Het college keurde op 4 december 2013 (jaarnummer 12746) de principes van de geoptimaliseerde groepsarchitectuur goed. Specifiek voor de activiteiten van AG Stadsplanning werd beslist om deze maximaal in te kantelen, deels bij de stad (bedrijfseenheid stadsontwikkeling) en deels bij AG VESPA.
In een kaderovereenkomst voor de coördinatie van het openbaar domein tussen AG Stadplanning en de stad Antwerpen (gemeenteraadsbeslissing van 21 juni 2010, jaarnummer 951) werd het volgende bepaald in artikel 3: "De kosten verbonden aan de prestaties van derden met wie het Bedrijf als commissionair in eigen naam maar voor rekening van de Stad contracten sluit, worden gedragen door de Stad. Daartoe stelt het Bedrijf facturen op aan de Stad waarin de prestaties van derden aan kostprijs worden doorgerekend."
Deze projecten werden in het verleden volledig opgevolgd binnen AG Stadplanning. De facturen hiervan werden kost om kost doorgefactureerd door AG Stadsplanning aan de stad. De goedkeuring voor betaling van deze facturen diende te worden gegeven door de directeur van de bedrijfseenheid stadsontwikkeling. Vandaar was er een uitdrukkelijke interne afspraak dat de rol van de directeur van de bedrijfseenheid stadsontwikkeling beperkt bleef tot vergelijking van het factuurbedrag met de factuur van de dienstverlener/aannemer.
Met de overheveling van een aantal projecten van AG Stadsplanning naar AG VESPA, wenst het college de bestaande interne afspraak te formaliseren. AG VESPA zal deze projecten onder gedelegeerd bouwheerschap uitvoeren.
De facturen van AG VESPA voor deze projecten worden gericht aan de stad, op de volgende manier:
Het college bevestigt dat de tussenkomst van de directeur van de bedrijfseenheid stadsontwikkeling beperkt blijft.
Het college keurt de werkwijze goed voor de facturatie door AG VESPA aan de stad in projecten openbaar domein die door AG VESPA als gedelegeerd bouwheer worden opgevolgd.
Het college keurt goed dat de rol van de bedrijfsdirecteur stadsontwikkeling in het goedkeuringsproces van deze facturen beperkt is tot het vergelijken van het factuurbedrag en factuur van de dienstverlener/aannemer, op voorwaarde dat alle overeengekomen documenten en gegevens zijn overgemaakt aan de stad door AG VESPA.