2014_CBS_04909 - Afgeleide communicatie - Implementatie stedelijk magazine ‘A-blad’ - Goedkeuring

Het verzendingsklaar maken van het magazine houdt een meerkost in. De meerkost bedraagt maximaal 35.000,00 EUR op jaarbasis maar valt binnen de voorziene middelen in de begroting van de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing, zeker omdat de drukkosten op zich lager uitvallen.

Op 26 april 2013 (jaarnummer 4124) werd de digitale communicatiestrategie voor de groep stad Antwerpen goedgekeurd. De stad heeft als doelstelling om elke bewoner zo goed mogelijk te informeren. Digitale communicatie is daarbij de norm. Waar nodig kan de stad overwegen om afgeleide communicatie in te zetten. Het principe is dat, pas wanneer een bepaalde boodschap specifieke groepen niet bereikt via digitale communicatie, er wordt gedacht aan andere communicatiekanalen.

Op 19 juli 2013 (jaarnummer 6935) besliste het college om bij de start van het nieuwe digitale platform, A-stad genoemd, voor die doelgroepen die digitaal minder bereikt worden, een maandelijks magazine in te zetten. Het magazine, A-blad genoemd, is gericht op 65-plussers. Het magazine verschijnt elke maand uitgezonderd in januari. Er wordt 1 editie opgemaakt waarin alle districten aan bod komen.

Dit collegebesluit legt de concrete uitvoeringsmodaliteiten verder vast om de verschijning van de eerste editie eind mei te garanderen.

Om de doelgroep van de 65-plussers te bereiken wordt het magazine maandelijks verzonden via een postabonnement. Het magazine wordt verzonden naar alle adressen waar minstens één 65-plusser officieel ingeschreven is. In totaal gaat het om circa 62.000 adressen. Om deze verzending te kunnen doen moet de stad het bevolkingsregister raadplegen.

De raadpleging van het bevolkingsregister door gemeentelijke diensten valt onder artikel 5 van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit het bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister.

De raadpleging van het bevolkingsregister en het vreemdelingenregister door de gemeentelijke diensten en de diensten afhankelijk van het OCMW is slechts toegestaan voor interne doeleinden. Aan de inhoud van het begrip “interne doeleinden” werd geen sluitende definitie gegeven in het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992. Ter verduidelijking verscheen daarom op 1 juli 2011 de omzendbrief van minister Bourgeois (BB 2011/2) over de raadpleging van de bevolkingsregisters voor interne doeleinden.

In de omzendbrief werd verduidelijkt dat de raadpleging en het gebruik van de bevolkingsregisters in het kader van een specifiek doelgroepenbeleid of van specifieke communicatie met sommige bevolkingsgroepen (bijvoorbeeld om jubilarissen of nieuwe bewoners aan te schrijven), is toegelaten, maar enkel onder de volgende voorwaarden:

• de raadpleging moet passen in een geregeld beleid van het gemeentebestuur. Het kan niet het initiatief zijn van één of meer mandatarissen of personeelsleden;
• elke consultatie van het bevolkingsregister moet passen in de uitvoering van een regelmatige beslissing;
• de gegevens mogen enkel gebruikt worden om de doelstelling te bereiken die in de gemeenteraadsbeslissing of in het collegebesluit is aangegeven. In geen geval mag een afzonderlijk lid van het college, een raadslid of een personeelslid deze gegevens op persoonlijke titel of voor andere doeleinden gebruiken of ze ter beschikking stellen van derden die erom verzoeken.

De doelstelling van het maandelijks magazine werd reeds in het collegebesluit van 19 juli 2013 (jaarnummer 6935) bepaald. Met dit besluit geeft het college aan de stedelijke diensten de toelating om in functie van die doelstelling het bevolkingsregister te raadplegen. Met de leverancier die het magazine drukt en verzendingsklaar maakt, sluit de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing een overeenkomst af, zodat er omzichtig omgegaan wordt met de betrokken gegevens en dat deze voor geen enkel andere doeleinde gebruikt mogen worden.

A-blad wordt verzonden door de exemplaren te ‘sealen’ en vervolgens de seal te adresseren. Bij een aantal edities zal er een terugstuurkaart toegevoegd worden. Zo kunnen 65-plussers die vertrouwd zijn met de digitale toepassingen, zich uitschrijven.

Distributienetwerk voor kansengroepen
Aanvullend op de doelgroep van 65-plussers wil de stad kansengroepen bereiken met A-blad. In overleg met de districten werd daarvoor een lijst van distributiepunten opgemaakt. In totaal gaat het om bijna 200 distributiepunten. De lijst is ter informatie in bijlage toegevoegd. Vanzelfsprekend is deze lijst een dynamisch gegeven en wordt deze aangepast in functie van het effectieve gebruik van elk punt of eventuele bijkomende vragen. Waar mogelijk worden er zuiltjes voorzien om A-blad aan te bieden.
De stedelijke bodedienst staat in voor de verdeling over de distributiepunten.