2014_CBS_04817 - Vreemdelingenzaken - Vreemdelingendossiers. Archivering en overstap digitalisering. Collegiale brief - Goedkeuring

Sinds september 2013 worden in Antwerpen de nieuwe dossiers van vreemdelingen uitsluitend digitaal aangemaakt en bewaard. Bestaande dossiers worden deels in de oorspronkelijke vorm (op papier) gearchiveerd en overgedragen aan het stadsarchief, deels worden ze ingescand en uitsluitend digitaal bewaard. Voor de vernietiging van de papieren versie van de  ingescande dossiers werd door de stadsarchivaris de toestemming verleend tot substitutie in 2013 (bestemmingsaanvraag 13/159#1) na een grondige controle van de workflow voor digitalisering.

Overzicht van de archieven wordt in de toekomst als volgt:

• Dossiers opgemaakt tot 2003 worden in papieren vorm bewaard door het stadarchief.
• Dossiers opgemaakt tussen 2003 en 2008 worden niet bewaard: deze dossiers worden beschouwd als “statische dossiers”, waarin alle procedures afgehandeld zijn. In de uitzonderlijke omstandigheid dat er toch nog een raadpleging of aanvulling nodig is, zal beroep gedaan worden op de dienst vreemdelingenzaken van de F.O.D. Binnenlandse Zaken, die hiervan digitale dossiers aanmaken sinds 2003.
• Dossiers opgemaakt vanaf 2008: deze dossiers worden beschouwd als “semi-statisch” en worden door de stad Antwerpen gedigitaliseerd, de papieren versie wordt vernietigd.
• Dossiers opgemaakt sinds september 2013: uitsluitend digitaal opgemaakt dossier.

De stad Antwerpen heeft resoluut gekozen voor een digitale dienstverlening en zet daarbij in op een maximale digitale verwerking van gegevens. Specifiek voor de registratie van de inwoners van vreemde origine werden toepassingen op maat gerealiseerd, die ons in staat stellen om de dossiers sneller en efficiënter te verwerken.

De stad Antwerpen heeft de ambitie om op een innoverende manier de bevolkingsregistratie te verzekeren. Deze overstap naar digitale vreemdelingendossiers en elektronische dienstverlening is daar een belangrijk onderdeel van en een absolute noodzaak voor een efficiënte en klantvriendelijke dienstverlening aan onze klanten. De stad Antwerpen wil graag samen met de F.O.D. Binnenlandse Zaken, dienst vreemdelingenzaken, een pioniersrol hierin vervullen, zodat ook andere lokale besturen hiervan de vruchten plukken. Hiervoor wordt een collegiale brief verstuurd naar de F.O.D. Binnenlandse Zaken.