2014_CBS_04889 - Bestek GAC/2013/2057. Raamcontract voor het herstellen en/of het aanpassen, het uitbreiden en/of vervangen van installaties centrale verwarming en/of de luchtbehandeling in de gebouwen (HVAC) en werken in regie HVAC - Gunning - Goedkeuring

Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Voor het raamcontract voor het herstellen en/of het aanpassen, het uitbreiden en/of vervangen van installaties centrale verwarming en/of de luchtbehandeling in de gebouwen (HVAC) en werken in regie HVAC werd een onderhandelingsprocedure met bekendmaking uitgeschreven (GAC/2013/2057), met volgende percelen :

- perceel 1 : het herstellen en/of het aanpassen en/of het uitbreiden en/of het vervangen van installaties centrale verwarming en/of de luchtbehandeling in de gebouwen (hvac) - werken van meer dan 8 500,- € per deelopdracht

met betrekking tot leveringen en/of plaatsingswerken van HVAC-installaties (met inbegrip van alle noodzakelijke diensten) in de gebouwen die worden beheerd, gehuurd of aangewezen door stad Antwerpen - werken van minder dan 8 500,- € per deelopdracht :

- perceel 2 : HVAC, werken in regie midden

- Perceel 3 : HVAC, werken in regie zuid-oost-noord

- Perceel 4 : HVAC, werken in regie : overige

Volgende kandidaten werden geselecteerd voor de tweede fase :

Voor perceel 1 :

• Firma De Bruyne, Belcrownlaan 18, 2100 Deurne, met ondernemingsnummer : 0406.129.003

Voor percelen 1 tot en met 4 :

• Firma Dalkia, Fernand Demetskaai 52, 1070 Anderlecht, met ondernemingsnummer : 0400.852.104

Op 20 maart 2014 om 09.30 uur dienden volgende firma's een offerte in als volgt :

Voor perceel 1 :

• Firma De Bruyne, Belcrownlaan 18, 2100 Deurne, met ondernemingsnummer : 0406.129.003

Voor percelen 2 tot en met 4 :

• Firma Dalkia, Fernand Demetskaai 52, 1070 Anderlecht, met ondernemingsnummer : 0400.852.104

Inzake de kwalitatieve selectie werden beide inschrijvers geschikt bevonden.

De offertes werden door de gemeenschappelijke aankoopcentrale administratief nagezien. De offertes van beide inschrijvers werden regelmatig bevonden.

Samenvatting administratief nazicht (vereisten waaraan de offertes moeten voldoen)

Formeel nazicht

Materieel nazicht van de offertes

Besluit van het formeel en materieel nazicht van de offertes

De volgende offertes worden door het bestuur als regelmatig beschouwd omdat eventuele onregelmatigheden niet essentieel zijn:

Technisch nazicht van de offertes

Geen opmerkingen

Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht:

PERCEEL 1

Prijs : 100 punten
 - De inschrijver vult alle eenheidsprijzen in; via een typebestelling wordt een totaalbedrag bekomen.  De inschrijver kan voor de verschillende
   delen een prijscoëfficiënt invullen met name C2 en C3:
   - De coëfficiënt C1 heeft betrekking op bestellingen tussen 8 500,- € en 12 500,- € en wordt gelijkgesteld als 1.
   - De coëfficiënt C2 heeft betrekking op bestellingen tussen 12 500,- € en 25 000,- €.
   - De coëfficiënt C3 heeft betrekking op bestellingen tussen 25.000,- € en 150.000,- €.

De formule voor de totaalprijs bedraagt indachtig de prijscoëfficiënten en de weging :
TP = P. (0,10 + 0,40 . C2 + 0,50 . C3)
P = de prijs van de type-bestelling volgens meetstaat
Deze totaalprijs (TP) zal worden vergeleken tussen alle inschrijvers.

PERCELEN 2 T/M 4

 
1. Prijs : 85 punten, onderverdeeld in
    - prijs voor posten 1 tot en met 9 :    80 punten
    - prijs voor post 16 :                            5 punten 

Regel van drie; score offerte = (prijs laagste offerte/prijs offerte)*gewicht van het criterium prijs
   
2. Winstpercentage : 30 punten,  onderverdeeld in
    - winstpercentage voor post 11 :        15 punten
    - winstpercentage voor post 13 :          5 punten
    - winstpercentage voor post 15 :        10 punten  

Regel van drie; score offerte = (winstpercentage laagste offerte/winstpercentage offerte)*gewicht van het criterium winstpercentage.
    
