Besluit

2014_CBS_02419 - Bestek GAC/2013/2155 - Raamcontract voor het uitvoeren van auditopdrachten. Gunning - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen

vr 07/03/2014 - 09:00 digitaal

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Koen Kennis, schepen; Philip Heylen, schepen; Ludo Van Campenhout, schepen; Claude Marinower, schepen; Marc Van Peel, schepen; Rob Van de Velde, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Liesbeth Homans, schepen; Roel Verhaert, stadssecretaris

Afwezig

Bart De Wever, burgemeester; Serge Muyters, korpschef

Secretaris

Roel Verhaert, stadssecretaris

Motivering

Gekoppelde besluiten

Regelgeving: bevoegdheid

Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Aanleiding en context

Voor het afsluiten van een raamcontract voor het uitvoeren van auditopdrachten werd open offerteaanvraag GAC/2013/2155 uitgeschreven. Op 28 januari 2014 dienden de volgende firma’s een offerte in:

AIB-Vinçotte International nv, Jan Olieslagerslaan 35 te 1800 Vilvoorde, met ondernemingsnummer 0462.513.222;
BDO Risk & Assurance Burg. Ven. cvba, Da Vincilaan 9, box E.6 te 1935 Zaventem, met ondernemingsnummer 0874.840.624;
Deloitte Bedrijfsrevisoren cvba, Berkenlaan 8B te 1831 Diegem, met ondernemingsnummer 0429.053.863;
Ernst & Young bedrijfsrevisoren, De Kleetlaan 2 te 1831 Diegem, met ondernemingsnummer 0471.938.850;
GHR Partners Belgium - R.H. Paternoster & Associates comm.V., de Limburg Stirumlaan 107 bus 1 te 1780 Wemmel, met ondernemingsnummer 0446.769.726;
Grant Thornton bedrijfsrevisoren cvba, Potvlietlaan 6 te 2600 Berchem, met ondernemingsnummer 0439.814.826;
KPMG Advisory, Bourgetlaan 40 te 1130 Brussel, met ondernemingsnummer 0439.819.279;
Lloyd’s Register EMEA, Antwerp Office vbr, Rijnkaai 37 te 2000 Antwerpen, met ondernemingsnummer 0860.936.663;
Möbius Business Redesign nv, Kortrijksesteenweg 152 te 9830 Sint-Martens-Latem, met ondernemingsnummer 0472.582.515;
PwC Bedrijfsrevisoren cvba, Woluwedal 18 te 1932 Sint-Stevens-Woluwe, met ondernemingsnummer 0429.501.944;
TriFinance Antwerpen nv, Frankrijklei 119 te 2000 Antwerpen, met ondernemingsnummer 0882.734.939.

Argumentatie

Kwalitatieve selectie

Inzake de kwalitatieve selectie werd de firma AIB-Vinçotte International nv uitgesloten. De technische bekwaamheid kon niet aangetoond worden aan de hand van de gevraagde referenties. De door haar ingediende documenten werden onvoldoende gedetailleerd opgesteld, waardoor de gelijk(w)aardigheid ervan niet beoordeeld kon worden.

Regelmatigheid

De offertes werden door de gemeenschappelijke aankoopcentrale nagezien. De offertes van de volgende inschrijvers werden formeel en/of materieel onregelmatig bevonden:

TriFinance Antwerpen nv: De offerte werd digitaal ondertekend door een directeur, welke gemachtigd is de firma te verbinden tot een drempelbedrag van 100.000 euro. Dit bedrag werd opgenomen in een bijlage van de notulen van de vergadering van de raad van bestuur (dd. 10/11/2009). Hierin staat ook vermeld dat er voor commerciële verbintenissen tussen de 100.000 en de 500.000 euro, twee gevolmachtigden nodig zijn om de vennootschap te kunnen vertegenwoordigen. Dit raamcontract overstijgt ruim het drempelbedrag van 100.000 euro.

Conform artikel 82 §§ 1 en 3 van het KB Plaatsing is de offerte formeel onregelmatig omdat de offerte op het ogenblik van de openingszitting niet werd ondertekend door een gevolmachtigde (in dit geval niet door twee gevolmachtigden).

