2014_CBS_08070 - Sportevenementen 2014 - Europese Zomerspelen Special Olympics 2014. Organisatie en logistieke organisatie - Goedkeuring

Vzw Antwerpen Sportstad voorziet een toelage van 200.000,00 EUR.
+ 50.000,00 EUR voor het Host Town Program Antwerpen + 5.000,00 EUR voor huur deel restaurant Colmar.

Het college keurde op 25 juni 2010 (jaarnummer 7999) de gevraagde ondersteuning goed voor de Special Olympics European Summer Games 2014 in de stad Antwerpen.

Special Olympics is een internationale organisatie die actief is in meer dan 190 landen, verspreid over de vijf continenten. Wereldwijd organiseert deze organisatie jaarlijks voor meer dan 3,8 miljoen atleten met een mentale beperking aangepaste sporttrainingen en wedstrijden. Vierjaarlijks worden in dit kader de Special Olympics Europese-Euraziatische Zomerspelen georganiseerd. De organisatie van deze Spelen werd voor 2014 toegewezen aan Special Olympics Belgium voor organisatie in de stad Antwerpen. De vzw Special Olympics European Games 2014 (vzw SO2014) werd speciaal opgericht voor deze organisatie in 2014.

Het evenement zal plaatsvinden van 9 september  2014 tot en met 20 september 2014 waarbij meer dan 2000 personen met een verstandelijke beperking het tegen elkaar opnemen in verschillende sportdisciplines. Naast een uitgebreid sportprogramma staan er heel wat nevenactiviteiten op het programma waaronder een openings- en slotceremonie, een gezondheidsprogramma in samenwerking met universiteiten, wetenschappelijke symposia, een fakkelloop, een educatief programma in samenwerking met het onderwijs, een kunstentoonstelling voor kunstenaars met een mentale handicap en optredens.

Vzw SO2014 beschikt over de nodige kennis, ervaring en know-how op het gebied van het organiseren in de meest ruime betekenis van het woord van evenementen.

De organisatie vraagt concreet aan de stad Antwerpen om logistiek en promotioneel te ondersteunen. Onderstaande zaken worden gevraagd:

• gratis gebruik van de volgende locaties voor het houden van het evenement Europese-Euraziatische Zomerspelen Special Olympics 2014 en het daaraan voorafgaande Host Town Program op volgende data en uren:

• gratis ter beschikking stellen en leveren en plaatsen van feestmateriaal;
• gratis ter beschikking stellen en plaatsen van stroom- en watervoorzieningen;
• gratis leveren en ledigen van vuilbakken;
• inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen;
• toelage van 200.000,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad;
• afvaardiging van de burgemeester en/of de schepen van sport op nog nader te bepalen protocollaire momenten;
• het verwijderen van obstakels in samenspraak met de verkeerspolitie en de afdeling wegen;
• de organisatie van het Host Town Program Antwerpen van 9 september tot en met 13 september 2014, tijdens hetwelke de Britse, Russische en Israëlische delegatie in Antwerpen zullen logeren. De stad zal zorgen voor het organiseren van de overnachtingen, de maaltijden, activiteiten en transport voor een 250-tal atleten en begeleiders en dit in samenwerking met verenigingen en lokale partners;
• een bijkomende financiële bijdrage van 5.000,00 EUR ter bekostiging van een deel van het huurbedrag van restaurant Colmar dat, wegens het onbeschikbaar zijn van de parking van zwembad Wezenberg, zal worden gebruikt als atletenrestaurant.

Inzet van de lokale politie/openbare orde/evenementen voor:

• plaatsen van parkeerverboden op delen van de gevraagde straten en locaties noodzakelijk voor de organisatie van het evenement;
• eenmalig parkeervrij maken van de gevraagde straten en locaties noodzakelijk voor de organisatie van het evenement;
• voorzien van moto- en/of fietsbegeleiding en het verkeersvrij maken van kruispunten tijdens de fakkelloop;
• toelating voor het plaatsen van wegwijzers;
• extra toezicht tijdens de aanwezigheid van de Israëlische delegatie gedurende het Host Town Program;
• regelen van verkeer bij het kruispunt Grote Steenweg-Ringlaan om de atletenbussen tijdens de ochtendspits makkelijker op hun sportlocatie te laten geraken.

Om de financiële haalbaarheid van het evenement te verzekeren voorziet de vzw Antwerpen Sportstad een toelage van 200.000,00 EUR. Het budget is voorzien in de begroting Europese Sporthoofdstad 2013 van de vzw Antwerpen Sportstad en in de begroting van 2014.
Voor de organisatie van het Host Town Program Antwerpen voorziet vzw Antwerpen Sportstad een budget van 50.000,00 EUR, de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing een budget van 40.000,00 EUR en de bedrijfseenheid samen leven 45.000,00 EUR.

Voorwaarde voor deze uitgebreide ondersteuning is uiteraard dat het project met de grootste professionele zorg georganiseerd wordt, met uitgebreide visibiliteit voor de stad Antwerpen. De organisator draagt de financiële verantwoordelijkheid en bezorgde de nodige documenten die de organisatorische en financiële haalbaarheid garanderen. De stad Antwerpen en de vzw Antwerpen Sportstad hebben een ondersteunende/faciliterende rol en stellen zich financieel niet garant indien het project verlieslatend zou zijn (of geannuleerd zou worden).

Evenement Europese Zomerspelen Special Olympics 2014 is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en “hospitality”).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 1 september 2014, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 5 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 19 november 2013, jaarnummer 677) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 3 van het “Retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 19 november 2013, jaarnummer 673) geen retributierecht aangerekend te worden.

Beheersovereenkomst 2011-2014 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, die werd verlengd bij beslissing van de gemeenteraad van 24 februari 2014 (jaarnummer 80) vermeldt in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties: In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen,… De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 16 december 2013 (jaarnummer 760).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).