Artikel 57 § 3, 5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.
Het stadsarchief wil zijn wijkboeken uit de periode 1580–1797 laten digitaliseren. Het betreft 67 kwetsbare registers. Daartoe moeten vermoedelijk ongeveer 34.000 scans gemaakt worden. Door de registers te digitaliseren moeten ze niet meer fysiek geraadpleegd worden en worden ze gemakkelijker toegankelijk voor het publiek. Digitalisering gebeurt ook als preserverende maatregel. De registers blijven langer bewaard als ze niet meer gemanipuleerd worden.
De opdracht helpt bij het realiseren van doelstelling 428 van het bestuursakkoord, met name: via nieuwe werkvormen, modernisering van de werkprocessen en digitalisering tot een hogere productiviteit komen.
Technische bekwaamheid van de inschrijver (selectiecriteria)
De inschrijver dient zijn technische bekwaamheid aan te tonen aan de hand van een lijst met minstens 3 referentieopdrachten en bijhorende tevredenheidsverklaring van opgeleverde soortgelijke opdrachten, welke in de afgelopen drie jaar naar tevredenheid van de opdrachtgever op vakkundige, tijdige (verleend uitstel daarin begrepen) en regelmatige wijze zijn uitgevoerd. Met soortgelijk wordt bedoeld: opdrachten van digitalisering van archivalia, tekst en beeld, met soortgelijke omvang.
Voor elke referentieopdracht in de lijst worden volgende vermeldingen bijgevoegd:
Gunningscriteria
Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht:
|
Nr. |
Beschrijving |
Gewicht |
|
1 |
Prijs |
30 |
|
De inschrijver geeft zijn stukprijs op voor het digitaliseren van 1 gescande opening. |
||
|
2 |
Kwaliteit |
30 |
|
De inschrijver moet aangeven hoe hij aan de algemene richtlijnen en de minimum technische eisen van het bestek zal voldoen.
De scans worden beoordeeld op conformiteit met de uitgangspunten en de minimumeisen. De scans moeten inzicht geven in de mate van scankwaliteit die de inschrijver kan leveren. |
||
|
3 |
Logistiek en behandeling materialen |
30 |
|
De inschrijver voegt een nota toe waarin hij een beschrijving maakt van het voertuig en de bewaarplaats voor de registers. Bijkomend specificeert hij welke apparatuur hij zal gebruiken voor de digitalisering. Hij toont hiermee aan dat de gebruikte apparatuur geschikt is voor het werken met kwetsbare registers en dat hij de nodige maatregelen zal treffen om de registers zo goed mogelijk te beschermen. |
||
|
4 |
Timing |
10 |
|
De inschrijver maakt een timing (tijdschema) op van bestelling tot aflevering van de gedigitaliseerde registers. |
||
In toepassing van artikel 26§1, 1° a) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking omdat de goed te keuren uitgave niet hoger is dan het bij het artikel 105, 2° van Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 vastgelegd bedrag van 85.000 EUR (zonder belasting op de toegevoegde waarde).
In toepassing van artikel 107 van de Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de overheidsopdrachten wordt de opdracht gegund, hetzij aan de inschrijver die de laagste offerte heeft ingediend, hetzij aan de inschrijver die de offerte heeft ingediend die de economisch voordeligste is vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid.
Het college keurt bestek GAC/2014/2349 voor het digitaliseren van wijkboeken goed en keurt eveneens goed dat hiervoor een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking wordt uitgeschreven.
De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
| Digitaliseren van wijkboeken | budgetplaats:5163500000 budgetpositie:6141 functiegebied:1SSB040103A00000 subsidie:SUB_NR fonds:INTERN begrotingsprogramma:1SA070130 budgetperiode: 1400 |
10111450 |