Verder maakt de inschrijver geen gebruik van de bij het bestek horende inventaris en splitst hij de prijzen op in verschillende graden van consultants die hij ter beschikking stelt voor deze opdracht. De inschrijver vermeldt nergens het gemiddelde dagtarief, zoals gevraagd werd in de inventaris. Dit maakt een correcte vergelijking van de ingediende offertes onmogelijk.

Conform artikel 95 van KB Plaatsing is een offerte materieel onregelmatig en derhalve nietig als ze afwijkt van de essentiële bepalingen van de opdrachtdocumenten betreffende met name de prijzen, termijnen en technische specificaties.

Lloyd’s Register EMEA, Antwerp Office vbr: Deze firma voegde drie pagina's aan 'Contractuele voorwaarden LRQA' toe aan haar offerte.
'Wij voegen hier onze algemene voorwaarden toe met kleine aanpassingen gebaseerd op de in uw bestek aangegeven voorwaarden omtrent facturatietermijn en tariefherziening.
Vooral de paragraaf “aansprakelijkheid” is voor LRQA dwingend opgesteld.’
De firma maakt hierin een opsomming van voorwaarden die afwijken van de bepalingen opgenomen in het bestek.
Enkele voorbeelden:
- Inzake geldigheid van de prijzen vermeldt de inschrijver dat zijn tarieven geldig zijn tot en met 31 december 2014, terwijl het bestek bepaalt dat er pas prijsherziening kan aangevraagd worden 1 maand vóór de jaarvervaldag van het contract.
- De firma stelt: ‘Indien de klant een bezoek uitstelt of annuleert minder dan zes weken vóór de geplande datum, behoudt LRQA zich het recht voor de klant een forfaitair bedrag van 400,00 € aan te rekenen.’
- De firma beperkt haar schadeloosstelling inzake aansprakelijkheid tot het eventuele ereloon dat de firma rekent voor zijn diensten. Dit is niet conform artikel 152 KB Uitvoering.
- ‘Indien de overeenkomst door één van beide partijen opgezegd wordt, zullen alle erelonen en kosten verschuldigd voor diensten verstrekt vóór de datum van opzegging onmiddellijk moeten betaald worden en hiervoor zal een factuur worden opgesteld.’
  Een eenzijdige beëindiging van de overeenkomst door de aanbestedende overheid gebeurt conform de modaliteiten zoals bepaald in het bestek maar kan ook conform art. 47 § 2 KB Uitvoering gebeuren, met name volgens de ambtshalve maatregelen hierin beschreven. In dit laatste kader kan de aanbestedende overheid niet zomaar akkoord gaan met de voorwaarden die de firma koppelt aan een opzeg.
In het kader van deze open offerteaanvraag is de discretionaire bevoegdheid beperkt tot het vragen naar verduidelijking en het verbeteren van eventueel kenbare materiële fouten in de offerte. De door de firma gestelde voorwaarden kunnen bijgevolg niet bespreekbaar gemaakt, noch onderhandeld worden.

Conform artikel 95 van KB Plaatsing is een offerte materieel onregelmatig en derhalve nietig als ze:
- afwijkt van de essentiële bepalingen van de opdrachtdocumenten betreffende met name de prijzen, termijnen en technische specificaties.
- enig voorbehoud inhoudt of bestanddelen bevat die niet met de werkelijkheid overeenstemmen.

Verder werd de machtiging voor ondertekening in vraag gesteld. De offerte werd digitaal ondertekend door een Sales Manager, waarvan de naam werd opgenomen in een bijlage aan de offerte, genaamd: 'Authorised Signatory List'. Dit document werd niet ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger van de firma, maar enkel digitaal ondertekend door de Sales Manager zelf. Aangezien de offerte ook materieel onregelmatig werd bevonden zoals hierboven reeds aangehaald, werd de formele regelmatigheid niet verder onderzocht.

