (afbouw);
• gratis gebruik van de parking en de parkeerzone voor sporthal De Rode Loop voor de organisatie en de deelnemers;
• gratis ter beschikking stellen en leveren en opbouwen van feestmateriaal;
• gratis transport van de materialen van de organisatie van het clublokaal naar de sporthal en terug;
• gratis leveren en ledigen van vuilbakken;
• inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen.

Benelux Danskampioenschappen 2014 is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 5 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 19 november 2013, jaarnummer 00677) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 3 van het “Retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 19 november 2013, jaarnummer 00673) geen retributierecht aangerekend te worden.

Beheersovereenkomst 2011-2014 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, die werd verlengd bij beslissing van de gemeenteraad van 24 februari 2014 (jaarnummer 80) vermeldt in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties: In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen,… De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 16 december 2013 (jaarnummer 00760).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.