2014_CBS_08069 - Sportevenementen 2014 - Wielrennen. Schaal Sels. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet een toelage van 17.500,00 EUR, zoals toegekend door het beleidsoverleg sport. Dit bedrag wordt betaald vanuit de werkingstoelage die de vzw Antwerpen Sportstad ontvangt van de stad Antwerpen (budgetplaats 5116535000, budgetpositie 649, bedrag toelage 11.226.234 en functiegebied: 1SBR070102A00000; 1SBR060303A00000).

De Koninklijke Wielrijdersclub van Merksem, Monnikenhofstraat 6, 2040 Berendrecht vraagt goedkeuring om op zondag 31 augustus 2014 de wielerwedstrijd Schaal Sels te organiseren met start en aankomst op de Bredabaan in Merksem, ter hoogte van het Sint-Eduarduscollege. Tevens vraagt de organisatie logistieke ondersteuning van de stad Antwerpen.

De wielerwedstrijd is ondertussen aan haar 88^ste editie toe en staat op de internationale wielerkalender geklasseerd als een Men Elite 1.1 wedstrijd. Tijdens de wedstrijd zal op het plaatselijk parcours een afwachtingswedstrijd worden gereden.

Net als vorig jaar situeert heel de start- en aankomstzone zich op de Bredabaan ter hoogte van het Sint-Eduarduscollege. Na de start in Merksem zet het peloton koers richting haven om via het noorden van Antwerpen naar Nederland te rijden. Na terugkeer op Antwerps grondgebied wordt koers gezet naar Merksem waar een aantal plaatselijke ronden worden gereden. Door de werken aan de Bredabaan is er momenteel nog geen definitief uitsluitsel over het te volgen parcours. De lokale politie staat in nauw contact met de organisatie en tijdens de veiligheidsvergadering van 15 juli 2014 werd benadrukt dat het definitieve parcours zeker op 25 augustus 2014 bekend zal zijn. Om deze reden kan de lokale politie nog geen advies geven maar het uiteindelijke advies zal aan de organisatie worden overgemaakt van zodra het bekend is.

Om de veiligheid tijdens de wedstrijd te garanderen zal op het tram- en bustraject van de Bredabaan tussen Oudebareellei en Minister Delbekelaan sowieso geen openbaar vervoer rijden op zondag 31 augustus 2014. Vervoersmaatschappij De Lijn voorziet de nodige alternatieven voor de bus- en tramlijnen die hinder zullen ondervinden.

Naast de wielerwedstrijden zal er op zondag ook een feestmarkt georganiseerd worden op de Bredabaan, naast het afgesloten parcours van de wedstrijd. De organisatoren van de wielerwedstrijd Schaal Sels hebben hiervoor eveneens een aanvraag gedaan.

Om de wielerwedstrijd in optimale omstandigheden te laten plaatsvinden, vraagt de organisatie het volgende: 

- inzet van de lokale politie/openbare orde/evenementen voor:

• afsluiten van de gevraagde straten en locaties noodzakelijk voor de organisatie van het evenement;
• visuele aanwezigheid in de start- en aankomstzone;
• begeleiding van de wielerwedstrijd op grondgebied Antwerpen;
• toelating voor het plaatsen van nadarbarelen op het parcours;
• mobiliteitsafspraken met de Lijn;
• medewerking verlenen bij de uitwerking van een veiligheidsplan in samenwerking met de organisatie en de betrokken overheidsdiensten.

- inzet van de dienst stadsbeheer/logistiek/bijzondere opdrachten en feestmateriaal voor:

• het gratis gebruik van het beschikbare feestmateriaal, nadarbarelen en vlaggen;
• het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening.

- inzet van de dienst stadsbeheer/stadsreiniging/bijzonder interventieteam voor:

• reiniging van de Bredabaan (start- en aankomstzone) voor en na het evenement;
• gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers.

- de toelating voor het plaatsen van promostanden en een publiboog op het plaatselijk parcours;
- het inrichten van de vip-zone aan het Sint-Eduarduscollege;
- de buurtbewoners rond het parcours te informeren aan de hand van een bewonersbrief;
- de bekendmaking van het evenement door inzet van de stedelijke communicatiekanalen;
- een trofee om aan de winnaars te overhandigen;
- de afvaardiging van de schepen voor publiek domein, sport, diamant, markten en foren en personeel voor de start om 11.00 uur en de prijsuitreiking omstreeks 16.30 uur.

De Schaal Sels is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke- en marketingwaarde. Het evenement garandeert de nodige publieksopkomst en interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten, …) gedurende de ganse periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

De volgende financiële verantwoordingsstukken worden ingediend, voor uiterlijk 30 september 2014, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.