Vergelijking van de offertes volgens de in het bestek vermelde gunningscriteria

Nr.	Naam	Motivering	Score
Gunningscriterium nr. 1: Prijs Beoordeling op 40 punten U vult het gemiddeld dagtarief voor een consultant in de inventaris in (zie apart toegevoegde bijlage ‘2155_Inventaris’). De prijs wordt beoordeeld aan de hand van de regel van drie; score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs.
5	GHR Partners Belgium - R.H. Paternoster & Associates comm.V.	(968,00 euro / 968,00 euro) * 40 = 40	40
4	Ernst & Young bedrijfsrevisoren	(968,00 euro / 998,25 euro) * 40 = 38,79	38,79
7	KPMG Advisory	(968,00 euro / 1.016,40 euro) * 40 = 38,1	38,1
10	PwC Bedrijfsrevisoren cvba	(968,00 euro / 1.040,60 euro) * 40 = 37,21	37,21
2	BDO Risk & Assurance Burg. Ven. cvba	(968,00 euro / 1.064,80 euro) * 40 = 36,36	36,36
6	Grant Thornton bedrijfsrevisoren cvba	(968,00 euro / 1.076,90 euro) * 40 = 35,96	35,96
3	Deloitte Bedrijfsrevisoren cvba	(968,00 euro / 1.206,98 euro) * 40 = 32,08	32,08
9	Möbius Business Redesign nv	(968,00 euro / 1.270,50 euro) * 40 = 30,48	30,48
Gunningscriterium nr. 2: Een algemeen voorstel van aanpak (auditprogramma) voor de uitvoering van de opdrachten Beoordeling op 30 punten U schrijft een plan van aanpak voor de verschillende uit te voeren auditopdrachten. Het plan van aanpak voor het uitvoeren van audits van de interne audit van de stad Antwerpen (zie bijlage E) kan hiervoor als richtlijn dienen. Dit plan van aanpak is in eerste instantie voor interne audits opgesteld en dient door de inschrijver verder uitgewerkt en geconcretiseerd te worden. Bijzondere aandacht dient besteed te worden aan de samenwerking met de interne auditdienst van de stad Antwerpen.
4	Ernst & Young bedrijfsrevisoren	+ Grondig, gedetailleerd en concreet uitgewerkt; + Sluit naadloos aan op de werkwijze bij de stad; + Gepaste, aangepaste aanpak van forensische audits; + Samen- en wisselwerking met interne audit stad; + Klantentevredenheidsenquête; + Fasen auditopdracht in overeenstemming met methodologie stad Antwerpen, voldoende aandacht aan opvolging; + Plan van aanpak voor reguliere audits (proces en beheerssystemen) geënt op aanpak beschreven in bestek aangevuld met voorbeelden uit verleden, gedetailleerd uitgewerkt (geen knippen en plakken); + Afzonderlijk plan van aanpak forensische audits. - Geen aandacht aan begeleiding bij implementatie aanbevelingen; - Geen plan van aanpak voor opvolgingsaudits.	22,5
10	PwC Bedrijfsrevisoren cvba	+ Grondig, gedetailleerd uitgewerkt; + Heeft eigen werkwijze maar is tot soepelheid bereid; + Werking interne audit (4 pijlers) goed begrepen; + Stappen/fasen in auditopdracht: ok; + Speciale aandacht voor forensische audits; + Ook aandacht voor ondersteuning bij implementatie; + Gedetailleerd en op maat uitgewerkt, geen knippen en plakken. - De sterk gestructureerde eigen werkwijze wordt doorgetrokken naar forensische audits.	22,5
5	GHR Partners Belgium - R.H. Paternoster & Associates comm.V.	+ “Pragmatische en resultaat-gedreven aanpak", praktijkgericht; + Forensische audits focussen op data in IT-systemen; + Maximaal gebruik van de aanwezige SAP-omgeving; + Plan van aanpak conform bestek, verschillende fasen auditopdracht goed ingevuld; + Bij uitwerking auditaanpak aandacht voor specifieke aanpak voor forensische audits en IT-audits. - “Trainingsdag” voor de medewerkers van interne audit; - Te veel nadruk op coaching, interviews op verschillende niveaus, evt. stuurcomité … bij opstart. Later ook workshops (werkbelasting aanbestedende overheid); - Sterk op privésector geënt (jaarrekening, btw, inkomstenbelasting).	15
