2014_CBS_06724 - Sportevenementen 2014 - Sportopia (omnisport). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Vzw Antwerpen Sportstad voorziet het noodzakelijke werkingsbudget.

Als legacy van Antwerpen Europese Sporthoofdstad 2013 zal vzw Antwerpen Sportstad ook dit jaar het evenement Sportopia organiseren in de evenementenhal Parkloods in Park Spoor Noord. Sportopia is een sportpretpark voor jongeren en jonge gezinnen.

Sportopia opent haar deuren van 16 juli 2014 tot en met 21 augustus 2014, van woensdag tot en met zondag. Op 15 juli 2014 zal de pre-opening plaatsvinden. Scholen en naschoolse opvang zijn welkom van 3 september 2014 tot en met 17 september 2014 van maandag tot en met vrijdag. In samenwerking met Jespo en Stimulus zullen er ook enkele bewegingsscholen plaatsvinden in de weekends van september.

De vzw Antwerpen Sportstad vraagt aan de stad Antwerpen om dit evenment logistiek en promotioneel te ondersteunen.
Onderstaande zaken worden gevraagd:

• gebruik van de evenementenhal Parkloods voor het houden van Sportopia van 7 juli 2014 (8.00 uur) tot en met 19 september 2014, mits betaling van de nutskosten (dagelijks tarief en aanrekening van meerverbruik) en zonder derving van inkomsten;
• gratis ter beschikking stellen en leveren van feestmateriaal voor deze periode;
• gratis leveren en ledigen van vuilbakken;
• inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen.

Sportopia is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie – en mediawaarde.
De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en “hospitality”).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd & onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein of de evenementenhal. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden;
• de organisatie staat zelf in voor het reinigen van de Parkloods na afloop van het evenement.

Om het evenement te promoten werd er in samenwerking met Vivaki Belgium onderstaand mediaplan uitgewerkt. De totale kosten voor het mediaplan bedragen 10.404,48 EUR inclusief btw.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient:

• er volgens artikel 5 van het "Retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie" (gemeenteraadszitting van 19 november 2013, jaarnummer 677) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• er volgens artikel 3 van het “Retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 19 november 2013, jaarnummer 673) geen retributierecht aangerekend te worden;
• het retributiereglement "Evenementenhal Park Spoor Noord"  (gemeenteraadszitting 19 november 2013, jaarnummer 690) en het stedelijke gebruiksreglement infrastructuur stadsbeheer (gemeenteraadszitting 16 december, jaarnummer 854) nageleefd te worden.

Beheersovereenkomst 2011-2014 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, werd verlengd bij beslissing van de gemeenteraad van 24 februari 2014 (jaarnummer 80) vermeldt in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties: In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen,… De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 16 december 2013 (jaarnummer 760).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Voor de aankoop van de mediaruimte werd gebruik gemaakt van bestek 2010/0237, goedgekeurd door het college op 21 januari 2011 (jaarnummer 449).