3. Maatschappelijk verantwoord ondernemen : 10 punten

Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) is een vorm van ondernemen gericht op economische prestaties met respect voor de sociale kant, binnen de ecologische randvoorwaarden (Profit - People - Planet).  De firma moet aangeven welke initiatieven zij neemt om de hierboven vermelde definitie te implementeren.

De gemeenschappelijke aankoopcentrale onderhandelde met de firma De Bruyne (perceel 1) over de prijs als volgt :

Op 2/04/2014 werd met de firma De Bruyne onderhandeld over de prijs.

In het kader van deze onderhandelingen werd hen gevraagd een aangepaste offerte over te maken.

Op 9/04/2014 heeft de firma een aangepaste offerte overgemaakt.

Hierover werd opnieuw onderhandeld op 11/04/2014. Op dezelfde datum heeft de firma BAFO ingediend waarbij de firma de prijscoëfficiënt C3 verlaagd heeft van 0,95 naar 0,91.

De gemeenschappelijke aankoopcentrale onderhandelde met de firma Dalkia (percelen 2 tot en met 4) als volgt :

Bij de initiële offerte werd door de firma Dalkia een korting voorzien :

- 3% bij samenvoegen van percelen 2 en 3

- 4% bij samenvoegen van percelen 2 en 4 of 3 en 4

- 5% bij samenvoegen van percelen, 2, 3 en 4.

Op 2/04/2014 werden met de firma onderhandelingen gevoerd.  In het kader van deze onderhandelingen werd de firma verzocht een aangepaste meetstaat over te maken.

Op 4/04/2014 heeft de firma een aangepaste meetstaat ingediend.  Hierbij meldt de firma dat de staffelkorting, waartoe zij zich verbonden had bij het indienen van de initiële offerte, vervalt.  De oorspronkelijke aanbieding met de volumekorting van 5% voor het samenvoegen van de percelen, gaf een uurprijs van 44,175 euro.

De huidige aanbieding geeft een uurprijs van 44,18 euro.  De firma heeft haar korting dus rechtstreeks verrekend in de uurprijs maar van een prijsvermindering kan dus niet gesproken worden.

Om deze reden werd de firma op 11/04/2014 verzocht de prijs per uur te willen herzien.  Verder werd na onderhandelingen bekomen dat de prijs per uur van een specialist op hetzelfde niveau kwam als die van een ervaren technicus. Dezelfde dag heeft de firma Dalkia een aangepaste meetstaat overgemaakt waarbij de uurprijs voor zowel de ervaren technicus (44,18 euro/uur) als voor de specialist (49,40 euro/uur) op 43 euro per uur werd gebracht. 

Op basis van de ingediende BAFO's werden volgende punten toegekend :

perceel 1 (firma De Bruyne)

- gunningscriterium prijs : 100 punten

percelen 2 tot en met 4 (firma Dalkia)

- gunningscriterium 1 : prijs : 85/85 punten

- gunningscriterium 2 : prijs - winstpercentage : 30/30 punten

- gunningscriterium 3 : maatschappelijk verantwoord ondernemen : 8/10 punten

 Door het uitschrijven van een onderhandelingsprocedure werd de initiële inschrijvingsprijs van 6.816.328,67 euro (voor alle percelen samen) verlaagd naar 6.390.730.88 euro, zijnde 425.597,79 euro of een prijsdaling van 6,24%.  Als het aantal opdrachten in het segment tussen de 25.000 en 150.000 euro toeneemt kan deze besparing zelfs oplopen tot 9,85%.

Finale rangschikking regelmatige offertes (gerangschikt volgens totale score en prijs incl. btw)

 * Nagerekende bedragen

DEEL I: GUNNINGSWIJZE

In toepassing van artikel 26, paragraaf 2 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking daar het gaat om werken waarvan de aard of de onzekere omstandigheden verhinderen op voorhand een globale prijs vast te stellen.