7	KPMG Advisory	+ Klassieke, standaard aanpak; + Werking interne audit (4 pijlers) vrij goed begrepen; + Stappen/fasen in auditopdracht: ok; + Speciale aandacht voor forensische audits; + Ook aandacht voor ondersteuning bij implementatie; + Gedetailleerd uitgewerkt, geen knippen en plakken. - Eenzijdig gericht op procesanalyse (cf. audit werking dienst milieuvergunningen!); - Voorgestelde aanpak voor forensische audits getuigt niet van veel ervaring of verbeelding (worden als variant voorgesteld); - 4e pijler niet enkel forensische audits maar ook gewone ad hoc opdrachten; - Mooi in theorie, praktijk?	15
9	Möbius Business Redesign nv	+ Gedetailleerd uitgewerkt; + Sterk uitgebouwde en onderbouwde aanpak van forensische audits; + Concreet; + Algemene aanpak in overeenstemming met bestek; + Specifieke aanpak voor forensische audits. - Alles wordt verengd tot alleen het proces (Möbius); - Geen bijzondere aandacht voor opvolgingsaudits, geen aandacht voor ondersteuning bij implementatie.	15
2	BDO Risk & Assurance Burg. Ven. cvba	+ Duidelijke en uitgewerkte aanpak forensische audits; + Verschillende fasen in auditopdracht goed uitgewerkt. - Legt (of dringt?) de eigen werkwijze op; - Inschakelen van gemengde teams (stad/BDO) en kennisoverdracht via trainingssessies was niet gevraagd; - Niet volledig conform 4 pijlers: in offerte sprake van interne audits, ad hoc en forensische audits. Wat met procesaudits en beheerssystemen? Zijn dit 'interne audits'?	11,25
6	Grant Thornton bedrijfsrevisoren cvba	+ Terechte aandacht voor (ontbrekende) risicoanalyse beheerssystemen + Voorstel van aanpak in overeenstemming met bepalingen bestek, alle fasen goed uitgewerkt, ook opvolging; + Ook aandacht voor begeleiding bij implementatie aanbevelingen. - Dringt eigen indeling op (financiële audit, management audit, …); - Geen specifieke aanpak voor forensische audits of opvolgingsaudits.	11,25
3	Deloitte Bedrijfsrevisoren cvba	+ Standaardaanpak; + Uitgebreide en in detail uitgewerkte aanpak, echter enkel voor reguliere audits (proces, beheerssystemen en resultaatsaudits); + Stappen/fasen in auditopdracht (voorbereiding, terreinwerk, rapportering): ok. - Dringt eigen interne-auditmethodologie op; - Geen uitgewerkte aanpak forensische audits; - Geforceerde vertaling van hun zes fasenplan naar dit raamcontract (bv. resultaat van fase 1 = fundamenten interne audit); - Geeft indruk alles over te nemen: inclusief opstellen auditplan, risico van geven van opdrachten aan zichzelf; - Werksessies met AC en Manteam voor opstellen auditplan; - Specifieke auditopdracht: voorziet in veel voorbereiding, incl. interactieve sessie, ontwerp-testplan, validatiesessie …; - Geen aanpak voor forensische en af hoc audits; - Weinig aandacht voor opvolging of begeleiding bij implementatie aanbevelingen.	3,75
Gunningscriterium nr. 3: Teamsamenstelling en kwaliteit van de opleiding en ervaring van de teamleden Beoordeling op 30 punten De inschrijver stelt een nota op waarin hij minimaal onderstaande punten opneemt: - de teamsamenstelling (niveau/graad en % inzet in team); - verduidelijking met betrekking tot de rollen van de teamleden in een opdracht: wie doet wat in elke fase van de opdracht (voorbereiding, terreinwerk, rapportering,...).
4	Ernst & Young bedrijfsrevisoren	+ Cel Public Sector; + Logische verdeling van inzet van de verschillende capaciteiten; + Vertrouwdheid met de groep Antwerpen; + Duidelijke teamsamenstelling: 5% vennoot/director, 15% projectverantwoordelijk, 80% auditoren (57% senior en 33% junior); + Multidisciplinair team, verschillende competenties aanwezig (ook forensisch en IT); + Eindverantwoordelijke (Michel Brabants) en contactpersoon (Lieven Penninck) bepaald. - Geen kernteam samengesteld, 24 namen in totaal (ganse team Public sector?); - Projectverantwoordelijke niet eenduidig bepaald.	22,5
