Het college nam in zitting van 10 januari 2014 (jaarnummer 00233) kennis van de aanvraag van FV4Telos, Vaartdijk 2 te 2800 Mechelen om 'Kris Peeters Feest' te organiseren op zondag 18 mei 2014 in de parkloods in Park Spoor Noord. In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan de dienst ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film om een gedetailleerd voorstel uit te werken.
De parkloods wordt gebruikt voor de organisatie van een eetfestijn voor de sympathisanten van Kris Peeters. Vanaf 12.00 uur worden de genodigden verwacht. Om 13.00 uur start de catering en vanaf 14.00 uur is er randanimatie voorzien. Volgende animaties zijn gepland: springkastelen, grime, workshop cupcakes maken en bellen blazen.
Het einde is voorzien om 18.00 uur.
De organisatie start met de opbouw op 16 mei 2014 om 09.00 uur, de afbraak eindigt op zondag 18 mei 2014 om 24.00 uur.
De dienst ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw reglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Het retributiereglement evenementenhal Park Spoor Noord van 19 november 2013 (2013_GR_00690) en Stedelijke gebruiksreglementen - Infrastructuur stadsbeheer van 16 december 2013 (2013_GR_00854).
Het evenement kan doorgaan mits het naleven van onderstaande standaardrichtlijnen bij evenementen.
Het advies is gunstig mits de inrichters van het evenement instaan voor het verwijderen van zwerfvuil en sluikstort gedurende de hele periode van het evenement. (van opbouw tot het definitief verlaten van het park)
De inrichter staat ook in om de afvalstroom te beperken.
Voertuigen van de inrichters zijn enkel toegelaten bij op- en afbraak op de parkwegen waar voertuigen op toegelaten zijn. Tijdens het evenement zijn geen voertuigen gewenst in het park. De inrichter ziet hier ook op toe en treft hier de nodige maatregels voor.
De inrichtende macht voorziet in een begeleiding om er op toe te zien dat de bezoekers aan dit evenement niet parkeren in het park.
Schade aan elk element in het park voortkomend door het evenement wordt steeds verhaald op de inrichtende macht.
Bij extreme natte weersomstandigheden mogen de grasvelden niet gebruikt worden om opstellingen, van welke aard ook, op te plaatsen. De kans op erge beschadiging van de grasmatten is te groot.
Op geen enkel ogenblik mogen er materialen van welke aard ook bevestigd worden in en aan de parkbomen.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de
locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• alle eventuele schade wordt vergoed.
De inrichter dient, gezien de te verwachte toeloop van bezoekers, erop toe te zien dat er niet geparkeerd wordt in het park en ook specifiek rond de parkloods.
De opstellingen buiten mogen de evacuatie van het gebouw niet belemmeren. De opstellingen mogen niet op de verharde banen in het park worden geplaatst, zodat brandweer steeds vlot tot bij het gebouw kan komen.
Indien de opgetelde en totale oppervlakte van alle opstellingen die buiten worden geplaatst groter dan 200m² bedraagt, dient een nieuwe aanvraag (met inplantingsplan) worden ingediend.
Het gebruik van de WDT-loods dient te voldoen aan de voorwaarden uit de bouwvergunning en aan de Code van gemeentelijke politiereglementen van Antwerpen, Hoofdstuk 5.
Politioneel gunstig advies voor het laten doorgaan van het evenement.
De organisator dient rekening te houden met de beperkte parkeermogelijkheden in de nabije omgeving van het park en de daaruitvolgende saturatie.
In het kader van de algemene veiligheid en openbare orde dient de organisator 4 stewards in te zetten.
Het college keurt de effectieve organisatie van 'Kris Peeters Feest', zoals hierboven beschreven, op 18 mei 2014 in de parkloods in Park Spoor Noord goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
De financieel beheerder regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
huuropbrengst terbeschikkingstelling aan |
8.640,00 EUR | budgetplaats:5325000000 budgetpositie:702 functiegebied:1TSB120103A00000 subsidie:SUB_NR fonds:intern begrotingsprogramma:1SA070119 budgetperiode:2014 |
NVT |
|
nutskosten terbeschikkingstelling aan |
330,00 EUR | budgetplaats:5325000000 budgetpositie:705 functiegebied:1TSB120103A00000 subsidie:SUB_NR fonds:intern begrotingsprogramma:1SA070119 budgetperiode:2014 |
NVT |