9	Möbius Business Redesign nv	+ Twee auditbureaus voor de prijs van één; + Ervaring met de overheidssector; + Gespecialiseerde forensische auditors; + Forensische audits: samenwerking met i-Force; + 1 eindverantwoordelijke: Jurgen Foré, ook 1 contactpersoon; + Inzet in team: 10% eindverantwoordelijke, 55% senior auditoren, 35% auditoren. - Geen kernteam, uitgebreide lijst van 15 senior auditoren (waarvan 4 forensische) en 10 auditoren (waarvan 1 forensische); - Reguliere audits: auditoren 2 jaar ervaring (juniors?); - Competenties en ervaring: vooral organisatiescans, meer procesmodelleringsgericht, weinig multidisciplinair, echter wel inzake forensische audits.	18,75
2	BDO Risk & Assurance Burg. Ven. cvba	+ Teamsamenstelling: min, 50% auditoren met meer dan 8 jaar ervaring + Breed core-team (13 personen) met 1 partner, 5 senior auditoren en 7 juniors; + Ook ondersteuning door experten, o.a. voor forensische audits. - Vage referenties (welke 'steden/gemeenten'?; welke 'klanten'?) - Veel inzet van juniors (45 tot 50% van het auditwerk).	15
5	GHR Partners Belgium - R.H. Paternoster & Associates comm.V.	+ SAP-kennis; + Beperkt team (5 personen); + Teamsamenstelling: veel partners en senior-auditoren, weinig juniors(1), veel beroepservaring aanwezig in team; + Algemene projectleiding bij 1 persoon Robrecht Paternoster (of back-up) - (Te?) sterk financieel georiënteerd; - Geen specifiek kernteam (lijst van 10 personen), competenties: veelal financieel gericht (Mazars Bedrijfsrevisoren) en op privésector, in principe teams van 2 tot 4 leden.	15
6	Grant Thornton bedrijfsrevisoren cvba	+ Ervaring met de groep Antwerpen; + 1 verantwoordelijke (Paul De Weerdt, vennoot) en 1 contactpersoon (Loesje Carron, director) bepaald; + Geen juniors (maar wat met verdere aanvulling?). - Bedrijfsrevisoren, sterk (eenzijdig?) financieel georiënteerd; - Accountancy- en advieskantoor; - Geen verdeling van de inzet opgegeven; - Vooral inzet van 3 senior auditors (= min 5 jaar ervaring); - Weinig info over competenties; - Geen specifieke teamsamenstelling: 9 namen, waaronder 3 managers en 3 juniors; - Verdere aanvulling i.f.v. specifieke competenties (niveau?); - Cv's wijzen vooral op boekhoudkundige kennis, bedrijfsrevisor.	11,25
7	KPMG Advisory	+ Voldoende ervaring over verschillende disciplines heen (ook forensisch); + Kernteam, aangevuld met specialisten. - "Lieze Moeyersons assisteert … o.a. AG VESPA en stad Antwerpen bij de uitvoering van hun interne auditopdrachten"? - Kernteam = 10 personen; - Zelfde team als vorige opdracht (Johan Ignoul); - Inzet advisors (sinds 2011 in dienst, weinig ervaren, eigenlijk juniors), 2 advisors in kernteam van 4 auditoren.	11,25
10	PwC Bedrijfsrevisoren cvba	+ Klein team; + Ervaren kernteam (geen juniors), specifieke teamsamenstelling: 5% partner, 10% manager, 85 senior auditor; + Kernteam, aangevuld met experten. - Slechts 1 senior-auditor opgenomen in kernteam, grote afhankelijkheid van de kwaliteit van betrokken senior, bij CV als 'advisor' vermeld (beperkte ervaring, sinds 2010 in dienst).	11,25
3	Deloitte Bedrijfsrevisoren cvba	+ Teamsamenstelling: 5% partner, 30% director/manager, 40% senior auditor, 25% junior auditor; + Andere manager per soort van auditopdracht, ook voor forensische audits; + Uitgebreid kernteam: 1 partner, 1 manager, 6 senior auditoren en 3 juniors in kernteam. Ook andere experten mogelijk; + 1 contactpersoon: Joris Bulens (director); + Multidisciplinair, uiteenlopende competenties, ook IT en forensisch. - Vrijblijvend (blz. 24: een auditteam bestaat uit een manager, een senior en een junior. Blz. 35: er worden 8 managers voorgesteld, 6 seniors en 3 juniors + 2.900 medewerkers in België); - Inzet juniors, percentage director in overeenstemming met takenpakket? - Wat met niet-forensische ad hoc auditopdrachten? - geen vast kernteam.	7,5

De regelmatige inschrijvingen worden ten gevolge van bovenstaande argumentatie als volgt definitief gerangschikt

Nr.	Naam	Score
4	Ernst & Young bedrijfsrevisoren	83,79
10	PwC Bedrijfsrevisoren cvba	70,96
5	GHR Partners Belgium - R.H. Paternoster & Associates comm.V.	70
7	KPMG Advisory	64,35
9	Möbius Business Redesign nv	64,23
2	BDO Risk & Assurance Burg. Ven. cvba	62,61
6	Grant Thornton bedrijfsrevisoren cvba	58,46
3	Deloitte Bedrijfsrevisoren cvba	43,33

Juridische grond

In toepassing van artikel 25 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, dient de opdracht bij open offerteaanvraag te worden gegund aan de inschrijver met de economische voordeligste regelmatige offerte, rekening houdende met de gunningscriteria.

In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, gaat de aanbestedende overheid over tot selectie van de kandidaten of inschrijvers in de mate dat de noodzakelijke inlichtingen en documenten aantonen dat ze cumulatief voldoen aan:

de bepalingen betreffende het toegangsrecht tot de opdracht zoals omschreven in de artikelen 61 tot 66;
de kwalitatieve selectiecriteria van financiële, economische of technische aard of inzake beroepsbekwaamheid die de aanbestedende overheid heeft vastgesteld op grond van de artikelen 67 tot 79.

In toepassing van artikel 95 van Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, is een offerte materieel onregelmatig en derhalve nietig als ze:

afwijkt van de essentiële bepalingen van de opdrachtdocumenten betreffende met name de prijzen, termijnen en technische specificaties;
enig voorbehoud inhoudt of bestanddelen bevat die niet met de werkelijkheid overeenstemmen.

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt de gunning goed voor het afsluiten van een raamcontract voor het uitvoeren van auditopdrachten, op basis van bestek GAC/2013/2155, aan Ernst & Young bedrijfsrevisoren, De Kleetlaan 2 te 1831 Diegem, met ondernemingsnummer 0471.938.850 tegen de eenheidsprijs opgenomen in de offerte.

Artikel 2

De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:

Omschrijving	Bedrag	Boekingsadres	Bestelbon
Raamcontract voor het uitvoeren van auditopdrachten	75.000 euro inclusief btw	budgetplaats: 5240000000 budgetpositie: 613 functiegebied: 1TSB990101A00000 subsidie: SUB_NR fonds: INTERN begrotingsprogramma: 1SA070114 budgetperiode: 1400	met orderbons
	100.000 euro inclusief btw per jaar	budgetplaats: 5240000000 budgetpositie: 613 functiegebied: 1TSB990101A00000 subsidie: SUB_NR fonds: INTERN begrotingsprogramma: 1SA070114 budgetperiode: 1500, 1600, 1700 mits goedkeuring van de budgetten college, gemeenteraad en hogere overheid	met orderbons
	25.000 euro inclusief btw	budgetplaats: 5240000000 budgetpositie: 613 functiegebied: 1TSB990101A00000 subsidie: SUB_NR fonds: INTERN begrotingsprogramma: 1SA070114 budgetperiode: 1800 mits goedkeuring van de budgetten college, gemeenteraad en hogere overheid	met orderbons

Bijlagen

2155_Verslag van nazicht van de offertes.doc